会議を成功に導く「4つのファシリテーションスキル」~意見を活性化し成果を出す会議の進め方

会議を成功に導く「4つのファシリテーションスキル」
~意見を活性化し成果を出す会議の進め方

「ファシリテーション」という言葉は、会議の進め方という意味で根付いてきました。
ファシリテーションの目的は、会議などの集団活動を円滑に進め、成果が上げられるように、 「段取り」「進行」「支援」をすることです。このファシリテーションを担う人をファシリテーターと呼びます。
 ※ファシリテーション(Facilitation)のもともとの意味は、「ものごとを円滑に進め、促進する」ことです。

ファシリテーターには、参加者全員が意見を出しやすいよう、環境を整え、議論を整理し、全員が納得する形に導く役割があります。 この役割を理解し、中立な立場から目的の達成に向かって舵を取っていくことが求められます。

しかしながら、会議の進行についてよく下記のようなお悩みをお聞きします。
「活発な議論になりにくい」
「若手や新人が沈黙してしまい、年長者や役職者だけで会議が進んでしまう」
「決めたいことが決まらない」など

そこで本日は、会議におけるファシリテーションスキルを改めて振り返り、 実りのある会議ができるようになるためのノウハウを、事例を交えてご紹介します。
最近導入される企業も多いオンライン会議にもご活用いただけるスキルになりますので、ぜひご参考ください!

(1)ファシリテーターには4つのスキルが求められる

(2)4つのスキルの活用事例

(3)オンライン会議ならではのポイント

(4)まとめ


(1)ファシリテーターには4つのスキルが求められる

会議というと「ただ資料を読み上げているだけ」「発言する人が決まっていて、 傍観者になっている人が多い」と思うような会議も往々にしてあるものです。 そのような会議のムダを減らし、有意義な会議にするためにはファシリテーターの力が必要です。

会議室の開催であっても、オンラインでの開催であっても、ファシリテーターに必要なスキルは 基本的には変わりません。
会議を円滑に進め、実りある会議にするために身につけておきたい4つのスキルを、ファシリテーションの流れとともにご紹介いたします。

■4つのスキルとファシリテーションの流れ

場のデザインスキル(共有)
 会議の目的を押さえた上で目標を確認し、共有する。事前準備を行う

対人関係(コミュニケーション)のスキル(発散)
 傾聴や質問を通じて参加者全員が意見を言いやすい環境を作り、発散してもらう

構造化のスキル(収束)
 発散で出た意見や議論の内容を整理しながら共有し、論点を構造的に絞り込んでいく

合意形成のスキル(決定)
 目標とするゴールに向かって、できれば決定し、実行に移せるようにまとめていく

(2)4つのスキル活用事例

それでは、ファシリテーターに必要な4つのスキルが実際どのような場面で使われているのでしょうか。 会議の「困った」事例とともに解説いたします。

ケース1
会議が終わった後、いつも「結局何も決まらなかったね」と言われてしまう。
会議の目的がはっきりせず、参加者の中には出席する意味がよくわかっていない人も多い。

場のデザインスキルを使います

良い会議を開催するには「事前準備」が必要です。「事前準備」とは、会議の場所や日時設定といった準備だけでなく、 会議の目的や議題、参加者の心構えなどを事前に整えておくことも意味しています。 会議を実施する前に参加者に伝えることを明確にしておきましょう。

■会議は団体戦!?種目ごとにルールを決めよう

会議には次のような種類があります。

・決める会議
・情報共有の会議
・アイディア出しの会議 など

スムーズな会議進行を行うため、会議ごとにルールを決め、参加者に伝えましょう。ルールを決めることで時間内に終わらない・発言者が偏るなどの問題を解消します。会議中はホワイトボードなど常に目に見えるところに書いておくといいでしょう。

ルール例~時間内で合意まで進めたい

・相手を非難せず、互いの意見を尊重する
・説明は3分以内、発言は1回1分以内など時間を決める
・質問などがある場合も、発表者の話をいったん最後まで聞いてから発言する
・会議で決定した事項は、会議中に蒸し返さない


決めたい内容の趣旨・理由を事前に連絡し、当日冒頭でも共有します。時間が限られている中で決定しなければならない場合「タイムキーパー」を置くことも有効です。

例:「今日の会議のテーマは2つあります。○○と□□についてです。各グループで最初に話し合っていただきますが、発言時間はお1人3分以内にできるよう準備をお願いします」

ルール例~活発にアイディアを出してほしい

・全員に1回は発言してもらう
・人の話を遮らない
・出た意見に対して文句を言わない 


「アイディア出しの会議」の場合は、何についての意見を募るのか、問題点を鮮明にし、具体的な数値を提示します。

例:「〇時間で新たなアイディアを〇個出すことを目標としています。1人3個ほど発表をお願いいたします」

ケース2
「何か良い意見はありませんか?」と聞いても誰も発言しない。
結局いつも同じ人が意見をしていて、若手や新人などは傍観者になることが多くなってしまう。

対人関係(コミュニケーション)のスキルを使います

他の参加者への遠慮や上下関係などが影響して、本音での意見が出ないことがよくあります。
ファシリテーターは中立的な立場から、こうした"隠れた"意見を引き出すことが役割です。
参加者が意見を言いやすいよう支援し、安心して発言できる雰囲気を作りましょう。

■安心できる環境を作る

ファシリテーターは、安心して意見を出しやすい環境づくりを意識します。 初対面の参加者がいる場合などは、最初に自己紹介や近況報告などで場を和ませてから 本題に入るとスムーズです。

・議題に入る前に、参加者の状況を全員に案内する
例:「本日の参加者は10名です。〇〇さん、△△さんはリモートでの参加です」

・会議に入る前に、自己紹介や近況報告など、参加者から一言発言してもらう機会を作る
例:「本日は初めての方も多いので、お1人1分以内で自己紹介をお願いします」

■ファシリテーターは中立な立場を守る

ファシリテーターは、議論と参加者の意見が「ズレた」時でも、同意・反対はしません。
中立の立場から意見を受け取り、フォローしながら記録していきます。
ひとつの意見として受け入れながら、付箋やホワイトボードに書いていくことで「前向きに受け取ってもらえた」という雰囲気を作ります。
そのうえで、さりげなく本筋に戻すと角が立ちません。

例:「なるほど、そういうご意見もありますね」
  「〇〇についても考えることは重要ですね。(ところで)□□については、ご意見いかがですか」

ケース3
いろいろと意見は出るが、雑談のような雰囲気でなんとなく会議が進み、結果的にまとまらないまま会議が終わってしまう。

構造化のスキルを使います

議論を通じて様々な意見が出てきたら、今度はそれを会議の目的に沿った形で、収束させていかなくてはなりません。
会議で出た意見を参加者が理解し共有できるように、整理し記録することが必要です。

■意見を可視化し参加者全員で共有する

議論を「見える化」「図解化」することで、全員が同じ視点で議論を可視化することでき、相互理解も深まります。
色分けやグループ分けをすることで、整理・論点を絞り込んでいくとより効果的です。
オンラインで実施の場合もホワイトボードを映したり、画面共有などの機能を使うことで可視化できます。
操作がスムーズにいく方法で行いましょう。

<可視化の例>
・色別に意見を分ける
・グループ化する
・出た意見の関係性を整理して構造化する

■事前に意見を可視化しやすくしておく

ホワイトボードやパワーポイントなどを活用することで、議論を進めながら意見を可視化していくことができます。

例:ホワイトボードなどを縦に2分割しておきます
賛成と反対、理想と現状、メリットとデメリットなど、対立軸を明らかにし、出た意見を記入していきます。
その際、色分けするなどわかりやすくまとめていきます。

ケース4
決定しなければいけない会議で、意見の対立が起こってしまって収集がつかなくなってしまったり、意見がまとまらず議論が堂々巡りしてしまう。

合意形成のスキルを使います

意見の合意が難しい方向に議論が進んだら、一度会議の目的を思い出すことが大切です。
意見の対立なども目的に照らし合わせて、どの意見がより目的に適したものなのか考えるとよいでしょう。
ファシリテーターには、中立な立場から参加者が納得して自らゴールに同意できるよう支援することが求められます。

・参加者の視点の切り替えを促す

対立の構図に入ってしまうと、双方とも自分の立場でしか、ものを見ることができなくなってしまいます。
ファシリテーターは、それぞれの立場から見た意見を中立的に相手側に伝えることで、双方に「視点の切り替え」を促しましょう 。
また、妥協点や代替案を提示することも一つの手です。

例:「両者の意見を踏まえ、あくまでも例ですが、このようなことは検討できますでしょうか?」

・第三者に任せる

意見は出たものの議論がまとまらない場合は、議題の最終責任者などに一任して決着を図るのもいいでしょう。
参加者に意思決定の方法を提示することが大切です。

例:「色々な意見が出ましたが最終的に〇〇長に決めていただくということでいいでしょうか」

(3)オンライン会議のポイント

オンライン会議を成功に導くためには、「音声トラブルなどで会議の進行が妨げられる」「会議の場の雰囲気が読めない」といったオンライン会議ならではの悩みを解消する必要があります。
そのためには、以下のようなポイントに押さえておくとよいでしょう。

■事前準備:使用する機材や通信環境の整備

音声やカメラが機能するかどうか事前にテストすることはもちろん、トラブル時にどう対処するか決めておくと安心です。

・参加者全員に、通信のテストは余裕を持って行い、接続できるよう、各自が準備しておいてもらう

・会議室メンバーが発言する際は、マイクがハウリングしないよう、他の参加者は音声OFF(ミュート)にする

・通信環境が不安定な場合は、カメラをOFFにして音声だけで参加するなどルールを決めておく

■会議中:硬くなりがちな雰囲気を和らげる

オンライン会議では、話し手はパソコン画面の中の、小さな枠に囲まれた表示となります。
そのため、聞き手は話し手の表情が見えづらく、感情もつかみにくくなります。
ファシリテーターは、発言者の意図を繰り返して確認したり、誤解が生じないよう、こまめに言い換えるなどの対話スキルが求められます。
傾聴や質問をおりこんで意見を引出しながら進行することが議論を活発化させる支援をします。

・いろいろなあいづちをうつ。大きくうなづく
「ええ」「なるほど」「左様ですか」

・聞き返す、言い換える
「これはこういうことですか?」「それは〇〇ということで間違いないでしょうか?」

・質問をする。具体的に話を掘り下げ、引き出す
「なるほど。具体的にはどんなことがありましたか?」

・議論が偏ってきたり、行き詰っているときは、別の角度から考えるきっかけを作る
「お客さま側からの意見はずいぶん出ましたので、対応者の視点からの意見を頂けますか?」

・答えやすい質問をふる
「〇〇さんはAとBなら強いて言えばどちらに賛成ですか?」

■会議終了時

オンライン会議の場合、途中で接続不良や雑音で「聞き逃した部分がある」という参加者がいることも考えられます。そこで、会議を終える前に、会議での決定事項、会議中の主な意見、あるいは決まらなかったことなどを簡潔に確認します。
また、次回の会議予定や、次回までに誰がどのようなアクションをするのかといった整理も必要です。

WEB会議システムの録画機能などを活用し、会議の様子を記録しておくと、会議終了後も簡単に参加者や参加者以外の人にも共有することが可能です。

(4)まとめ

会議を円滑に進める「ファシリテーション」には、会議の前から準備できることが多くあります。

・何のための会議なのか、参加者全員に伝わっている
・特定の人ばかりが意見せず公平感がある
・安心して積極的に意見を言える環境である

これらのことが、参加者が「有意義な会議だった」と感じるポイントに繋がります。
納得感・達成感を持つには、「ルール決め」や「意見の可視化」を行い、ファシリテーターが共通の意識を作ることが役に立ちます。
オンライン会議では特に、参加者のメンバー全員に「大きく反応する・はきはき話す」など、普段の会議よりわかりやすい意思表示を心がけ、議論を盛り上げていきたいですね。
ファシリテーターとしてプレッシャーを感じ過ぎず、参加者との相乗効果で良い会議を作りあげてていきましょう!

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