3221新人のためのビジネス文書研修(1日間)

新人のためのビジネス文書研修(1日間)

お客さまのご都合に応じた受講方法をご用意しております。

当研修の「ねらい」

【教材販売】新人向けビジネス文書研修テキスト

ビジネスシーンでは、Eメールや報告書(日報)の他、様々な文書があります。本研修では、Eメール、報告書、議事録、送付状、お詫び状など、各ビジネス文書を作成するための基本の基本をお伝えいたします。組織内外とわず、ビジネスにおける関係者から信頼を得られるような文書を作成し、「この人に仕事を任せよう」と思ってもらえるような新入社員になっていただくことを目指します。

■インソースの「ビジネス文書研修」をお勧めする理由

人には見慣れた「型」があります。ビジネスシーンでも、社会人が読みやすい文書には「型」があります。それがマナーと同じように「常識」となり、仕事を円滑に進めるための「ルール」にもなっています。新入社員の文書作成力向上には、この「型」、「常識」、「ルール」を共有し、根気強く教えることが欠かせないのです。

インソースのビジネス文書研修では、この「型」や「常識」、「ルール」を徹底的にお伝えします。具体的かつ細かいルールが洗い出されており、どういった点に留意すると、相手が読みやすいビジネス文書になるのかが新入社員でも理解しやすい内容となっています。

一例を挙げると、以下のようなポイントを取り上げます。
・書き手の立場を明確にする
 →「誰が」「何のため」に書く文書かを、明確に意識しましょう
・コンプライアンスルールに注意する
 →「自分が書いた文書=組織が書いた文書」であることを心に留めましょう
・定型表現を覚え、使用する
 →敬語の使い分けや決まったあいさつ文を覚えましょう
・一文の長さは読みやすい短文にする
 →一文は40字~50字を目安としましょう


研修プログラム例

研修プログラム例
内容
手法
  • 1. ビジネス文書とは ~基礎知識
    (1)はじめに
    【ワーク】ビジネスパーソンとして、なぜ、文書作成スキルが求められるのかを考えましょう。
    (2)良いビジネス文書を書くうえで、最も大切なこと
    (3)ビジネス文書の種類
    (4)ビジネス文書作成の基本
    (5)ビジネス文書の構造
講義
ワーク
  • 2. 社内文書① ~基礎知識
講義
  • 3. 社内文書② ~報告書
    (1)報告書の全体構成
    (2)報告書の基本構造
    (3)報告書の注意事項
講義
  • 4. 社内文書 ~まずは、日報からはじめましょう
    (1)日報の目的 ~なぜ日報を書かなくてはいけないのか
    (2)日報の構成
    (3)日報の内容 ~書くべきポイントは2点
    (4)日報記入の所要時間と目安量
    (5)日報記入の注意点
講義
  • 5. 社内文書③ ~議事録・連絡書・稟議書
    (1)議事録の全体構成
    (2)議事録とは
    (3)議事録の基本構造
    (4)連絡書
    (5)稟議書(起案書・回議書・決裁書・伺い書)
講義
  • 6. 社外文書① ~基礎知識
    (1)基本形 ~慣用表現を活用して丁寧に
    (2)社外文書のあいさつと結びの慣用表現
    (3)封筒・はがきの宛名の書き方
講義
  • 7.社外文書② ~文例
    (1)書類送付状
    (2)ファックス送付状
    (3)招待状・案内状
    (4)お祝い状
    (5)お詫び状
    (6)お礼状
    (7)依頼状
    (8)報告書
講義
  • 8. Eメール① ~基礎知識
    (1)Eメールの全体構成
    (2)各項目の書き方の慣例
    (3)Eメールの注意事項
講義
  • 9. Eメール② ~文例
    (1)連絡のメール
    (2)質問のメール
    (3)報告のメール
    (4)お礼のメール
    (5)依頼のメール
    (6)お詫びのメール
    (7)英文メール① ~基本構造
    (8)英文メール② ~作成のポイントまとめ
    (9)英文メール③ ~注意事項
    【参考資料①】文書表現の注意点(詳細)
    【参考資料②】敬語表現
講義

※研修は、講義に適宜ワーク(3~4題)をはさんで進行します。
※この他の演習例ラインナップはこちら↓

演習の種類ラインナップポイント
構造の
理解
要約
  • アメリカで日本の伝統工芸品フェア開催
  • 官公庁の業務を一部委託
  • 新システムの発表
  • タイにおける環境保全活動

いずれも1000字程度のパブリシティを、上司に報告する設定で、200字、50字にまとめます。

相手が必要としている情報について、考え抜いていただきます。

社内
文書
日報
  • 昨日の業務内容
  • 入社式の内容
  • 本日の研修内容
    (※研修の最後に実施)

2014年度、新たに追加!「本日の研修内容」の場合は研修のまとめとして作成していただきます。

報告
  • イベント見学報告
  • 業務遅延の報告
  • 商談結果の報告

分かりづらい散文を、箇条書きを使用して美しい文書に仕上げていただきます。

議事録
  • システム開発会議
  • 明るい職場づくり

実際に5分程度の映像を見て、まとめていただきます。

メモ
  • 上司外出中の顧客からの伝言

電話を受けながら走り書きしたメモを整理するという、よくある場面を想定して、要点をまとめていただきます。

連絡
  • 社内懇親会の案内メール
  • インフルエンザ予防策の周知
  • 部内研修の案内状
  • 上司からの注意喚起
  • 会議の準備物について

上司や先輩からの伝言を、端的にかつ漏れなく整理して、周囲に伝える文書を作成していただきます。

稟議
  • 物品購入
  • 業務の外部委託
  • セミナー開催

稟議書に欠かせない「なぜ、それをする必要があるのか」を考え、文章にしていただきます。

社外
文書
基本
  • 封筒の書き方

わかっているようでわかっていない、封筒の書き方を学んでいただきます。

連絡
  • 新商品発表会開催
  • 商談の検討結果

配慮を伝える+αの言い回しを学びます。

報告
  • 問い合わせへの返答

端的に、かつ丁寧な文章を作成するポイントを学んでいただきます。

お礼
  • 講演会登壇
  • 顧客先施設見学
  • 訪問時のおもてなしへのお礼

「ちょっとした感謝の気持ち」をどのように表せばいいのかを学びます。

依頼
  • アポイント変更依頼
  • 講演会登壇

失礼にならずに依頼をするポイントを学んでいただきます。

  • ・この研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です
  • ・研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚まシステム」や研修担当者様の負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます

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テキスト作成者から

本研修は、「新人にビジネス文書(メール)の作成スキルを身につけさせたい!」「お客さまに対し恥ずかしくない表現方法を身につけさせたい!」いうお客様の声から生まれました。

研修では、新人が入社して悩みがちな「伝えたいことをまとめられない…」「お客さまにお詫びのメールを送りたいが書き方がわからない…」などを解決するために、文書やメールの作成方法や適切な表現方法を学びます。
特に社内外向けのメール文例は「すぐに職場で使える!」と大変ご好評いただいています!

テキストだけでなく、豊富な演習問題を通して実際に文書を作成しながら身につけていきます。
また、DVDを見ながら実際に議事録をとる演習もあり、よりリアルな状態で実践することができると大変好評です!

講師からみた研修の様子

終始集中力を維持し、メモを欠かさず大変熱心な受講態度でした。
受講者の方々の「多くのことを学び取り、現場で活かしたい」という意欲がありました。実践ですぐに活かせるよう、ミニワーク・演習中心に実施し、演習を通じて、文書作成の基本を学んで頂き、加えてグループで共有することで、文書作成のポイントを明確に理解して頂けたと思います。

実績と受講者の声

実施、実施対象
2017年 4月     18名
業種
電力・ガス・水道
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
88.9%
参加者の声
  • 敬語はアルバイトなどで少しは慣れているから大丈夫だろうと勝手に思っていたが、社会人としてはまったく通じないレベルだったということがショックだった。1日を通して本当に社会人としてもっと自覚を持って挑まないといけないと感じた。一つ一つしっかり身につけていきたい。
  • これからお客様や目上の方と関わることが多くなるので、そういったときに失礼のないように今日学んだことをいかしたいです。
  • 今回学んだ言葉遣いや言い回しなどを実際の報告書作成で活かしたい。

実施、実施対象
2017年 5月     5名
業種
商工会
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 普段の業務で使う文書がたくさんあり、とても勉強になりました。小さな質問にも丁寧に答えていただき、ありがとうございました。
  • 文例などが多く載っていたので、読み込んで早く書けるようにしたいです。
  • ビジネス文書について初めて知ることばかりだったので、それを詳しく教えていただけた。

実施、実施対象
2017年 4月     26名
業種
製造業(電気機器・機械)
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ユーモアに溢れるトークと数多くの例によって、長時間であったが集中して取り組むことができた。実際に練習する時間がたくさん設けてあり、とても練習になった。メールに関しては、相手先に残るということで会社の代表としての意識を忘れるな、という教えがとても印象に残っており、今後意識したいと思う。
  • このようなビジネス文書に関しては、全く知識・スキルがない状況だったので大変意義深い研修でした。講師の方はわかりやすく、楽しく書き方について教えてくださったので非常に充実感がある研修となりました。読み手目線を心がけて文章を作成したいと思います。
  • 講義と演習問題を繰り返すことで理解が深まりました。資料にはビジネスで使われている表現が多くあり、分かりやすかったです。


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年間総受講者数
42,877
内容をよく理解・理解
97.4
講師がとても良い・良い
96.6

※2016年10月~2017年9月

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インソースの年間実績
実施回数※1
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講師派遣研修
11,620
公開講座
5,562
お取引社数※2
21,006
受講者数※3
41.5万
受講者評価※3

大変理解できた
理解できた

大変良かった
良かった

内容評価:95.3%
講師評価:94.3%

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※1 2016年10月~2017年9月
※2 2003年6月から2017年9月までに当社サービスをご利用いただいたお取引先累計
※3 2016年10月~2017年9月
当社書式での受講者アンケートより集計

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