0001ビジネス文書研修(1日間)

ビジネス文書研修(1日間)

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本研修の「ねらい」

論理的で分かりやすい、相手の立場に立ったビジネス文書を作成できるようになるための研修です。

研修ではまず、ビジネス文書作成の最大のポイントが「相手が何を知りたいかを意識すること」であることを理解します。そのうえで、各種ビジネス文書の型や構造、ルールを学んでいきます。
本研修の特徴は、文書作成の前提となる要約力を身につける演習や、「議事録」「報告書」など使用頻度の高い文書の作成演習に、半分以上の時間を割くことです。そのため、研修で学んだ考え方やスキルを研修内で定着させ、確実にビジネス文書作成力を強化することができます。


研修プログラム例

B BWR100-0000-0001

研修プログラム例
 
内 容
手法
 
  • 【Ⅰ.基礎編】
 
  • 1.ビジネス文書とは? ~構造とルールを理解する
    (1)ビジネス文書の種類 ~社内文書と社外文書
    (2)ビジネス文書の8つポイント
     ①内容を想定できる表題をつける
     ②一文は40~50字程度の短文
     ③主語と述語が明確かつ一貫している
     ④内容は具体的かつ正確に
     ⑤分かりやすい言葉を使う
     ⑥相手の名前・役職に注意する
     ⑦書き手の立場を明確に
     ⑧ぱっと見て「美しい」と思わせるレイアウト
    (3)ビジネス文書の構造 ~読み手にとってわかりやすいこと
     【演習①】要約問題
      1000字程度の内容を200字に要約する
講 義
ワーク
  • 2.社内文書
    ◆基本形 ~儀礼文は省略して簡潔に
講 義
  • 3.社外文書
    (1)基本形 ~慣用表現を活用して丁寧に
    (2)社外文書の挨拶と結びの慣用表現
    (3)封筒・はがきの宛名の書き方
講 義
  • 【Ⅱ. 実践編】
 
  • 4.E-mail作成のポイント
    (1)ビジネスE-mailの構造
    (2)ビジネスE-mail作成のポイントまとめ
    (3)ビジネスE-mailの注意事項
講 義
  • 5.議事録作成のポイント
    ◆議事録作成のポイント
     ①日時 ②場所 ③出席者 ④用紙・決定事項 ⑤詳細内容
     ⑥次回会議日程 ⑦所見(省略する場合あり)
    【演習②】議事録の作成
     会議を想定したDVDを見て会議の議事録を作成する
講 義
ワーク
  • 6.報告書の書き方
    (1)社内報告書の全体構造
    (2)報告書作成のポイント
    (3)報告書の具体的な書き方
     【演習③】報告書の作成
    ※演習は受講生同士で行い、グループで一番良いと思われる解答例を発表。その後、講師から押さえておくべきポイントの講義とアドバイスを実施
講 義
ワーク

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テキスト作成者から

本研修では、研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてています。演習を通して、「相手(読み手)の立場を考えて文書を作成する」スキルを身につけます。

演習は、2種類の演習を4~5題程度実施いたします。

1.要約演習
1000文字程度の文書を200文字に要約し、上司に報告する演習です。
演習をとおして、
 ①読み手の視点で伝えるべき内容を簡潔につかむ力(要約力)
 ②論理的思考力
を高めていただきます。

2.様式を学ぶ演習
実際に議事録、報告書、e メールなどを作成していただきます。読み手にとって分かりやすい文書の作成方法=魅せ方を身につけます。

営業担当者から

ビジネス文書研修は、以下のようなお客さまからよくご依頼いただきます。

・若手が作成した文書を読んでも、ポイントが不明確で、何を言いたいのか分からない(若手の文章能力が低下している)

・社外に提出する文書(特にEメール)で、基本的なマナーを押さえられていないケースがあり、顧客満足を下げている

・本来であれば、上司や先輩が指導するべきだか、文書の作成指導にそこまで労力を割く時間がない

・管理職や先輩も、文書作成にあたって体系的に学習したことがなく、若手の文章を指導できない

・内部統制の強化や顧客情報管理の強化などにより、社内文書を書く機会が増えたが、第三者が読んでよくわからない文書が多い

・昇格試験の論文対策、提案書作成強化、報告書作成強化などのため

同様のお悩みを感じていらっしゃいましたら、ぜひお問い合わせください。

講師からひとこと

テキストに紹介されている「ビジネス文書作成の基本」は、ぜひ暗記して、文書作成時には常に心がけていただきたい内容です。ビジネス文書は、それほど多くの種類が存在するわけではなく、社内外Eメール、社内外報告書、議事録などが主なものです。テキストを参考にして、それぞれの型(フォーム)をしっかりと覚えていただくことをお勧めいたします。作成時間を短縮し、一定の品質を確保するうえで有効です。

実績と受講者の声

実施、実施対象
2018年 7月     31名
業種
情報通信・ITサービス
評価
内容:大変理解できた・理解できた
96.8%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 文書を簡潔にまとめるように心がけていきたい。具体的に一文の文字数などを知れて役立った。
  • まずは書く機会の多い社内メールで、今回学んだことを生かしていきたい。演習も多く実際にどうかけばいいかを学びやすかった。
  • 字数や句読点を意識するだけで、とても簡潔で読みやすい文になったので今後も生かしていきたいです。

実施、実施対象
2018年 1月     21名
業種
製造業(素材・化学)
評価
内容:大変理解できた・理解できた
85.7%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 入社してから、何となく使ってきた言葉が、どれが正しくてどれがおかしかったのか理解できて良かった。また、迷う事があった時は、この資料を見返して正しい言葉を使うようにしていきたい。
  • 知っているつもりで知らない事が多かった。相手に伝わるビジネス文書を書けるよう頑張ろうと思った。
  • 体験談などを入れながらの研修で、とても楽しく受けさせて頂きました。日本語が不自由なので、文章を書くのはとてもつらく時間がかかるのですが、少しずついい文書を書けるよう努力していきます。

実施、実施対象
2018年 1月     21名
業種
製造業(素材・化学)
評価
内容:大変理解できた・理解できた
85.7%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 入社してから、何となく使ってきた言葉が、どれが正しくてどれがおかしかったのか理解できて良かった。また、迷う事があった時は、この資料を見返して正しい言葉を使うようにしていきたい。
  • 知っているつもりで知らない事が多かった。相手に伝わるビジネス文書を書けるよう頑張ろうと思いました。
  • 体験談などを入れながらの研修で、とても楽しく受けさせて頂きました。日本語が不自由なので、文章を書くのはとてもつらく時間がかかるのですが、少しずついい文書を書けるよう努力していきます。

実施、実施対象
2017年 6月     24名
業種
マスコミ・広告・印刷
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 今までビジネス文章をという細かい分野で研修を行ったことがなかったので大変身になりました。
  • メール、文書例も用意されていて、復習がしやすくて良いと思いました。
  • 演習も混ぜながらだったので、実用的でわかりやすかった。

実施、実施対象
2017年 5月     32名
業種
製薬
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 講師の方のご経験を添えたお話しにより、具体的な背景を想像できたため、文書作成の必要性と重要性がわかり、とても有益なお話しでした。
  • 演習も適宜あり、またグループ内で解答の共有ができたので良かった。他の方の意見も参考に今後の業務に活かしたい。
  • 手紙とメールの違いや、敬語の使い方を学び、二重敬語等使用していないかしっかり確認しようと思いました。

実施、実施対象
2017年 5月     21名
業種
コンサルティング・調査
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 社内、社外それぞれについて、丁寧に時間をかけて説明していただき、貴重な研修でした。形式的な注意点のみならず、内容においても誰から誰に向けるものなのかを意識することがいかに大切かを学ぶ事が出来、様々な場面で活かしていきたいと思いました。今はできない事が数多くありますが、今日学んだことだけでもできるようになれることはいくつかあると思うので、ひとつひとつ復習して自分のスキルとして身に付けようと思います。
  • ビジネス文書について学ぶだけでなく、少しずつ使えるようになってきていたのを実感できていた為、有意義な時間になったと思う。社内、社外で文書の書き方が違っているので、よく理解していきたいと思う。
  • 今まで言い回しや敬語を間違って使っていたことが分かったので、今回学べて、しっかり修正していきたいと思った。日報など、ただ書いて埋めるだけでなく、課題や改善点など考えながら、文書を作成していきたい。


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ビジネス文書研修の評価
年間総受講者数
10,773
内容をよく理解・理解
95.3
講師がとても良い・良い
94.0

※2017年10月~2018年9月

サービス内容
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