「ファシリテーション」とは、主に会議などの集団で行う活動の場において、成果を上げられるように、段取り・進行・支援をすることです。その役割を担う人のことを「ファシリテーター」と呼びます。

働く環境も人材も多様化が進み、異なる価値観をもったメンバーがひとつのチームで働くようになりました。多様な価値観に基づいた意見を、限られた時間の中で合意に導くファシリテーションスキルは、チームで働くうえでますます不可欠なものとなっているのです。

本コラムでは特に、打合せや会議におけるファシリテーションスキルについて解説します。打合せや会議を有意義なものにするためには、場を仕切る人の存在が欠かせません。ファシリテーターは、議論が膠着してしまわないように支援し、合意形成を促し、結論まで導く役割を果たします。

会議を通じて実現したい目的を達成するために必要となるのが、「ファシリテーションの４つのスキル」です。このスキルを習得することで、より多くの意見をメンバーから引き出し、そこから合理性が高く、納得感のある結論・合意へと収束できるようになります。

成果が上がる会議にするポイントは、事前に目的と目標、議題を参加者全員が把握しておくことです。

目的を把握できていれば、目指すべきゴールを共有でき、そこにたどり着こうと参加者自身の意識が働きます。また、意見が出にくいことが予想される会議の場合は、事前に意見や考えをまとめておくよう参加者に依頼することも有効です。

会議には、情報共有のための会議、合意形成や問題解決のための決める会議・アイデア出しの会議などがあります。会議の種類によって目的は異なるため、スムーズに議論が進むよう会議の種類に合わせたルールを共有し、それに沿って議論を進めます。会議冒頭で、「本日の会議の目的」と「そのための運用ルール」をアナウンスしましょう。

目的とルールがしっかりしていると、話題が横道にそれたり、建設的な意見を阻む発言が出た際、角を立てずに本題に戻すことができます。

初対面の参加者がいる場合などは特に、最初に自己紹介や近況報告などで場を和ませてから本題に入るとスムーズです。

• 議題に入る前に、参加者から一言発言してもらう機会を作る
  例：「本日は初めての方も多いので、一人１分以内で自己紹介をお願いします」
• 議題に入る前に、参加者の状況を全員に案内する
  例：「本日の参加者は10名です。〇〇さん、△△さんはリモートでの参加です」

ファシリテーターは、それまでの議論や目的、目標からそれた意見が出た場合にも、同意・反対はしません。あくまで中立の立場から意見を受け取り、フォローしながらすすめていきます。 そのうえでさりげなく本筋に戻すと「前向きに応じてもらえた」と発言者は受けとります。

• 目的からそれた意見が出た場合は次のように軌道修正する
  例：「〇〇についても考えることは重要ですね。（ところで）□□については、ご意見いかがですか」

• 傾聴......相手の意見を無条件に受け入れ、相手とともに考える姿勢
• 介入......最初に決めた会議のルールに沿って、公平な介入を行う
• 観察......異議なしと発言していても、心からの賛同か、わだかまりがないか表情を
  　　　　観察する
• 質問......さらに話を掘り下げたり、違う視点から問いを投げかける
• 話す......わかりやすく話をまとめたり、参加者へ簡潔に説明する

議論を見える化・図解化することで、全員が同じ視点で議論に臨むことができ、相互理解も深まります。色分けやグループ分けをすることで、整理・論点を絞り込んでいくとより効果的です。オンラインで実施する場合もホワイトボードを映したり、パワーポイントを画面共有するなどの方法で、可視化できます。

【見える化のポイント】

• 色別に意見を分ける
• グループ化する
• 出た意見の関係性を整理して構造化する
• 意見を端的にまとめる

特定の人ばかりが意見を出すような不公平感を感じないよう、意見をまとめ、落としどころを見つけるのがファシリテーターに求められるリーダーシップです。

意見の合意が難しい方向に議論が進んだら、一度会議の目的に立ち返ります。意見が対立した場合、目的に照らし合わせ、どの意見がより目的に適したものなのか考えるよう促しましょう。

対立の構図に入ってしまうと、双方とも自分の立場でしか、ものごとを見ることができなくなってしまいます。

音声やカメラが機能するかどうか事前にテストし、トラブル時にはどう対処するか決めておくと安心です。

• 参加者全員に、余裕を持って通信のテストを行い接続できるよう、各自準備しておいてもらう
• 会議室メンバーが発言する際は、マイクがハウリングしないよう、他の参加者は音声ＯＦＦ（ミュート）にする
• 通信環境が不安定な場合は、カメラをＯＦＦにして音声だけで参加するなどルールを決めておく

オンライン会議では、話し手はパソコン画面の中の会議ツールに、小さな枠に囲まれて表示されます。そのため、聞き手は話し手の表情が見えづらく、感情もつかみにくくなります。

ファシリテーターには、発言者の意図を繰り返して確認したり、誤解が生じないよう、こまめに言い換えるなどの対話・コミュニケーションスキルがより一層求められます。

• 聞き返す、言い換える
  「これはこういうことですか？」「それは〇〇ということで間違いないでしょうか？」
• 議論が偏ってきたり、行き詰っているときは、別の角度から考えるきっかけを作る
  「お客さま側からの意見はずいぶん出ましたので、対応者の視点からの意見を頂けますか？」
• 答えやすい質問をふる
  「〇〇さんは、ＡとＢなら強いて言えばどちらに賛成ですか？」

オンライン会議の場合、途中で接続不良や雑音で「聞き逃した部分がある」という参加者がいることも考えられます。会議を終える前に、会議での決定事項、会議中の主な意見、あるいは決まらなかったことなどをふりかえり、簡潔に確認します。また、次回の会議予定や、次回までに誰がどのようなアクションをするのかといった整理もしておきましょう。

ＷＥＢ会議システムの録画機能などを活用し、会議の様子を記録しておくと、会議終了後も簡単に参加者や参加者以外の人にも共有できます。