定型業務はシステムにお任せ。本来の人事業務に集中するためのLeaf活用のススメ

当社は研修会社で、あらゆる業界のお客さまからお話を伺うのですが、「未対応者の追いかけ業務に、かなりの時間を取られている」とご相談を受けることがあります。 雑務に追われるばかりで、社員教育における課題分析や教育計画の見直しなど、本来の仕事に取り組む時間がない、というお悩み、皆さまにもありませんか。 本稿では、そんなお悩みを解消できるLeafの使い方をご紹介いたします。

1.なかなか減らない、「手間がかかるのに、生産性が低い」仕事

人事の仕事として、書類を全員分回収したり、受講必須のeラーニングやテストを完遂してもらうよう促す業務もありますよね。期限までに対応するようアナウンスしたにも関わらず、毎回期限が過ぎても対応してくれない人がいたり、催促連絡をすると「現場は忙しいんだ︕」と反発する人がいたりと、対応に苦戦することはありませんか。

また、そうした業務も、ただ単純に完了すればいいというわけではなく、
・提出された書類に不備・不足がないか、確認が必要
・集計だけでなく分析する作業も伴うため、全員分揃わないと次の作業に進めない
・すべての書類回収が終わって初めて、行政向けに提出する書類作成に着手できる
というのが現状かと思います。少数でも未対応者がいると、その次に対応すべき仕事が止まってしまいます。 この「追いかけ業務」こそ、人事部にとっての「生産性の低い仕事」ではないでしょうか。こうした仕事をストレスなく進められるのが、LMS「Leaf(リーフ)」です。

2.無駄にかかっている手間を一掃する

「Leaf(リーフ)」は、のべ30,000組織(※)以上の人事担当者のお悩みから生まれた、次世代型の人事サポートシステムです。研修会社であるインソースだからこそ知っている、教育のノウハウが詰まっています。
Leafは、
◆メール送信日を事前に登録しておくと、研修の申込や、eラーニングの視聴が完了していない受講者に、自動的でリマインド連絡をしてくれます。
◆提出書類が未提出の人だけをワンクリックで検索し、個別に催促メールを送ることができます。
◆未提出の人を一覧化して出力できるので、プリントアウトして、上司に報告する資料をすぐに作成できます。
◆提出した日付・時刻が自動記録されるので、毎回提出が遅れる人や提出期限を過ぎてしまう人の 情報を蓄積することができます。
(※)2003年6月から2020年9月までに、当社サービスをご利用いただいたお取引先累計です。

具体的には、下記のような場面でお使いいただけます。
◆対象となる社員100名に対して、スライド資料と動画を閲覧の上、テストに合格をさせたい

◇ Leaf導入前 ※()は推定所要時間です
(1)対象となる社員全員を、社員名簿のExcelから検索・抽出。メールソフトの「宛先」に一人ひとりのメールアドレスを追加して案内メールを送信(3時間)
(2)スライド資料やテスト問題を準備し、メールに添付して共有 もしくは共有フォルダなどから閲覧してもらう(1時間)
(3)動画はメール添付できないため、別の視聴専用サイトやシステムで視聴できる 環境を整える(1時間)
(4)テストやアンケートは、メールに回答結果を添付して返信してもらい、 その都度提出状況を管理表に反映する(3時間)
(5)テストの合否結果をだすために、担当者が一人ひとりの解答結果をメールから ダウンロードして、採点用のExcelで集計(5時間)
(6)提出期限になっても返信がない人を、提出状況の管理表から拾い出し、 未提出者に個別に催促連絡をする(10時間)
(合計23時間)

これらの業務は、他の仕事と並行で行うため、ご担当者さまの業務を圧迫します。1テーマの準備を完遂するまでにかかる時間、精神的負担はもっと大きいものかとお察しします。また、前段階の業務が着手できない作業もあり、実際に、もっと多くの時間を要することが見込まれます。

研修プログラム、資料、アンケート、テストなど必要なコンテンツを網羅

Leafには、研修に付随する、あらゆる種類の資料を格納することができます。PDFやWord、PowerPointのデータや動画データをそのまま保管することも、Leafのフォーマットに沿って登録することも可能です。
例えば、アンケートやテストを作成する場合、どんな問題形式にも対応可能です。記述形式はもちろん、ラジオボタン、チェックボックス、セレクトボックスなどから、選択式の問題も作れます。 テストを実施する場合は、自動採点する機能も便利で、採点、合否判定が自動化され、運用の手間を格段に軽減できます。

さらに、こうしたコンテンツは格納時のデータ変換が不要で、無制限かつ無期限で保管いただけます。そのため、貴社が過去に行ってきた豊富な研修とコンテンツを余すことなく、Leafに集約できるようになっています。 今後、ご担当者さまが異動された場合も、必要なデータがLeafに揃っていれば、教育業務の引き継ぎもスムーズです。

コンテンツを公開して、eラーニングシステムとして活用可能

上記のように、過去の研修資料・教材をLeafに格納すると、eラーニング教材としても活用できます。 格納した教材を公開し、対象者を受講者として指定すると、対象者は公開された教材を、PCやスマホの画面で閲覧できるようになります。管理者側では、各種コンテンツやアンケート・テストなどの個人別の閲覧状況、回答状況をモニタリングできるようになるので、受講状況も手に取るように把握できます。

eラーニングを実施することによって、コロナ禍で加速した、
・対面型・出社型からリモートワーク・在宅勤務へ
・時間軸から成果へ
・ICT化と、それに伴う業務効率向上を求める時代へ
これらの変化への対応も同時に実現できます。

新しい企画を実施しづらいときには、新しいことは敢えて何もせず、今期は今までの資産をフル活用して、「環境」を耕す時間としませんか。
これからの人材育成部門の役割は、スタートラインに立った従業員を並んで走らせ、ゴールテープを切らせる「平等」を支援する時代ではありません。「平等に、積極的に教育を受けられる環境」を準備し、各個人の成長を支援していく時代に入ります。 その「環境」構築の第一歩は、これまでのノウハウの整理と活用のための必要な準備です。

一気呵成に攻めの教育を行うため、貴重な時間を無駄にしないため、ぜひLeafの導入をご検討ください。