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秘書として上司に信頼されるための６つのポイント～実務で役立つスキルと心得
秘書の仕事とは、経営者や役員などの上司が本来の業務に集中できるよう、あらゆる面でサポートを行う職種です。業務の内容は多岐にわたり、日々発生する定型業務だけでなく、突発的な対応や、上司が不在の際に発生する業務なども含まれます。
秘書が関わる相手は、会社の経営トップや重要な役職者であることが多いため、ほんの些細なミスでも大きな影響を及ぼす可能性があります。そのため、常に緊張感を持ち、細心の注意を払って業務に取り組む姿勢が求められます。
特に、上司が不在の際に問題が起きないように事前に準備を整え、万が一の事態にも冷静に対応できるようにしておくことが、秘書として最も重要な役割の一つです。
秘書として信頼を得るための６つのポイント
秘書として信頼を築くには「誠実さ」「責任感」「協調性」「積極性」「実務力」「配慮」が欠かせません。ここから、それぞれを実践する具体的な方法を解説します。
（１）好感をもたれる～第一印象と礼儀で信頼を得る
秘書は、どんなに忙しい状況でも爽やかな笑顔を忘れず、目立たない業務であっても嫌な顔をせずに取り組む姿勢が大切です。誰に対しても礼儀正しく接し、感情的にならず、褒められた際にも謙虚な態度を保つことで、周囲からの信頼を得ることができます。
また、第一印象は非常に重要です。清潔感のある身だしなみや、丁寧な言葉遣いを心がけることで、相手に安心感を与えることができます。
（２）責任感を持つ～仕事を最後までやり遂げ、守秘義務を徹底
秘書には強い責任感が求められます。任された仕事は最後までやり遂げることが基本であり、途中で投げ出すことは許されません。また、業務の中には会社の機密情報に関わる内容も含まれるため、家族や親しい友人に対しても情報を漏らさないよう、徹底した守秘義務を守る必要があります。
信頼される秘書になるためには、「この人なら安心して任せられる」と思ってもらえるような誠実な姿勢が不可欠です。
（３）協調性を持つ～聴き上手でチームワークを高める
秘書は、上司だけでなく社内外の多くの人と関わる仕事です。そのため、誰に対しても気配りや心配りを忘れず、チームワークを大切にする姿勢が求められます。
また、話し上手であることよりも、相手の話に耳を傾ける「聴き上手」であることが重要です。相手の気持ちを理解し、適切な対応ができることで、信頼関係を築くことができます。
（４）積極的に行動する～先回り力で上司を支える
秘書は、上司からの指示を待つだけではなく、自ら考えて先回りして行動することが求められます。状況を見て機転を利かせ、常に工夫や改善を意識しながら業務に取り組む姿勢が大切です。
また、複数の業務を同時に進めることも多いため、優先順位を考えながら効率的に仕事を進めるスキルも必要です。自発的に動ける秘書は、上司にとって非常に心強い存在となります。
（５）知識・スキルを磨く～文書作成や慶弔対応など幅広く対応
秘書には、文書作成能力やファイリング能力などの基本的な事務スキルに加え、慶弔対応、経理、法務など幅広い職務知識が求められます。これらの知識を日々磨き、業務に活かすことで、より質の高いサポートが可能になります。
（６）上司（役員）を知る～性格・業務・健康を把握して配慮
秘書として信頼されるためには、上司の立場や役割を理解し、敬意をもって接することが大切です。上司のキャリアや性格、プライベートに関する情報を把握し、担当している業務内容を理解することで、より的確なサポートが可能になります。
さらに、上司の健康状態にも気を配り、体力的に無理のないスケジュールを組むなど、細やかな配慮が求められます。
秘書に必要な接遇スキル
秘書には高水準の接遇スキルが求められます。見だしなみや敬語・言葉遣いは当然ですが、来客対応や電話応対など、相手に不愉快な思いをもたせないように、日ごろから訓練しておく必要があります。
秘書は、上司を支える縁の下の力持ちです。信頼と気配りを積み重ねることで、秘書自身の価値も大きく高まります。
秘書研修～初級編
秘書は、信頼と気配りで上司を支える役割ですが、実務経験が少ない方の中には「何から身につければよいか分からない」と感じる人も少なくありません。本研修は、秘書未経験者や秘書歴1年未満の方向けに、基礎から体系的に学べる内容となっています。
本を読むだけでは身につかない、秘書としての「プロ意識」を研修で醸成し、求められるスキル（スケジュール管理・コミュニケーションスキル・出張手配・情報管理・接待など）を総合的に習得していただきます。
本研修のゴール
- 上司の特徴や判断軸を知り、ふさわしいコミュニケーション方法を知る
- スケジュール管理のポイントを理解し、出張手配・会議設定・会食手配ができるようになる
- エグゼクティブな相手に対する立ち居振る舞いや電話応対・来客応対が自信をもって臨める
- 慶弔応対の基本を習得し、冠婚葬祭の場でスムーズに対応できる
よくあるお悩み・ニーズ
- 「秘書業務」で具体的に何をするのかよく分かっていない
- 秘書として基本となるスキルを総合的に身につけたい
- 秘書として業務にあたる中で、適切な対応ができているのか不安なことがある
セットでおすすめの研修・サービス
秘書研修～レベルアップ編
秘書としての基本はできているが、さらにレベルアップしたい秘書経験者向けの研修です。
本研修では、秘書として業務にあたる中でよくあるお悩みをケーススタディを通じて解消していただきます。特に研修では「スケジュール管理の仕方」「電話応対」「来客応対」「文書の書き方」について学びます。
秘書検定２級講座（１日間）
秘書検定２級は、社会で必要となる基本的なマナーや一般常識を問うものです。
敬語の使い方や電話応対、文書作成などのビジネスマナーなどを学びます。秘書の方に限らず、これから就職・転職する方など、あらゆるビジネスパーソンに役立ちます。
ユーキャン主催 秘書検定講座
秘書検定は、社会人に求められるマナーや一般常識が身につく、知名度抜群の人気資格です。
コミュニケーションスキルも磨かれ、人間力も大きくアップ！
インソースのスマートパック・バリューパックのポイントを使って、ユーキャンの講座をお申込みいただけます。３級・２級・準１級と、３階級の取得が目指せます。
