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時短勤務者向けタイムマネジメント研修～業務を強力に進めるために（１日間）

時短勤務者向けタイムマネジメント研修～業務を強力に進めるために（１日間）

無駄を省き迅速に仕事を進め、短時間勤務でも成果につながる仕事のコツを学ぶ

研修No.B DVI812-0100-6378

対象者

  • 全階層

・介護や育児などの事情により短時間勤務をしている方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 周囲にできる限り迷惑をかけないために、工夫できることを知りたい
  • デジタルツールを使って業務を進めたいが、自分に合った活用方法がわからない
  • 突発的に勤務スケジュールが変わっても、うまく業務管理できるようになってほしい

研修内容・特徴outline・feature

勤務時間が限られている場合には、厳密に予定を立てたうえで準備を怠らず、スピーディに遂行することが重要です。本研修では、期日に合わせた業務の進め方を整理し、自分の優先順位のつけ方を見直すことから始めます。そのうえで効率を上げるための方法として、便利なデジタルツールとその使い方を学び、現場でどのように活用できるかを考えます。勤務時間にとらわれず成果を出すためのスキルを身につけられます。

※時短勤務者向けタイムマネジメントを学ぶ半日間研修もございます
時短勤務者向けタイムマネジメント研修～限られた時間で成果を出す（半日間）

研修のゴールgoal

  • ①優先順位を判断し、重要な業務から計画的に取り組める
  • ②デジタルツールを活用して業務の効率化を図ることができる
  • ③周囲とよい関係性を築き、相手に配慮した業務引継ぎができる

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．はじめに
    【ワーク】仕事を進めるうえで困っていることや悩んでいることを書き出す
    ■時短勤務者として組織で活躍するために
講義
ワーク
  • ２．仕事の進め方～計画・準備・スピードで乗り越える
    （１）すべての仕事に期限を決める
    ①時短勤務はスピード勝負　②期限に合わせたクオリティの仕事をする
    ③難易度の高い仕事にもまずは着手
    【ワーク】ある１つの業務について、期限が違う場合の仕事の進め方を考える
    （２）厳密な業務計画が鍵
    ①勤務開始直後に１日の業務計画を立てる　②自分の業務を分類する
    【ワーク①】過去３日間の自分の業務を洗い出す
    【ワーク②】洗い出した業務に優先順位をつけ、分類する
    （３）日頃からの備え
    ①突発的な休みや遅刻早退を常に想定しておく　②引継ぎは最低限に済ませる
    【ワーク】自分の業務の引継ぎを減らすためにできることを考える
    （４）業務が締切りに間に合わないとき
    【コラム】時短勤務体験談～フルタイム勤務の頃と比べて変化したこと
講義
ワーク
  • ３．デジタルツールを活用して仕事を進める
    （１）デジタルスキルが有効になる要件
    ①実現したいことが明確になっていること
    ②プロセスが可視化できていること
    ③費用対効果でのメリットが見込めること
    ④メンバーが使いこなせるものであること
    ⑤導入リスクが想定できていること
    【ワーク】自業務の中で活用できそうなツールを考え、業務の代替を検討する
    （２）活用したいデジタルツール
    ①文書管理・共有ツール　②ワークフロー自動化ツール
    ③業務プロセス自動化ツール　④コミュニケーションツール
    ⑤タスク・プロジェクト管理ツール　⑥生成ＡＩ　⑦スケジュール管理ツール
    【ワーク】自組織・自部署で使っているデジタルツールとその利便性を共有する
講義
ワーク
  • ４．周囲との関係を良好に保つ
    （１）時短勤務であっても信頼される働き方をする
    （２）きれいに業務を引継ぐ
    （３）自分のことばかりに焦点を当てない～周囲を見渡す重要性
    （４）日頃のコミュニケーションを通して、リスク管理をしておく
    【ワーク】日頃の勤務態度を振り返り、どれくらいできているか確認する
講義
ワーク
  • ５．さらに集中できる環境をつくるために
    （１）身の回りを整理整頓する
    （２）メールの確認頻度を決める
    （３）朝の時間帯を有効に使う
    【ワーク】集中して業務に取り組むための工夫について共有する
講義
ワーク
  • ６．まとめ
    【ワーク】本日の研修を踏まえ、明日から実践したいことを宣言する
ワーク

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カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

働き方の選択肢が広がる一方で、短い勤務時間でもしっかりと成果を上げることが求められる場面は増えています。本研修は感情論ではなく再現しやすい工夫に焦点をあて、受講者自身の業務を材料にして改善策を持ち帰れるよう設計しました。一般論で終わらせず、明日から使える形に整えることで、本人も周囲も安心して働ける状態を目指します。短い勤務時間の中で１分１秒でも多くの時間を捻出するためのコツを身につけ、日々の業務にお役立てください。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「タイムマネジメント研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

ポイントは以下の３点です。

①より短くより良い仕事をする意識をもつこと
⇒「今日は必ず定時に帰る」という意識と、「もっと良い仕事をしよう」という意識の両立を目指すことが大切です。

②事前にしっかり計画し、作業時間を正確に把握すること
⇒計画を立てるだけでなく、実際に要した時間との過不足をチェックすることで次回の計画の精度があがります。

③自分の集中力をコントロールすること
⇒簡単な仕事から着手した方が集中できるか、難しい仕事からなのかは、人それぞれです。自分の特徴を把握することが肝要です。

「タイムマネジメント」と聞くと、つい魔法のような時短テクニックを期待してしまいがちです。しかし、１日の時間はみな平等に２４時間で、時間そのものを増やしたり伸ばしたりすることはできません。すなわちコントロールすべきは「仕事」の方であり、「タイムマネジメントが上手にできる」とは「仕事を上手に進めるスキルが高い」と言いかえることができます。

仕事を上手に進めるためには、仕事の優先順位のつけ方に始まり、関係者とのコミュニケーションや資料作成、パソコンスキルなど、少し考えただけでも幅広い解決策が思い浮かぶのではないでしょうか。
「タイムマネジメント」とは世間一般で言われている言葉のイメージよりも、実は複雑で難しいテーマであると言えます。そこでインソースでは、基本的なポイントを上記３点に置いて研修をご提供しております。
インソースのタイムマネジメント研修は、「時間」を管理するのではなく、「仕事」をいかに管理するのかを学ぶ研修です。研修のパターンとしては「個人型」と「管理職型」の大きく２つに分かれます。

■個人型のポイント
個人型は自分自身の行動を考えるカリキュラムで、まずは普段の時間の使い方を見直していただくことから始まります。
例えば、直近３日間の時間の使い方をワークシートに洗い出し、無駄がないかを３０分ごとの区切りでチェックするワークを行います。

実際にワークを行ってみると、自分の仕事について３０分という区切りの中できっちりと記載できる方にお会いすることはそうそうありません。自分がこれまで時間に対していかに無頓着な仕事の進め方をしていたのか実感していただけます。また、、３０分の中でできることを明確にすることで、タイムマネジメントの質を上げるＰＤＣＡサイクルを回すための「Check」が効率よくできるようになります。

次に、普段から行っている仕事内容を
①考える仕事
②こなす仕事
③完全に時間を拘束されてしまう仕事
④少しなら時間を自由に使える仕事
の４つに分類し、それぞれについて対策と優先順位を考えていきます。

タイムマネジメント研修　～仕事を効率的に進めるための時間管理を学ぶ

■管理職型のポイント
管理職としてチーム全体の仕事の進め方を見直していただく内容です。
実際の現場では、概ね以下のようなステップで仕事の仕方を見直されていると思います。

現状分析　⇒　目標設定　⇒　改善プランの提示　⇒　改善プランの実行　⇒　メンバーからのフィードバックを反映　⇒　改善プランの修正　⇒　効果検証　

当社の研修では、上記のうちの「改善プラン」を考える部分インテーマとして進行します。
具体的には、管理職だからこそ行える業務の「廃止」「標準化」「自動化」「集約化」「複雑化」について検討を行います。

組織のタイムマネジメント研修　～管理職の立場から組織の効率化を目指す
タイムマネジメント研修の肝は「本当のコツは隣の人が知っている」ということです。
まずクラス全体で、時間管理において困っていることや難しいと感じていることを洗い出します。次に、実際に取り組んでいる工夫やうまくいっていることを洗い出します。そうすると、自分の困っていることに対して自分とは違う方法で取り組んでいる人の意見に出会うことができます。
多くの書籍を読み、セミナーに参加するよりも、同じ会社や同じ職種、同じ仕事をしている人同士の工夫をひとつ共有することの方がはるかに有効です。
可能です。
研修実施にあたっては、研修カリキュラムの中でどの部分を重点的に扱うかといった時間配分についてのカスタマイズができます。また、業務改善・目標管理やメンタルヘルス、コミュニケーション等の研修テーマと組み合わせることも、多種多様に変更可能です。組織の現状を元に、貴社の課題に沿ったテキストを作成いたします。

カスタマイズ例①：タイムマネジメント＋業務改善・目標管理
中堅社員研修　～中堅としての仕事の進め方を習得する編

カスタマイズ例②：タイムマネジメント＋メンタルヘルスの基本
働き方改善研修　～ストレス軽減と業務効率の向上編

カスタマイズ例③：タイムマネジメント＋コミュニケーション
タイムマネジメント研修　～コミュニケーションスキル編

カスタマイズ例④：タイムマネジメント＋営業力
営業力強化研修～論理的思考で営業活動を考える
可能です。
職場に合わせたケースであればあるほど、受講者に自分事として捉えていただきやすくなり、活用の度合も向上します。
ただ、タイムマネジメント研修に関してはケーススタディを考えるよりも、自分に矢印を向けて振り返りを行うことの方が有効です。正直に言って、他の研修よりもケーススタディを作りこむことによる効果はさほど高くありません。

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