主な対象は以下の方です。・新人～入社３年目程度の方

どんな課題に対応しますか？

以下のような課題をお持ちのお客さまにおすすめいたします。簡潔な文書を作成するように上司から注意されたメールの内容が読みにくく、理解しづらいと上司から言われた

導入で何が変わりますか？

本研修の受講により、以下を目指します。 ①伝えたいことがひと目でわかる、簡潔かつ論理的な文書作成のノウハウを学ぶ ②社内文書と社外文書の基本的な文書構成の違いを理解する ③ビジネス文書の種類にあわせた具体的な文例を用いて、構成・作成時のポイントを習得する

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ビジネス文書研修（１日間）

Q: 対象は？

主な対象は以下の方です。 ・新人～入社３年目程度の方

Q: どんな課題に対応しますか？

以下のような課題をお持ちのお客さまにおすすめいたします。 簡潔な文書を作成するように上司から注意された メールの内容が読みにくく、理解しづらいと上司から言われた

仕事をするうえでの基盤となる文書の型を身につけ、信頼を獲得する

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対象者

新入社員
若手層

・新人～入社３年目程度の方

よくあるお悩み・ニーズ

簡潔な文書を作成するように上司から注意された
メールの内容が読みにくく、理解しづらいと上司から言われた

研修内容・特徴outline・feature

簡潔に必要な内容がまとまっている文章の書き方を学ぶ研修です。報告書・議事録などの社内文書や依頼状・案内状などの社外文書、またメールの書き方について理解を深めます。要約のワークや社内・外向けのメールを作成する実践演習を通じて、ポイントをおさえたわかりやすい文書作成スキルを身につけます。

研修のゴールgoal

①伝えたいことがひと目でわかる、簡潔かつ論理的な文書作成のノウハウを学ぶ
②社内文書と社外文書の基本的な文書構成の違いを理解する
③ビジネス文書の種類にあわせた具体的な文例を用いて、構成・作成時のポイントを習得する

研修プログラム例program


	内容	手法
	【Ⅰ.基礎編】１．ビジネス文書とは～基礎知識 ■ビジネス文書の種類	講義
	２．ビジネス文書作成時のポイント（１）ビジネス文書作成の基本 ①書き手の立場を明確に　②早く対応する　③熱意が伝わる ④コンプライアンスルールに注意　⑤相手の氏名・役職を間違えない ⑥定型表現を覚え、使用する　⑦言葉の意味を正しく使う ⑧一見して「美しい」と思わせるレイアウト　⑨内容が推測できる標題 ⑩一文の長さは読みやすい短文に　⑪主語と述語があり両者の関係が明確である ⑫内容は具体的かつ正確に　⑬分かりやすい言葉を使う ⑭助詞や句読点に注意する【ワーク】日常的に使用している専門用語やカタカナ語を洗い出す（２）ビジネス文書の構造	講義ワーク
	３．社内文書 ■基本形～儀礼文は省略して簡潔に	講義
	４．社外文書（１）基本形～慣用表現を活用して丁寧に　（２）社外文書のあいさつと結びの慣用表現（３）封筒・はがきの宛名の書き方【ワーク】宛名情報をもとに、封筒の宛名書きを行う	講義ワーク
	【Ⅱ. 実践編】１．社内文書①～報告書（１）社内報告書の全体構成　（２）報告書作成のポイント（３）報告書の具体的な書き方	講義
	２．社内文書②～その他の社内文書（１）連絡書（２）始末書	講義
	３．メール作成のポイント（１）メールの全体構成と書き方の慣例（２）読み手に響くメールを書くコツ（３）知っておきたいメールの注意点（４）テレワーク時の指示への返信、報告メール（５）最適な手段を選ぶ～メールとチャットの違い	講義
	４．社外文書（１）ファックス送付状（２）書類送付状（３）招待状・案内状（４）お祝い状（５）お詫び状（６）お礼状（７）依頼状【参考資料】 ①メモのとり方のポイント～ビジネス文書を作成する前に　 ②敬語表現　③封筒・はがきの宛名の書き方　④議事録の形式	講義
	■総合演習内容例演習１・・・要約文書① 演習２・・・要約文書② 演習３・・・展示会見学の報告書の作成（社内文書）演習４・・・返信メールの作成（社内メール）演習５・・・依頼文の作成（社外メール）演習６・・・案内状の作成（社外文書）	ワーク

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カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

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{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象

2024年5月　　　　　72名

業種

運輸・倉庫

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

98.6%

参加者の声

読む相手がいることを意識できていたか、考える機会をもらえました。相手によって主語を変えたり、情報を足したり省いたりと工夫して文書を作成するようにします。
メールをタイムリーに返信すること、短い文で簡潔に書くことを意識します。その気がなくても冷たい文面になってしまうことがあるとわかり、気をつけようと思いました。
文書作成におけるさまざまなパターンを学べました。わかりやすく簡潔に伝えるために、何を伝えたいのかを明確にしてから書き始めようと思います。

実施、実施対象

2022年4月　　　　　41名

業種

流通

評価

内容：大変理解できた・理解できた

97.6%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

ビジネス文書はコミュニケーション方法の一つであり、相手からの信頼を得る重要なスキルであると気づいた。日々の業務で丁寧・正確かつスピーディに作成することを意識し、効率化したい。
状況に応じた定型文や敬語をしっかり頭に入れ、上司や先輩方の文書を手本にしながら、相手に失礼のないような文書を作っていく。
日報の作成は自分の思考を整理したり要約力を向上させるだけではなく、仕事のチャンスにも繋がるとわかった。どの書類も手を抜かずに高い完成度を追求する。

実施、実施対象

2021年7月　　　　　20名

業種

製造業（素材・化学）

評価

内容：大変理解できた・理解できた

95%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

普段から読み手を意識した文書を作成したい。上司や他部署へのメール作成に学びを活用しわかりやすく伝えられるように努める。
数字を明記するということをこれまであまりできていなかったと気づいた。上司への報告書は構成を意識する。
演習問題に取組むことで自身の文書力の低さを実感し、訓練の大切さを学んだ。メール作成の際は、情報を要約するようにする。

実施、実施対象

2020年7月　　　　　7名

業種

製造業（電気機器・機械）

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

社内や社外の文書・メールの重要なポイントを学ぶことができた。日々の文書作成全般に活かしていきたい内容だった。
伝わりやすい文書の書き方を具体的に学べた。本日学んだ知識・スキルを早く覚え、業務を効率的に進めていく。
読み手を意識した文書作成につなげたい。また、実際に仕事で文書作成をしながら、本日学んだことを確認していきたい。

実施、実施対象

2020年2月　　　　　19名

業種

非営利団体・官公庁関連組織

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

文書を作成する業務が多いので、短い時間で文章を作成できるよう、主語・述語を明確にしていく。
ビジネス文書を書く際の注意点やルールを学ぶことができた。今後は研修を活かし、簡潔な書類やメールを作成したい。
自分の作成レベルが把握できた。まずは上司へのメールやクライアントさま宛の連絡文書で活用していく。

受講者の声をもっと見る

開発者コメントcomment

文書の質の向上を図りたい、メールの印象を良くし顧客の好感を高めたい新人～若手社員向けの研修として開発しました。文書作成のポイントは、それぞれの型にあわせて相手目線でまとめることです。苦手意識のある方でも、自信をもって文書を作成できるようになることを目指します。

研修のプロがお答え全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

インソースのビジネス文書研修のポイントはなんですか？

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。

ビジネス文書研修と言ってもたくさんの種類があるようですが、どのように選んだらよいですか？

お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。

当社で使用する文書のフォーマットをテキストに盛り込むことはできますか？

可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

ビジネス文書研修ではどのような演習をしますか？

演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。

短時間での研修実施は可能ですか？

可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。