Microsoft365ではじめるDX

社員のスケジュールが一目で分かる

Outlook予定表のスケジュールアシスタント機能を利用すると、イベント開催日時の参加者の予定を一覧して、空いている時間を見つけられます。各人の予定にカーソルを合わせると、予定の詳細が確認できます。
全員の予定が空いていればイベント予定時間の枠が緑色になり、この時間帯に会議を設定できることが分かります。誰かが空いていないと枠が赤くなりますが、いずれの場合もイベントの設定が可能です。

複数ユーザーが同時にファイルを編集できる

オンライン版のOfficeアプリでは、複数のユーザーがファイルを同時編集できます。
インソースでは、チームの予定を記載するExcelファイルをクラウド上に保存し、ミーティングまでに各々が更新して準備します。デスクトップ版と違い、誰かがファイルを開いていても他のユーザーも編集できるため、関わる人が多いファイルを扱う時は非常に便利です。

業務の定型化と自動化

勤怠の修正依頼を自動で通知

インソース人事部では、アンケートフォームが作成できるFormsを利用して、勤怠の記録の修正依頼を受け付けています。
あらかじめFormsに必要事項を入力するための項目を設定することで、氏名や社員番号、問い合わせ内容などを抜け漏れなく取得することができます。回答はPower Automateを利用してExcelに転記され、問合せが追加された旨が担当者に通知されます。

添付ファイルを自動的に保存

「自分宛のメールに添付ファイルが付いていた場合、ファイルを指定したOneDriveのフォルダに保存したうえで、保存されたことを１日に一度メールで通知する」というフローを作成しています。
１日に何通も来るメールの中から、「自分宛」かつ「添付ファイルあり」の条件で絞り込むことで、重要なメールや承認が必要な書類などの見落としが防げます。
また、新しいファイルが保存されたことを通知することで、さらに見落としを防ぐためのチェック機構を備えています。

他にもこんなことが出来ます

・Excelで作った表をWordに埋め込み、常に最新の数値を反映
・Teamsの承認アプリで、どこでも手軽に案件を確認・承認
・Outlookメールにルールを設定し、受信メールを自動で振り分け
・SharePointで、チームのタスクと進捗を一元管理

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Vol.12 今日からはじめるDX

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