ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

 

ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

手紙・電話・メールを使い分ける

手紙・電話・メールを使い分ける

今日のテーマ
「手紙・電話・メールを使い分ける」


手紙(紙)・電話・Eメールは、利用場面(どんなときに使うか)や、 利用したときの効用(メリット・デメリット)により使い分ける 必要があります。
■手紙(紙)
最も正式な方法であり、お客様に対する謝罪など、配慮や誠意を見せること に適しています。ただ、作成に時間がかかってしまうため、書面は本当に 必要な重要な要件に限りましょう。
(労をいとわない人は別ですが)

■電話
手紙の次に正式なものです。
注文や在庫確認の折り返しの電話など、お客さまの緊急な要件に答える方法 として適します。また、電話はこちらの心情や細かいニュアンスを動的に 伝えることができる為、クレームの対応など交渉ごとにも向いています。

■メール
メッセージを確実に見ていただけるかどうか確証はないので、 緊急なことや重要な要件には向いていません。
ただ、好きな時間にみることができ、返信がしやすいなど、 お客様に負担をかけない点は、メールの長所です。

■相手に合わせた媒体を選ぶことも重要
手紙(紙)、電話、メールとビジネスには、様々なコミュニケーション媒体 が存在します。上記のとおり、「正式」といういわゆる媒体には、「格」と も言える序列があります。よって、お客さま等から頂いた連絡に対して、 媒体の選択を間違えてはいけません。
具体的には、「紙」で頂いたご要望には「紙」で返すといったことです。 「紙」で頂いたご要望に、「メール」でお応えするのは、一般的には非礼に あたります。
ビジネスにおいては、内容だけではなく媒体も重要となることを忘れては いけません。


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