外資系コンサルが作るパワポ資料はなぜカッコいいのか

なぜ役所の資料は「もっさり」するのか

予めお断りしておきますが、役所が作る資料をダメだといっているわけではありません。求められている資料の一つの到達点として、ある意味とても優れたカタチと言えると思います。

官公庁や自治体などが作成する資料の特徴として、１枚のスライドに多くの情報が詰め込まれている点が挙げられるでしょう。行政文書は正確性と網羅性が重視されるため、説明文が長くなりがちで、結果として文字サイズが小さくなり、余白もほとんどなくなってしまいます。結果的に、スライド全面に文字と図表が隙間なく埋め込まれた「もっさり」した印象の資料になってしまうのでしょう。

一方、外資系コンサルタントが作成する資料は「１スライド１メッセージ」の原則に基づいて作成されています。伝えたいことを明確に絞り、余白を活かしたレイアウトで視覚的なインパクトを重視します。伝えたいキーワードを際立たせることで、瞬時に要点を把握させる構成になっているのです。

投影資料と配布資料は役割が違う

資料作成で陥りやすい失敗の一つが、投影用と配布用を区別せずに作ってしまうことです。プロジェクターで投影する資料は、話し手の説明を補完する役割を担います。したがって、文字は大きく、情報は最小限に抑え、視覚的なインパクトを重視した作りとなります。

対照的に、配布資料は後で読み返すことを前提としています。説明がなくても理解できるよう、詳細な情報や補足説明を盛り込む必要があります。同じ内容でも、用途に応じて構成を変えることで、資料の効果は大きく向上します。

シナリオが資料の構成を決める

説得力のある資料の背後には、必ず明確なシナリオがあります。コンサルタントは資料作成の前に、「どこにゴールを置いて」「誰に」「何を」「どの順序で」伝えるのかを徹底的にシミュレーションします。そのシナリオの上に必要なスライドを仮で並べていくのです。「外資系コンサルが作るパワポ資料は構成が整っていて分かりやすい」のは当然で、先に伝わりやすい構造を固めてから紙を作っているのです。

シナリオ設計の基本ステップ

目的とゴールの明確化：この資料で相手にどう行動してほしいのか
ターゲットの理解：相手の知識レベルや関心事は何か
ストーリーラインの構築：結論から入るか、課題提示から始めるか

グラフとチャート図は諸刃の剣

外資系コンサルが作る資料には、スタイリッシュはグラフや目を引くチャート図が多用され、見る者に強いインパクトを与えます。データや情報を視覚化するグラフやチャート図は、適切に活用すれば聞き手の理解を深める強力なツールとなりますが、誤った使い方をすれば、逆に聞き手を混乱させる凶器にもなり得ます。

よくある失敗例は、せっかく取ったデータを全て盛り込もうとして複雑なグラフを作成してしまうことです。外資系コンサルタントは、伝えたいメッセージに必要なデータだけを抽出し、シンプルなグラフで表現します。また、グラフには必ずタイトルで結論を示し、色やハイライトで注目すべき箇所を明示します。

チャート図についても同様です。関係性を示すために複数の要素を盛り込みすぎると、かえって理解を妨げます。一つのチャートで伝えるメッセージは一つに絞り、シンプルな構造を心がけることが重要です。

「伝わる」ためには「絞り込む」が大事

こうして見ていくと、外資系コンサルが常に意識しているのは「絞り込み」だということが分かります。伝える相手を絞り込み、何をゴールに置くかを絞り込み、資料に表すことを絞り込む。逆に役所の方たちは、多方面に意識を向け、公平性を損なわないように配慮し、バランスを重視し、責任を分散させるといった資料作りが求められるため、結果的に分かる人にしか分からないような"謎解き"のような資料になってしまうのかもしれません。

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