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英文メールの書き方研修～伝わる構成と表現、目的別の型を知る（１日間）

英文メールの書き方研修～伝わる構成と表現、目的別の型を知る（１日間）

読み手を意識した簡潔で感じのよい文章で、効果的に相手に働きかける

研修No.B GBL800-0100-6502

対象者

  • 全階層

・中学校で学ぶ程度の英文法を理解している方
・国内外の取引先とのメールのやり取りが多い方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 英文メールで失礼のない表現ができているか自信が持てない
  • 生成ＡＩを活用し、正確で伝わりやすい英文メールを効率的に作成したい
  • 英文メールを目的ごとに適切に書きわけ、適切な社外対応をしてほしい

研修内容・特徴outline・feature

本研修では、ビジネスメールの基本を確認したうえで、英文メール作成のポイントを学びます。豊富な演習を通して、納期遅延の報告、社外への依頼、断り、お詫びなど、特に表現に迷いやすい場面を取り上げ、何をどの順番で、どこまで伝えるべきかを実践的に身につけます。また、生成ＡＩを活用した英文作成にも触れ、英文メール作成時の負担を軽減しながら、相手や状況に応じて適切な文章を書く力を養います。

＊本研修では、ＰＣおよび生成ＡＩを使用します＊
※ChatGPT、Copilot、Geminiなどの対話型生成ＡＩであれば、どちらでも受講できます

研修のゴールgoal

  • ①ビジネスで求められる英文メールを作成できる
  • ②情報の優先順位を意識して内容を組み立て、用件を伝えられる
  • ③場面に応じて、相手への配慮が伝わる表現を選ぶことができる

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．ビジネスメールの基本
    【ワーク】外国籍社員や国内外の取引先との英文メールに関する悩みを共有する
    （１）ビジネスメールの基本原則
    ①書き手中心ではなく、読み手中心で考える
    ②結論や重要情報を先に示す　③用件と相手に求める行動を明確にする
    （２）書く前に、読み手・目的・期待する行動を整理する
    （３）送信時のマナーと情報管理
講義
ワーク
  • ２．英文メールの基本
    （１）英文メールの基本構造
    （２）読みやすいメールを組み立てる
    【ワーク】わかりにくい英文メールの問題点を見つける
講義
ワーク
  • ３．簡潔で感じのよい英文を書く
    （１）Plain English（平易で明確な英語）で、わかりやすく書く
    ①一文を短くする　②能動態を基本にする　③主語と動詞を明確にする
    ④冗長な表現を簡潔に言い換える
    （２）情報をわかりやすく整理する
    （３）相手や状況に応じて表現を調整する
    （４）生成ＡＩを活用する
    ①生成ＡＩツールを下書きに活用する
    ②生成された英文の内容を確認・修正する
    【ワーク】冗長な英文を簡潔な表現に書き換える
講義
ワーク
  • ４．目的別英文メール①～状況を正確に伝える
    （１）結論から書く～「経緯→結論」を「結論→経緯」に組み替える
    （２）事実・影響・対応の３点で整理する
    （３）相手が状況を素早く把握できる報告の書き方
    （４）連絡・通知で誤解を生まない表現（日時・数量・期限の書き方）
    【ワーク】納期遅延のトラブル報告メールを作成する
講義
ワーク
  • ５．目的別英文メール②～相手に必要な対応を促す
    （１）相談する～判断や意見を仰ぐ
    （２）問い合わせる～情報や回答を求める
    （３）依頼する～依頼表現を使い分け、丁寧さを調整する
    （４）用件と、必要に応じて期限が伝わる件名をつける
    【ワーク】件名を含む社外向け依頼メールを作成する
講義
ワーク
  • ６．目的別英文メール③～依頼への対応で信頼を得る
    （１）依頼に応じる～条件や範囲を明確にする
    （２）関係を損なわずに断る～理由の示し方と代替案の提案
    【ワーク】シチュエーションに応じた応諾・断りの表現を選択する
講義
ワーク
  • ７．目的別英文メール④～関係を維持・修復する
    （１）お礼を伝える～形式的なお礼で終わりにしない
    （２）お詫びする～謝罪だけで終わらせず、事実と今後の対応を伝える
    【ワーク】問題のあるお詫びメールを修正する
講義
ワーク
  • ８．総合演習
    【ワーク】ケースを読み、英文メールを作成する
ワーク
  • ９．まとめ
ワーク

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カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

「英文メールを１通送るのに何度も書き直してしまう」「送ったメールに質問が返ってきて、何往復もやり取りが続く」。英文メールを日常的に使う職場では、このような悩みが尽きないものです。

原因は、必ずしも英語力だけにあるわけではありません。文法的に正しい英文でも、長い前置きのために肝心の依頼が埋もれていたり、期限や希望する対応が抜けていたりすると、用件が一度で伝わらず、余計なやり取りが増えてしまいます。英文メールの作成に迷う時間を減らし、多様な国籍の相手との業務を円滑に進められるよう、伝わる構成と目的別の型を学ぶ場として本研修を開発しました。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。
お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。
可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。
可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。

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