お問合せ
商談予約
お電話
ＤＸの第一歩！業務の振り返りで見つける改善点が効率化の鍵～生産性向上のためにできることから始めよう
業務時間の削減や効率化は、多くの企業にとって重要な課題です。
とはいえ、日々の業務に追われていると「目の前の仕事に手一杯で効率化を考える余裕がない」「何から始めればよいか分からない」という声が多いのも事実です。
業務時間削減・効率化のための見える化
業務を洗い出し、どの業務にどれだけ時間を費やしているかを明確にするだけで、効率化のヒントが見えてきます。
案外、自分でも気づかないうちに無駄な時間を使っていたり、会議が必要以上に行われていたりするものです。 あるいは、定型的な作業でも、月単位では多くの時間を費やしていたといった発見もあるでしょう。
業務を一気に自動化（ＲＰＡ化）したり、仕組みを根本から見直したりするのは難しいかもしれませんが、まずは「業務の見える化」を進めることから始めましょう。
※ＲＰＡとは（Robotic Process Automation）の頭文字で、定型の事務作業を自動化する技術のことです。
まずは業務の振り返り・洗い出しから始める
次の３人を例に、業務の振り返り・洗い出しから始めましょう。
Aさん・Bさん・Cさんはそれぞれ業務の進め方で悩んでいます。
Aさんは仕事の進みが遅いことで悩み、Bさんは部下のマネジメントの時間を確保できず、Cさんは業務効率を向上したいと思っています。
３人は一度自分の業務を洗い出し、作業をフロー化してみました。すると、次のような問題点が浮かび上がりました。
Aさんのお悩み：ファイル検索・判別に時間がかかりすぎている
Aさんは仕事の進みが遅いことで悩んでいます。 そこで自身の業務の振り返りをしたところ、共有フォルダ内のファイル検索・判別に時間がかかっていることが分かりました。 部署で共通のフォルダを使用していますが、一日に換算すると、欲しいファイルを探すのに合計で30分ほど時間をかけていました。
社内でファイル名の付け方に明確なルールがないため、日付を先頭につける人もいれば、バージョンの番号を記載する人もいて、どれが最新のファイルなのか判別しづらくなっています。 さらに、表記に半角・全角が混在していたり、似たようなファイル名が存在したりと、必要なファイルを探すだけで時間がかかります。
改善例：ファイル名のルールを統一
この場合、ファイル名のルールを統一するだけで改善できます。 例えば、インソースでは下記のようにファイル名を標準化しています。
「yymmdd」+「【資料カテゴリ】」+「資料名」+「（作成者）」
250404【原稿】ＤＸの事例（山田太郎）.docx
ファイル名のルールを統一するだけで、社内での情報共有が格段にスムーズになります。 最新版から過去のファイルも一目で分かるため、必要なデータをすぐに取り出せます。 日々の業務で、こういった小さな改善点を見つけていくことが、業務時間の削減や効率化につながります。
Bさんのお悩み：会議が多く、マネジメント業務に割ける時間が少ない
管理職のBさんは部下をマネジメントする時間が十分にとれていないことに悩んでいます。 そこで自身の業務を洗い出し、１週間の予定を振り返ってみたところ、会議や朝礼に多くの時間を取られていることに気がつきました。
Bさんの場合、１週間に全社朝礼が2回、部門別会議・マネージャー会議がそれぞれ１回ずつあります。 さらに不定期でプロジェクト会議が入るため、多い日には一日の大半が会議で埋まってしまいます。 これでは部下の育成、マネジメントに十分な時間を割くことができません。
なるべく会議にかける時間は最小限にして、その分、本来の業務や部下育成の時間に充てたいと思っています。 また、同じような悩みを抱えている管理職が多くいたため、会社全体で会議や朝礼を見直す必要がありそうです。
改善例：会議を見直して、「重複内容」の部分を廃止する
まずは会議・朝礼の現状を把握し、重複している内容を減らすことで改善できます。 さんが現状を確認したところ、全社朝礼と部門別会議に重複している内容がありました。 例えば、全社朝礼では週ごとの予定や目標を一人ひとり発表していましたが、部門別会議でも同様の発表を行っていました。 これは全社で共有するほど、重要度の高い情報とは言えません。
そこで次のように改善します。
- 全社朝礼では全社的な目標と進捗、社内で共有したい連絡事項に絞り、週１回10分と制限時間を設ける
- 情報の流れを「全社→マネージャー→部門ごと」に整理する
- マネージャー会議の内容を必ず部門別会議でも共有する
いきなり会議を廃止するのではなく、まずは内容を見直してから、重複や不要な項目を廃止します。 さらに情報の流れも整理することで、会議にかける時間を減らし、通常業務や部下育成の時間を確保できます。
Cさんのお悩み：毎月行うルーティン業務が重い
Cさんは社内で勤怠管理を担当していて、業務効率を向上したいと考えています。 そこで自身の業務を洗い出したところ、月初に送るリマインドメールに意外と時間がかかっていることに気がつきました。 Cさんの会社では各社員が勤怠管理表を社内システムから提出しています。
毎月提出漏れが発生するため、未提出の社員には個別でリマインドメールを送っています。 月によってリマインドメールを送る人数は変動しますが、毎月同じような作業が続くため、作業時間を減らしたいと思っています。 さらに、手作業で送っているので、リマインドメールを送る日付が月ごとにバラバラだったり、メールの統一感の無さやリマインド漏れがあったりと今の方法では色々と問題がありそうです。
改善例：リマインドメールの自動化で時間削減
このような定期的に発生する業務は、自動化で代替できる可能性が高いです。 下記は自動化するフローの例になります。
自動化フロー例：
- 進捗データを開く（Excel、CSV、もしくはシステムからダウンロード）
- 「未入力」や「対応中」などの条件を抽出する
- 対象者の氏名・メールアドレス・所属を取得
- Outlookを起動する（または自動送信）
- テンプレートを使い、氏名・締切・URLなどを差し込む
- 件名・本文・署名付きで個別送信
一つひとつは負担が軽くても、頻繁に発生する業務は、長い目で見ると大きな負荷になります。 こういった業務を自動化すると、作業時間の削減につながります。 さらに、自動化すれば毎月同じ日にリマインドを設定できるため、ミスを減らし、確実に送付することが可能です。
業務削減研修～自動化（ＲＰＡ）に向けて業務フローを見直す
業務を振り返り、改善したい方におすすめなのが、インソースの「業務削減研修～自動化（ＲＰＡ）に向けて業務フローを見直す（1日）」です。 ＲＰＡとは（ロボティック・プロセス・オートメーション）の頭文字で、定型の事務作業を自動化する技術のことです。
この研修では、業務時間削減を目的として、自身の業務を洗い出し、業務フローを作成します。 業務プロセスを見える化することで、どの業務が自動化（ＲＰＡ化）に適しているかを整理し、ＲＰＡ導入の手順を段階的に学びます。
業務の中には、Aさん・Bさんのお悩みのように社内ルールを見直すだけで効率化・業務時間の削減が図れるものもあれば、Cさんのお悩みのようにＲＰＡで自動化して作業時間を削減できる業務もあります。
まずは普段の業務を振り返り、「業務削減研修～自動化（ＲＰＡ）に向けて業務フローを見直す（1日）」を通して、改善点を見つけることから始めませんか？
よくあるお悩み・ニーズ
- ＲＰＡを導入したいが、自部署のどこに導入ができるのか、どこから手を付ければ良いか分からない
- ＲＰＡは全て外注をするとコストが高くなるので、自部署の業務整理までは自社内でやりたい
- 業務改善をとりまとめる担当者になったが、ＲＰＡの理解と業務フロー作成のスキルが足りない
- ＲＰＡは浸透してきたが、現場の人にもっと要件定義をできるようになってもらわないと改善が進まない
本研修の目標
- 自部署の業務において何がＲＰＡ化に向いているか、向いていないかの整理ができる
- ＲＰＡ化を見越した業務フローの作成ができるようになる
- ＲＰＡ化をするために必要な業務の見直し・削減について、業務に落とし込んで理解ができる
セットでおすすめの研修・サービス
ＲＰＡ／Power Automate Desktop研修～繰り返し作業を自動化する（２日間）
ＲＰＡの基本から実際に、Microsoftが無償提供しているPower Automate Desktopというソフトを使用して、デスクトップ作業を自動化してＲＰＡを体験できる研修です。
ＲＰＡ（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは何か、どのような作業が自動化に向いているか、 データの転記やファイルを別のフォーマットで保存する作業など、繰り返し行うことが多い単純作業を自動化するための概要と基礎を学びます。
Python学院
Python学院は、インソースが運営するPythonに特化したプログラミング教育機関です。
Python学院は多数の研修をご提供しておりますが、受講者さまのご状況に応じて、初めて受講するのにおすすめの研修や、過去に受講した研修の次におすすめの研修がございます。皆さまの学習状況に合わせた研修や、ステップアップに向けた受講の流れをご確認いただけます。
ＤＸリテラシーアセスメント
ＤＸリテラシーアセスメントは「デジタルスキル標準（ＤＸリテラシー標準）」に準拠したサービスです。「ＤＸマインド・スタンス」と「ＤＸリテラシー」という観点で採点します。
組織内人材のＤＸスキルを客観的に評価し、伸ばすべき領域を可視化します。
