ストレスチェック運用の引継ぎが大変な理由とは？～担当者の負担を減らす「外部委託」のためのチェックポイント

ストレスチェック制度は、従業員のメンタルヘルス不調を未然に防ぎ、職場環境の改善につなげる重要な取り組みです。しかし担当者目線では、名簿準備や受検案内、未受検者フォロー、結果管理など多くの工程が発生する、難易度の高い業務でもあります。

特に自治体や大規模組織では担当者の異動も多く、引継ぎが大変なことや、毎年運用方法を確認し直しているといった声も少なくありません。ストレスチェック運用で引継ぎ負担が大きくなりやすい理由と、業務を安定して継続するための工夫について解説します。

ストレスチェックは工程が多い業務～引継ぎに困っていませんか？

ストレスチェック業務は、想像以上に工程が多い業務です。対象者の名簿準備、受検案内、未受検者へのリマインド、結果の集計や管理、集団分析、さらに高ストレス者の医師面談の調整や面談後の事後措置まで、実施工程が長く、工程ごとにさまざまな業務が伴います。業務を一つひとつ手順書として整理することも可能ですが、実際の運用では細かな判断や調整が必要になる場面が多くあります。

例えば、人事データからどのように名簿を作成するのか、期中に発生する休職者や新規採用者をどのように扱うのか、また本庁舎以外の拠点で医師面談を行う場合の調整方法など、細かな対応は仕様書やマニュアルに書き残せず、担当者の経験や判断に依存しやすい部分です。

年度によって対応事項が変わることも多い

さらに、年度によって対応内容が変わることもあります。例えば、ある年度は面談希望者がいて医師手配を行ったものの、別の年度では面談希望者がおらず、面接指導を実施しなかったというケースも珍しくありません。

組織改変があり、集団分析時の所属の区分やグループ分けが前年度通りにいかないというケースもあります。このように対応事項が年ごとに変わることがあるため、引継ぎ情報として抜け漏れが発生しやすく、混乱が生じることがあります。

実施時期と引継ぎ時期のズレ

加えて、ストレスチェックは夏から秋頃に受検が完了するケースが多く、年度末の引継ぎまで期間が空いてしまう点も課題です。年度末は他業務の引継ぎも集中するため、ストレスチェックの説明が十分に行われないまま次年度を迎えてしまうこともあります。こうした背景から、ストレスチェックは引継ぎの負担が大きい業務の一つになりやすいといえるでしょう。

「手間がかかりすぎる運用」を脱するために

こうした課題への対策として、多くの組織が検討しているのが、ストレスチェック運用の外部委託です。ストレスチェックでは、実施そのものよりも、実務の運用部分に多くの時間がかかります。例えば、以下のような業務です。

スケジュールの作成
受検環境（Webシステム）のセッティング
調査票の作成
回答の入力・集計
個人結果票の作成・案内文の封入・所属ごとの配布
高ストレス者の抽出
受検案内・未受検者への督促・面接推奨対象者への案内
集団分析の作成

これらの工程すべてを担当者で実施しようとすると、担当者の負担が大きくなります。また、工程の多さや複雑さから、多大な引継ぎ負担が発生します。

外部サービスの活用は一つの選択肢

こうした実務をまとめて代行できるサービスに委託することで、運用をシンプルにするという方法があります。受検案内の送付や未受検者フォロー、結果作成などを一括して任せられる仕組みであれば、担当者は名簿の準備など最低限の業務に集中するだけで済みます。

また、運用が標準化されているサービスを利用することで、担当者が変わっても同じ手順で実施できるため、引継ぎの負担軽減にもつながります。業務を無理なく継続するためには、こうした外部サービスの活用も一つの選択肢といえるでしょう。

安心して外部委託するためにチェックするべきこと

ストレスチェック制度は健康診断と近い業務と思われがちですが、制度としては別物で、大きく異なる点があります。特に重要なのは結果の取り扱いです。ストレスチェックでは、結果は原則として本人のみが確認でき、事業者が結果を把握するためには本人の同意が必要となります。

また、体の健康診断は従業員に受診義務がありますが、ストレスチェックは受検者となる従業員には受検義務がありません。受検を強制するような運用や、人事権のある者が勝手に結果を見て人事評価や面談に利用するといったことは禁止されています。

このような制度の特性から、ストレスチェック実施にあたっては、受検システムの閲覧権限範囲や、プライバシー保護に留意が必要です。外部委託を検討する際にも、プライバシー保護に関する機能の有無や、委託業者そのもののセキュリティ体制を十分に確認することが重要です。

ストレスチェックを外部へ委託する際の重要なチェックポイント

権限によるアクセス制限があるか、結果データへのアクセス権限が適切に制御されているか
データが暗号化されているか
結果の提供への同意がシステム上で適切に管理されているか
ＩＳＭＳやプライバシーマークなどの認証を取得しているか
データを保管するサーバーが国内にあるか（海外サーバー場合、万が一漏洩した場合は日本国の法律が適用されず、データの回収ができない場合があるため）
自社以外の人がアクセスしうるシステムではないか
システムが安定して稼働する環境が整っているか

このような点を確認することで、安心して運用を任せることができます。

ストレスチェック支援サービス～実施から職場環境改善まで

インソースでは、自治体・官公庁・関連法人など全国3,265組織以上（2025年９月時点）の支援実績をもとに、ストレスチェック運用支援サービスをご提供しています。

受検案内や進捗管理、未受検者フォロー、結果作成、集団分析などの実務を一括でサポートするため、担当者の負担を軽減しながら安定した運用を実現できます。また、医師による面接指導の対応や、集団分析結果をもとにした職場環境改善プログラム、受検者向けセルフケアｅラーニングなどのオプションにも対応しています。ストレスチェック運用の効率化をご検討の際は、ご検討ください。