社内業務を劇的に効率化するＡＩエージェント活用事例と導入のポイント

日々の業務において、定型作業に追われ、本来注力すべき企画や提案の時間が取れないとお悩みのビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。

こうした課題の改善に向けて、生成ＡＩを活用した業務効率化・業務改善の取り組みが広がっています。

なかでも注目されているのが、特定の業務に合わせて回答や支援内容を最適化できるＡＩエージェントです。本記事でご紹介するＡＩエージェントは、対話型生成ＡＩ（ChatGPTやCopilotなど）をベースにしたものです。複雑なワークフローを自動実行する仕組みというより、問い合わせ対応や企業分析、メール作成など、対話形式で業務をサポートするエージェントを指しています。

本記事では、インソースで実際に活用しているＡＩエージェントの具体的な事例をご紹介します。エンジニアではない現場の人が発案し、実際に形にし、使われているＡＩエージェントです。記事をお読みいただくことで、自社に最適なＡＩ活用法が分かり、生産性向上のヒントを得ていただけます。結論として、現場の課題に直結した専用のＡＩエージェントを作成することが、真の業務効率化と業務改善につながります。

定型業務を自動化するＡＩエージェントの具体的な活用事例

社内でＡＩエージェントを活用することで、これまで人の手で行っていた様々な定型業務を効率化、改善できます。ここでは、インソースで実際に活用している４つの事例をご紹介します。

【お問い合わせ回答エージェント】過去の履歴から最適な返信を自動生成

研修などの案内窓口に日々寄せられる問い合わせに対して、迅速かつ正確に対応するためのエージェントです。これにより、対応品質を一定に保ちながら、返信にかかる時間を大幅に削減できます。

利用ツール：Microsoft 365 Copilot
活用部署：問い合わせ窓口部門、研修案内部門
業務課題：過去の回答を探す手間がかかり、対応品質にばらつきが出る
解決策：過去のやり取りの履歴をナレッジとして参照し、適切な返信文面を自動生成する
導入効果：
・返信時間の短縮
・回答品質の標準化
・新人担当者でも一定品質で対応可能

お問い合わせ回答エージェントイメージ図

【企業分析エージェント】ＵＲＬ一つで商談前の企業調査・分析を瞬時に完了

営業活動における、商談前の重要な事前準備を効率化するためのエージェントです。営業担当者は、より付加価値の高い戦略立案や顧客折衝に時間を割けるようになります。

利用ツール：Microsoft 365 Copilot
活用部署：営業部門、営業企画部門
業務課題：商談前の企業調査や提案書作成の準備に多くの時間がかかっている
解決策：企業名とＵＲＬを入力するだけで、基本情報や事業内容、強みや弱み、ＤＸ関連の取り組みを自動で収集・整理する
導入効果：
・商談準備時間の削減
・提案の質向上
・営業活動の効率化

企業分析エージェントのイメージ図

【販促メール作成エージェント】会議の文字起こしデータからメルマガ文面をスピード作成

会議やセミナーの内容を、次のマーケティング施策へスムーズにつなげるエージェントです。迅速な情報発信が可能になり、コンテンツ作成にかかる時間と負担を大きく軽減できます。

利用ツール：ChatGPT
活用部署：営業推進部門、マーケティング部門
業務課題：長時間の録画を見直して要点をまとめ、メルマガを作成する手間がかかる
解決策：会議の文字起こしデータから重要なトピックや訴求テーマを抽出し、販促用のメルマガ文面を作成する
導入効果：
・コンテンツ作成時間の短縮
・情報発信のスピード向上
・マーケティング業務の効率化

販促メール作成エージェントのイメージ図

【研修提案アシスタント】顧客の状況や課題に応じた講座候補を厳選し提案

お客さまの状況や課題に応じて、最適なソリューション提案を支援するエージェントです。営業担当者の経験年数に関わらず、お客様の課題に応じた質の高い提案を支援するツールとなります。

利用ツール：ChatGPT
活用部署：営業部門、営業推進部門
業務課題：膨大な公開講座の中から、お客様の状況に最適な講座を探し出すのが難しい
解決策：お客様の状況や課題を入力すると、インソースの公開講座から最適な講座候補を選定。あわせて選定理由や関連研修まで整理する。
導入効果：
・提案品質の向上
・営業活動の効率化
・新人営業の早期戦力化

研修提案アシスタントのイメージ図

ＡＩエージェントを社内定着させるために押さえるべきコツ

便利なＡＩエージェントですが、ただ導入するだけでは社内に定着しません。活用を進めるためには、いくつか押さえておくべき重要なポイントがあります。

現場の課題に直結したエージェントの作成

最も重要なのは、現場の具体的な課題を解決するエージェントを作成することです。漠然とした目的で作られたツールは、結局使われなくなってしまいます。例えば「販促メールの作成時間を半減させたい」など、明確な目的と利用部門を設定すると良いでしょう。現場の声を拾い上げ、かゆいところに手が届くツールにすることが定着の鍵となります。

利用ツールやカテゴリの適切な使い分け

ＡＩエージェントを作成する際は、目的に合わせて適切なツールを選択することも大切です。Microsoft 365 Copilotは、社内のファイルやデータを参照する情報収集や問い合わせ対応に強みを持ちます。一方、ChatGPTは文章の要約や構成案の作成など、柔軟なアイデア出しに長けています。情報収集や文書作成支援など、カテゴリに応じた使い分けが効果的です。