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知らない機能で損してない？ Excel基礎・関数・ピボットまで一気にマスターする価値とは
Excelは仕事であたりまえに使っていらっしゃることと思います。Excelの基本機能は数十年前から変わっていませんが、見かけや新機能はどんどん追加され、刷新されています。毎日使っていても、いつの間にか知らない便利な機能が増えているという事が起きています。
表計算ソフトとしてのExcelの基礎が分かっていなければ、複数の関数を組み合わせて結果を出すような表計算ができません。関数や機能を使って入力されたデータを計算しやすく加工する力が無ければ、ピボットテーブルで正確な情報を集計することはできません。
たとえ業務でデータ入力しか行わないとしても、その先でデータをどう使うかの見通しがある人とない人の入力には違いが出ます。業務の生産性を向上させるために、Excelの基礎から応用まで体系的に学ぶことは価値があります。
Excel基礎、関数の基本、ピボットテーブルを一気に学ぶことで、日々の業務効率を格段に向上させ、あなたのビジネスを次のレベルへと引き上げる力を手に入れることができるでしょう。
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Excelの基本操作を習得し、資料作成を効率化する
Excelの基本操作を体系的に学ぶことは、日々の業務を効率化するための第一歩でもあります。
普段Excelで使用する主な機能として、データの入力、表の作成、グラフの作成、データベースの利用などがあります。
これらの基本操作を習得することで、Excelを使った資料作成のスピードと正確性が格段に向上し、業務の生産性向上に直結するでしょう。
具体的な基本操作
- Excelの起動と基本操作：新規作成や既存ファイルの開き方、画面構成の理解、シートの追加・コピー・削除、印刷、ファイルの保存と終了
- データの入力と編集：データの種類や入力、編集、削除の方法、数式の入力と再計算、データの移動、オートフィルの利用
- 表の作成と書式設定：罫線の引き方、セルの塗りつぶし、文字列の色変更や装飾、フォント設定、セル結合、桁区切り表示、書式のコピー
- 関数の基礎：関数の入力方法やSUM関数、AVERAGE関数、MAX関数、MIN関数、IF関数といった基本的な関数。さらに相対参照と絶対参照の違いと使い分けも含まれます。
- グラフの作成：円グラフや棒グラフの新規作成方法、グラフのタイトル変更、色とスタイルの調整、データ系列名の変更、行・列の切り替え、単位・軸ラベルの追加、目盛単位の変更
- データベースの利用：データの並べ替え（昇順・降順、複数条件、セルの色による並べ替え）やフィルターの設定・解除といったデータベース機能の概要と具体的な利用方法
【公開講座】Microsoft Office研修～Excel基礎編
Excelをはじめて使う方や普段使っているが少し操作に不安がある方にオススメの研修内容です。
Excelの基本的な使い方から、データ入力、表計算、グラフ作成まで、業務に必要な基本操作を１日で習得できます。
実用的なExcel関数を使いこなし、データを加工する
Excelの関数は、データを「加工する」上で非常に強力な機能です。
ビジネス現場でよく使用される関数を習得することで、使いづらい形で蓄積されたデータも有効活用できるようになり、様々な計数を自分で抽出・分析する力が身につきます。
これらの関数を習得し組み合わせることで、データの加工が自由自在になり、業務の時短やミス防止に大きく貢献するでしょう。
データを加工するのに役立つ操作方法
- 関数の基本と入力方法：Excel関数とは何か、使う際のポイント、数式の各部名称、演算子との違いを理解します。また、セルや数式バーへの直接入力、「関数の挿入」ダイアログボックス、関数ライブラリ、関数コピーといった４種類の関数の入力方法を知っておくことで、効率的な入力ができるようになります。
- 条件ごとの合計と数値処理：指定したセル範囲の値を合計するSUM関数や、見えている数字だけを合計するSUBTOTAL関数を理解することで、条件に応じた集計が可能になります。また、ROUNDDOWN関数を用いて指定した桁数で数値の端数を切り捨てる方法も面白いです。
- 特定の条件を満たすデータの検索と抽出：AND関数やOR関数を使って複数の条件を設定し、IF関数と組み合わせることで、条件に基づいた結果を表示できるようになります。IF関数のネスト（入れ子）を設定することで、複数条件に対応する応用力も身につきます。
- 日付計算とデータ参照：TODAY関数で常に今日の日付を返す方法や、DATEDIF関数で勤続年数・日数を計算する方法は一気に知っている方は少ないと思います。また、VLOOKUP関数を使って別に用意した参照表からデータを呼び出すスキルや、ROW関数でソート・削除しても常に連番を保つ方法などは、ビジネスにおいて知っておくとかなり得をします。
- 文字列の体裁整理：CONCATENATE関数で複数のセルの文字列を結合したり、TRIM関数で余分なスペースを削除したり、REPLACE関数でデータの一部を別の文字に置き換えたり、MID関数で指定文字数分の文字列を取り出したりする方法で、名簿などの文字列データを効率的に整形できるようになります。
【公開講座】＜速習！＞（半日研修）（中級者向け）Ｅｘｃｅｌ研修～関数の基本編
Excel関数を自在に操り、複雑なデータも効率よく処理できるようになります。
業務効率を大幅に向上させ、データ分析の幅を広げたい方におすすめです。
ピボットテーブルを活用し、大量データを情報に変換する
「ピボットテーブル」は、何千という大量のデータを手軽に「情報」へ変換するための強力な機能です。
羅列された数字や事象を、意味ある判断材料・検討材料に変える力を養うことができます。経理部門だけでなく、営業職の方々にとっても非常に有益なスキルとなります。
ピボットテーブルを習得することで、膨大なデータの中から必要な情報を素早く抽出し、多角的に分析する能力が向上します。
データ集計・分析の際に役立つ操作方法
- ピボットテーブルの基本理解：ピボットテーブルとピボットグラフの概要、各部名称、そしてピボットテーブルに変換するための表作成のルールを理解することが重要です。
- ピボットテーブルの作成と操作：基本的なピボットテーブルの作成から始まり、フィールドの詳細表示の切り替え、データのグループ化、表示形式の設定、データの更新方法などが挙げられます。他にも、レポートフィルターの追加、レイアウト変更、データの並べ替え、フィールドの追加・削除、ドリルアップ/ドリルダウンによる分類変更といった、多岐にわたる機能があります。
- ピボットグラフの作成と利用：ピボットテーブルからピボットグラフを作成する方法を学び、その各部名称、レイアウト変更、データの絞り込み方を理解します。加えて、スライサーやタイムラインといった便利な機能の利用を通じて、インタラクティブなデータ分析を可能にします。
- 便利な機能の活用：おすすめピボットテーブルの作成など、さらに効率的なデータ活用を促す機能がたくさんありますので、それらを活用することでより高度な集計・分析が可能になります。
【公開講座】＜速習！＞（半日研修）（中級者向け）Ｅｘｃｅｌ研修～ピボットテーブルを用いたデータの集計・分析編
大量のデータを視覚的に分かりやすい情報へと変えるピボットテーブルのスキルを習得。
経理部門だけでなく、営業職の方にも役立つデータ分析力を養います。
Excelの機能を知ることは自分の価値を高める指標
現代のビジネス環境では、ＰＣスキル、特にExcelの知識は特定の職種に限定されるものではなく、全てのビジネスパーソンに求められるものとなっています。データは最初から特定の目的のために蓄積されているケースは少なく、いざ使いたいときに「使いづらい」と感じることは日常茶飯事です。
かつて「Excel職人」がExcel業務全般を担っていた時代から、今は「誰しもがデータを加工し、情報に変える力」が求められる時代へと変化しています。Excelの機能を身に付けることは自身の価値を高めることに直結するのです。
Excel初心者向けプラン～現場ですぐに役立つ関数とピボット機能
このように、Excel基礎、関数の基本、ピボットテーブルという３つの視点から、段階的かつ実践的にスキルを高めていくことが可能です。そして、これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「Excel初心者向けプラン～現場ですぐに役立つ関数とピボット機能 」です。
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