「頼られる事務職」はここが違う。「セールスマインド・対人力・ＰＣスキル」の掛け合わせで、組織に欠かせない存在へ

事務職は日々の業務が貢献として見えにくいため、軽く見られることも往々にしてあります。しかし、自分を単純作業の作業員だと思ってしまうと、仕事へのやりがいを保つのが難しいものです。

ただの作業員で終わるか、組織に欠かせない存在として頼られるか。その差は、ほんの少しの視点とスキルの掛け合わせにあります。まず、基礎を固めましょう。セールスマインド、対人力、パソコンスキルを身に着けることで、日々の業務の質が向上し、周囲から頼られる存在になれます。本コラムでは、そのための具体的なコツをご紹介します。

インソースの公開講座セットプラン
「全社に貢献する事務職育成プラン～セールスマインド・対人力・ＰＣスキルで「頼られる存在」へ」はこちら

顧客視点を取り入れて毎日の事務作業の質を高める

業務の向こう側にある期待に応える

事務職の仕事も、実は常にお客さまに見られています。ただ目の前の作業をこなすのではなく、この書類や電話対応が最終的に誰に届くのかを意識することが大切です。

お客さまが抱いている事前の期待を裏切らないことが、顧客満足の基本となります。相手の考えを汲み取る少しの気遣いを毎日の業務に加えることで、会社のミスやロスを未然に防ぐことにもつながります。ルーティンワークの中にも自分なりの目標を設定して取り組んでみてください。

アサーティブな思考で社内調整を円滑にする

社内の営業担当者や同僚とスムーズに連携するためには、お互いを尊重するコミュニケーションが欠かせません。相手から少し難しい依頼を受けた際も、まずは感情を整理し、客観的に状況を把握することがコツです。相手の話をしっかりと受け止めたうえで、「私」を主語にして自分の考えを伝えることで、摩擦を減らすことができます。これらを意識しながら、日々の仕事の中で品質や納期に気を配り、振り返りを繰り返すことが業務改善の第一歩となります。

【公開講座】事務職のためのセールスマインド醸成研修

「事務こそが会社の印象を決める」というプロ意識を醸成し、相手の期待を超える仕事の進め方を学ぶ研修です。品質・納期へのこだわりを持ち、自ら業務改善を提案できる「頼られる事務職」を目指します。

＞公開講座の詳細はこちら

相手のタイプに合わせた伝え方で職場の関係性を良くする

常識の違いを理解し相手に関心を持つ

コミュニケーションがうまくいかない原因の一つは、相手に対する無関心にあります。まずは、自分と相手とでは常識や価値観が大きく異なるという前提に立つことが第一歩です。

少しだけ踏み込んで、相手の事情や働き方の背景を知ろうとする姿勢を持つことが、強固な信頼関係を築く土台になります。

特性に合わせて伝え方を変えるコツ

人は話をそのまま受け取るわけではなく、自分なりに解釈をしてしまう傾向があります。相手に動いてもらうためには、ただ共感を求めるのではなく、具体的にどう行動すればよいのかを噛み砕いて伝えるのがコツです。さらに、相手のタイプ（目標達成志向型やリスク回避重視型など）に合わせて、仕事の指示や確認の仕方を変える工夫をしてみてください。それぞれの特性に合わせた接し方を心がけることで、日々の人間関係の悩みが少しずつ解消されていきます。

【公開講座】部下とのコミュニケーション実践研修～多様化する部下への関わり方

自分と異なる価値観や特性を持つ相手を理解し、円滑に業務を進めるための対人スキルを磨く研修です。相手のタイプに応じた適切な関わり方を習得し、職場内での信頼関係をより強固なものにします。

＞公開講座の詳細はこちら

パソコンスキルを活用して業務効率を劇的に上げる

便利な関数を使って作業時間を短縮する

Excelの関数を少し覚えるだけで、正確で素早いデータ参照が可能になります。たとえば、ROUND関数やROUNDDOWN関数などの基本ルールを知っておくだけで、手計算のミスを防げます。

また、条件に応じて結果を変えたい場合はIF関数を使ったり、エラー表示をIFERROR関数で回避したりするのも実用的なテクニックです。作業の無駄を省き、より有意義な仕事に時間を割けるようになります。

視覚的な表やグラフで説得力を持たせる

条件付き書式を使って特定の数字に色を付けたり、ピボットテーブルを活用して大量のデータから必要な情報を引き出したりすることで、見栄えの良い分析資料が簡単に完成します。数字の羅列だけでは伝わりにくい意図を、視覚的に分かりやすく表現する工夫をしてみてください。業務のスピードと質の双方が向上します。

【公開講座】Microsoft Office研修～Excel応用編

関数の活用やピボットテーブル、高度なグラフ作成など、実務を劇的に効率化させるExcelスキルをマスターする研修です。正確かつスピーディーな資料作成能力を身につけ、周囲から頼られる事務のプロを目指します。

＞公開講座の詳細はこちら

視点の変化とスキルの向上で頼られる存在へ

事務職が組織の中でさらに輝くためには、目の前の作業をこなすだけでなく、周囲に広く目を向ける姿勢が欠かせません。顧客への思いやりを持ち、一緒に働く仲間と気持ちよく連携し、ツールの便利な機能を使いこなすことで、業務の生産性は大きく向上します。これら３つの要素を掛け合わせて実践することで、単なる裏方ではなく、チームになくてはならない存在として活躍の場が広がります。ぜひ、明日からの業務にこれらの視点を少しずつ取り入れてみてください。

全社に貢献する事務職育成プラン～セールスマインド・対人力・ＰＣスキルで「頼られる存在」へ

このように、「セールスマインド」「対人力」「パソコンスキル」という３つの視点から、段階的かつ実践的にスキルを高めていくことが可能です。そして、これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「全社に貢献する事務職育成プラン～セールスマインド・対人力・ＰＣスキルで「頼られる存在」へ」 です。複数研修をボタン一つでお申込みいただけるこのプランを、中・長期で目指すべき人材になるための選択肢として、ぜひご活用ください。