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ビジネス文書の構造と慣用表現

今日のテーマ
「ビジネス文書の構造と慣用表現」

■ビジネス文書の構造
お客様に出す文書は様々な形式やルールが決まっていますが、「型」さえ知っていればそれほど怖いものではありません。
文書は、大きく１「前文」　２「主文」　３「末文」の３つの部分に分かれています。

１．「前文」は、「頭語」（拝啓など）、「時候のあいさつ」の後に、「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」など感謝の言葉を続けます。

２．「主文」は、さて、から書き始め、用件の内容を、趣旨が正確に伝わるように書きます。

開店の「日時」や「場所」などの内容の詳細や複数の用件がある場合は、主文ではなく「記書き」に箇条書きでまとめます。

３．「末分」では、「どうぞご来店ください」など、来店誘導を行います。

そして、「結語」（頭語が「拝啓」なら「敬具」）で、いったん文章をしめ、更に注意を喚起したいことがあれば「追伸」に書き添えます。
同封の資料がある場合も、しっかり明記します。

■慣用表現はこの３つをおさえる

ビジネス文書における慣用表現は、様々ございます。しかし、世の中にある全ての慣用表現を覚える必要はありません。
まずは、以下の３つを覚えていれば、困らないと思います。

１．「つきましては」
これは、相手に何かをお願い（要望）する際に使用します。
「つきましては、以下の日時までにご返信頂けますでしょうか」といった使用方法です。

２．「ご査収のほど、よろしくお願いします」
こちらは、見積書などを送付する際に使用します。「査収」は、確認のうえ収めるの意味です。

３．「まずは、お礼申し上げます」または「まずは、お礼まで」
文字どおり、感謝の意を表現するための慣用表現です。本来であれば、直接お目にかかってお礼を申し上げなければならないところ、まずは文書・メールにて失礼いたします。という意味です。

慣用表現は、「決まり文句」のようなものです。自分で使い方や表現を変えることなく、昔からある言い回しをそのまま使うことが、ビジネスにおける慣用表現を使いこなすコツです。