【人事評価制度への不満３】評価面談が苦手はただの言い訳。イケてない上司を脱却するマインドセットと準備

【人事評価制度への不満１】【不満２】では、求める社員像を評価項目にしっかりと落とし込み、制度運用を可能な限り簡単にすることがいかに重要かをお伝えしました。

さてここでは、評価結果を伝える面談が適切に実施されないのはなぜなのか、それを解消するにはどうしたらよいのかをお伝えします。

結果を伝える面談実践が評価のハイライト！

評価はその結果と、次の期間における期待を伝える「面談の実施」までが必須です。ですが残念ながら、評価結果だけがメールで送られてきて、なぜこの結果になったのかの説明を誰からも一度も受けたことがないという方はとても多いです。

もしも貴社がこういった運用をしているのであれば、現場では大きな不満がくすぶっている可能性があります。中には、評価面談の実施を義務付けていても、「やったことにしておいて」と上席者が事実を歪めることが常態化している組織もあるとうかがいます。

評価者が面談を避ける３つの心理的要因

評価者が面談を嫌がるのには、多忙のあまり面談の時間を確保できない他に、次のような心理が働いていると考えられます。

部下から反論されるのが怖い
自分の評価が正しいか不安
真実を伝えると部下のモチベーションを下げてしまうのでは、という懸念がある

理由はどうあれ上司が面談に消極的だと、部下は「自分は正当に見てもらえていない」と感じて信頼関係が損なわれます。さらに、評価の納得感が低いと、離職につながるリスクも高まります。組織全体の活力を高める意味でも、評価者は評価面談から決して逃げてはならないのです。

部下の成果が上がらなかったのは、本当に部下だけのせい？

対象者の自己評価と一次評価・二次評価者の評価結果に差異が生じ、本人の思いとは裏腹に「低評価」をつけることがあるかもしれません。本人の努力が不足している、あるいは努力の方向性が上席者の期待とは異なっていることによって起こりますが、しかしこの結果は、何も評価対象者だけに問題があったわけではないことを、ここで強調しておきます。期中に行動を改善させる必要があったにもかかわらず、うまく機能させられなかった責任が、上司である評価者側にもあるといえます。

支援やフォローが必要だったのに期末まで見て見ぬふりをした、業務のアサインを誤ったかもしれないと自省したうえで、評価結果を伝える面談に臨む必要があります。組織への貢献に感謝を伝え、モチベーションが上がるように努めます。

反論されるかも？自分の評価が間違っているのかも？の不安を減らすには

評価を伝える際に大切な３点

個別具体的な事実を根拠にする
抽象的な表現ではなく、評価項目に即した具体的な行動や成果を示します。期中にどれほど評価対象者の行動を見て記録を残していたかがポイントとなります。
例：「○○会議や△△プロジェクトで積極的に発言していた」「納期を守りながら複数案件を担当した」「メンバーの困りごとを解決しようと、しばしば手を差し伸べていた」など
評価のプロセスを伝える
評価基準を超えた、もしくは超えられなかったことでこの判断となったなど、決断に至ったプロセスを部下が納得できるように解説します。
次につながるメッセージを添える
評価は過去の結果ですが、面談の本質は未来に向けた成長支援です。「次回はここを強化するとさらに良くなる」といった前向きな提案を添えます。

部下が成長するために、必ず自分が寄り添う約束をする

読解力が不足しているために業務に手戻りが生じている、Excelマクロまで使えると○○の成果が上がる、などと評価者（上席者）が判断した場合には、来期の対象者の取り組みにこれらスキルの習得や補完を加えます。社内の教育制度の活用を打診する、参加してほしい部署横断のプロジェクトに本人を推す、苦手を克服するために読んでほしいおすすめの書籍を紹介するなどが挙げられます。

上記のように直接的に部下に力をつけさせるように仕向けることのほか、係や課の業務配分を調整したり、周りのメンバーにも協力を要請したりといった間接的支援も欠かせません。大切なのは、直近の結果をふまえて「では次期はどうするか、どのように成長や挑戦を促すか」を一緒に考え、一緒に取り組むことです。