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◆ 事例でみる業務改善～「ありのまま」を受け入れない
業務改善で大切なことは、「ありのままを受け入れない」ということです。
「もっとこうしたら効率がよくなると思うけど・・・何か事情があると思うし、そういうもんか」このように思った経験はありませんか？
働いていると、何事も環境に順応していきますよね。でも、実はここで「ありのまま」を疑うことが、業務改善の第一歩となります。
いつもぶつかる・・・。
インソースは、多数の業務改善研修をお手伝いしてきました。その事例を１つご紹介いたします。ある組織のカウンターで、こんなことがありました。Ａさんがコピー機に行こうとすると、別の場所から印鑑を取りに来たＢさんと衝突するのです。急いでいると危ないですし、お客さまもお待たせしてしまいます。実際に数えてみましたら、Ｂさんが印鑑を取りにくるまでの歩数は４０歩もありました。危険と合わせて、大変非効率だということが発覚したのです。
移動させてみよう！
そこで、研修の中で考えた対策は、「印鑑の場所を真ん中にすればいいんだ！」ということ（単純ですが、ちゃんと手順を踏んで出した方法です）。そうしてみたところ、一気に、衝突事故の危険を感じることがなくなりました。また、先ほど４０歩あった歩数は１５歩に削減されました。この歩数削減はたったの２５歩ですが、１年分のコストとして計算してみたところ、年間１万５千円の削減となりました。大きいですよね・・・！
ポイント１～「日常を疑うこと」
気をつけるポイントは２つあります。１つめは、「日常を疑うこと」です。通常、今あるものについては「理由があってやっているに違いない！」と思ってしまいがちです。しかし、流されてしまう気持ちをぐっと我慢して、「もしかしたら、おかしいんじゃないか？」と思ってみることが重要です。
ポイント２～「はかる（測る、計る、量る）こと」
２つめは、「はかる（測る、計る、量る）を徹底すれば見えるものがある」ということです。とにかく数えて数字にしてみましょう。
皆さんも、日頃の非効率だと思うことがありましたら、疑ってみてください。そのポイントは、「ありのままを受け入れない」ことと、「はかる（測る、計る、量る）」ことです！
