脱・Excelコピペ残業！正確で裏付けのあるデータ資料を自動化して作る方法

パワークエリで毎月の作業を劇的に減らす

毎月の売上データや、システムから出力した横持ちのデータを扱う際、手作業でコピー＆ペーストを繰り返すのは大変な手間がかかります。そんな時は、エクセルに備わっているパワークエリという機能を使うのがおすすめです。

パワークエリを使えば、フォルダ内の複数のＣＳＶファイルを一度に取り込んだり、不要な列の削除やデータ型の変更をマウス操作だけで簡単に行えます。一度手順を設定してしまえば、来月からは同じ処理が自動で実行されます。データの前処理に費やしていた時間を大幅に削減し、より生産的な作業に集中できるようになります。明日からすぐにでも試せる便利な機能です。

複数の表をスマートに結びつける

別々のファイルにあるデータを一つの表にまとめる作業も、日常的によく発生します。関数を多用して動作が重くなってしまった経験がある方も多いはずです。パワークエリのマージ機能を使えば、別表を参照して必要な列だけを追加することが簡単にできます。

これによって、エラーの発生を防ぎつつ、大容量のデータでも軽快に扱うことが可能になります。手作業での見落としや転記ミスも減り、正確なデータに基づいた業務の基盤を作ることができます。今まで関数に頼っていた部分をパワークエリに置き換えるだけで、データ処理が驚くほどスムーズになります。

視覚的に訴えかけるレポートの基本

集めたデータをただ表のまま見せても、どこに課題があるのか直感的には伝わりにくいものです。そこで活躍するのがツールを用いたデータの可視化です。まずはゴールとなるイメージを明確にし、誰に何を伝えたいのかを決めることが大切です。

例えば、売上の推移を見せたいなら折れ線グラフといったように、目的に応じた視覚化を選択します。大量のデータを軽快に加工し、グラフと数値で説得力のあるレポートを作成することで、上司やチームへの情報共有が格段にスムーズになります。報告用の資料作りに追われる日々から抜け出す第一歩です。

複数のデータを紐づけて分析の幅を広げる

Excelだけでも立派なグラフは作れます。しかし、あちこちのファイルに散らばったデータを一つにまとめ、最新の状態に更新し続けるのは意外と面倒な作業です。そこで、エクセルから、データの可視化に特化した「Power BI（パワービーアイ）」が活躍します。Power BIの強みは、異なるデータ同士を簡単に紐づけられるところです。エネルギーをデータ分析に割けるため、より深く多角的な分析が可能になります。

レポートを作成する際は、無駄な色を使わず、強調したいポイントのみ色を変えるといった工夫をすることがポイントです。これにより、相手目線に立った効率的なデザインのレポートに仕上がります。日々の経費申請や売上の予実分析なども、視覚化することで新しい気づきを得やすくなります。

Ｍ言語とＤＡＸ関数で思い通りのデータに仕上げる

データを取り込んだ後、さらに複雑な条件でデータを分けたい場面が出てきます。ここで役立つのが、Ｍ言語やＤＡＸ関数という仕組みです。

例えば、Ｍ言語を使えば複数の条件に基づいてデータにフラグを立てたり、処理を分岐させたりすることが可能です。Ｍ言語はパワークエリーの裏側でも動いています。

さらに強力なのが、パワービーアイで使えるＤＡＸ関数です。これを活用することで、今までのExcelでは時間がかかる高度な集計も、瞬時に計算できるようになります。セルが結合されているデータや、独自のユーザー定義が設定されているデータなど、そのままでは活用が難しいデータも、これらの仕組みを使うことで綺麗に整えることができます。

データ構造を最適化してパフォーマンスを保つ

扱うデータが増えてくると、レポートの動きがどうしても遅くなることがあります。これを防ぐためには、データの連携方法を理解し、構造を最適化することが欠かせません。更新しやすいリレーションシップの仕組みとして、主に２つの種類が挙げられます。

• スタースキーマ
• スノーフレークスキーマ

中心となる事実データと周囲の次元データを明確に分ける構造を意識すると、更新しやすく軽快なレポートになります。レポートの見た目についても、テーマ機能やクイックメジャーを活用すれば、グラフの色や順番を自由自在に並び替え、一瞬で統一感のあるプロフェッショナルな画面へと変えることができます。

公開講座セットプラン

年間受講者数15万人（※）を超えるインソース公開講座の、複数研修のセットプランをご紹介します。※2024年10月～2025年９月

数ある講座の中から、教育効果を高めるための複数研修のセットを検索いただけます。新たに公開講座をご導入いただく際や、課題に対する研修企画の際に、ぜひご活用ください。

＞サービスの詳細はこちら

人材育成スマートパック

人財育成スマートパックとは、公開講座や動画教材・ｅラーニング、テキスト教材など、インソースの様々なサービスをお得にご利用いただける、ポイント制割引サービスです。

機能が豊富な「かんたんお申込みシステム WEBinsource」を使って、ポイントを管理しながらご利用いただけます。前もってご購入いただくため、年間の育成計画・予算が組み立てやすくなるだけでなく、購入ポイント数に応じ、例えば公開講座なら最大５０％の割引が適用されるなど、お客さまのメリットが多いサービスです。

＞サービスの詳細はこちら

Leaf Lightning

Leaf Lightningは日本最大級のＬＭＳ「Leaf」をベースに、より快適な利用を求めて進化したＬＭＳです。

盤石なセキュリティ体制はそのままに、充実の機能がデフォルト搭載。研修・教育を知り尽くしたインソースが開発し、お客さまの「かゆいところに手が届く」システムを提供しています。

＞サービスの詳細はこちら