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中堅向けタイムマネジメント研修～計画通りいかないときの進め方（１日間）

中堅向けタイムマネジメント研修～計画通りいかないときの進め方（１日間）

予定は崩れるもの。崩れてからの立て直し方を知ることで、仕事がうまく進められる

研修No.B TMG180-0000-6379

対象者

  • 中堅層

・組織で中堅の立場の方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 計画を立てても突発業務に追われ、いつも後手に回ってしまう
  • もっと効率よく仕事を進めたいが、何から改善すればよいかわからない
  • 複数の仕事を同時に抱えた際に、優先順位を適切に判断してほしい

研修内容・特徴outline・feature

本研修は、多くの業務を任されやすい中堅社員を対象としています。自分の時間の使い方を客観的に振り返ることから始め、見積もりが崩れたときにどう立て直すか、具体的な計画の立て直し方や突発業務の対応方法を学びます。さらに、時間がかかる業務として調整があげられます。ケーススタディを通じて、調整のポイントをおさえることで、仕事を円滑に進め、複数の業務を同時に進行していくコツをつかみます。

研修のゴールgoal

  • ①自分の時間の使い方を分析し、改善すべきポイントを明確にする
  • ②計画が崩れたときの優先順位の付け直しと立て直しの方法を身につける
  • ③調整の仕方や複数の業務を遂行するスキルを習得し、時間の使い方を効率化する

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．はじめに～時間管理の課題
    【ワーク】日頃の時間管理で工夫していること、困っていることを考える
    ■よくあるお悩み一覧
講義
ワーク
  • ２．計画通りにいかないときの立て直し方
    （１）自分の時間の使い方を確認する
    【ワーク】自分の３日間の時間の使い方を改めて確認する
    （２）見積もりどおりに終われない場合の補い方
    ①自分の見積もり時間の傾向　②予備スケジュールを考えておく
    ③優先順位を付け直す
    （３）突発的な業務への対応の仕方
    （４）立てた計画の修正の仕方
講義
ワーク
  • ３．複数の業務を同時に進める
    （１）緊急度・重要度で決める
    （２）締め切りや作業時間から見積もる
    （３）マルチタスクをうまく進めるために
    【ワーク】ケース設定をもとに、優先度を決める
講義
ワーク
  • ４．調整ごとにかかる時間を短くする
    【ワーク】日頃調整にはどのような点で時間がかかるか考える
    （１）関係者の整理と根回し
    （２）具体的な調整の仕方
    （３）日頃からの関係づくり
    【ワーク】ケース設定をもとに、調整の仕方を考える
講義
ワーク
  • ５．時短できる作業を効率化する
    （１）効率化できる作業を探す
    ①定型的な業務　②マニュアルなどで人と共有できるようにする
    （２）デジタルツールを使って時間を短縮する
    【ワーク】自分の仕事で時短できる業務を考える
講義
ワーク
  • ６．まとめ
    【ワーク】明日から実践することを宣言する
ワーク

10558

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

当社で過去に研修を受講されたみなさんのアンケートを分析し、各階層で多かったお悩みに焦点を当てて組み立てた研修です。タイムマネジメントはどの世代にも共通のテーマですが、新人、若手、中堅、管理職と、立場によって共通の悩みもあれば、異なる悩みもありました。

中堅のみなさんは特にプレイヤーとして複数の業務を任される方が多く、計画通りにいかないことが悩みとして多くあがっていました。少しでも時短になるポイントや計画の立て直し方を学び、現場で生かしてもらいたいと考え開発しました。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「タイムマネジメント研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

ポイントは以下の３点です。

①より短くより良い仕事をする意識をもつこと
⇒「今日は必ず定時に帰る」という意識と、「もっと良い仕事をしよう」という意識の両立を目指すことが大切です。

②事前にしっかり計画し、作業時間を正確に把握すること
⇒計画を立てるだけでなく、実際に要した時間との過不足をチェックすることで次回の計画の精度があがります。

③自分の集中力をコントロールすること
⇒簡単な仕事から着手した方が集中できるか、難しい仕事からなのかは、人それぞれです。自分の特徴を把握することが肝要です。

「タイムマネジメント」と聞くと、つい魔法のような時短テクニックを期待してしまいがちです。しかし、１日の時間はみな平等に２４時間で、時間そのものを増やしたり伸ばしたりすることはできません。すなわちコントロールすべきは「仕事」の方であり、「タイムマネジメントが上手にできる」とは「仕事を上手に進めるスキルが高い」と言いかえることができます。

仕事を上手に進めるためには、仕事の優先順位のつけ方に始まり、関係者とのコミュニケーションや資料作成、パソコンスキルなど、少し考えただけでも幅広い解決策が思い浮かぶのではないでしょうか。
「タイムマネジメント」とは世間一般で言われている言葉のイメージよりも、実は複雑で難しいテーマであると言えます。そこでインソースでは、基本的なポイントを上記３点に置いて研修をご提供しております。
インソースのタイムマネジメント研修は、「時間」を管理するのではなく、「仕事」をいかに管理するのかを学ぶ研修です。研修のパターンとしては「個人型」と「管理職型」の大きく２つに分かれます。

■個人型のポイント
個人型は自分自身の行動を考えるカリキュラムで、まずは普段の時間の使い方を見直していただくことから始まります。
例えば、直近３日間の時間の使い方をワークシートに洗い出し、無駄がないかを３０分ごとの区切りでチェックするワークを行います。

実際にワークを行ってみると、自分の仕事について３０分という区切りの中できっちりと記載できる方にお会いすることはそうそうありません。自分がこれまで時間に対していかに無頓着な仕事の進め方をしていたのか実感していただけます。また、、３０分の中でできることを明確にすることで、タイムマネジメントの質を上げるＰＤＣＡサイクルを回すための「Check」が効率よくできるようになります。

次に、普段から行っている仕事内容を
①考える仕事
②こなす仕事
③完全に時間を拘束されてしまう仕事
④少しなら時間を自由に使える仕事
の４つに分類し、それぞれについて対策と優先順位を考えていきます。

タイムマネジメント研修　～仕事を効率的に進めるための時間管理を学ぶ

■管理職型のポイント
管理職としてチーム全体の仕事の進め方を見直していただく内容です。
実際の現場では、概ね以下のようなステップで仕事の仕方を見直されていると思います。

現状分析　⇒　目標設定　⇒　改善プランの提示　⇒　改善プランの実行　⇒　メンバーからのフィードバックを反映　⇒　改善プランの修正　⇒　効果検証　

当社の研修では、上記のうちの「改善プラン」を考える部分インテーマとして進行します。
具体的には、管理職だからこそ行える業務の「廃止」「標準化」「自動化」「集約化」「複雑化」について検討を行います。

組織のタイムマネジメント研修　～管理職の立場から組織の効率化を目指す
タイムマネジメント研修の肝は「本当のコツは隣の人が知っている」ということです。
まずクラス全体で、時間管理において困っていることや難しいと感じていることを洗い出します。次に、実際に取り組んでいる工夫やうまくいっていることを洗い出します。そうすると、自分の困っていることに対して自分とは違う方法で取り組んでいる人の意見に出会うことができます。
多くの書籍を読み、セミナーに参加するよりも、同じ会社や同じ職種、同じ仕事をしている人同士の工夫をひとつ共有することの方がはるかに有効です。
可能です。
研修実施にあたっては、研修カリキュラムの中でどの部分を重点的に扱うかといった時間配分についてのカスタマイズができます。また、業務改善・目標管理やメンタルヘルス、コミュニケーション等の研修テーマと組み合わせることも、多種多様に変更可能です。組織の現状を元に、貴社の課題に沿ったテキストを作成いたします。

カスタマイズ例①：タイムマネジメント＋業務改善・目標管理
中堅社員研修　～中堅としての仕事の進め方を習得する編

カスタマイズ例②：タイムマネジメント＋メンタルヘルスの基本
働き方改善研修　～ストレス軽減と業務効率の向上編

カスタマイズ例③：タイムマネジメント＋コミュニケーション
タイムマネジメント研修　～コミュニケーションスキル編

カスタマイズ例④：タイムマネジメント＋営業力
営業力強化研修～論理的思考で営業活動を考える
可能です。
職場に合わせたケースであればあるほど、受講者に自分事として捉えていただきやすくなり、活用の度合も向上します。
ただ、タイムマネジメント研修に関してはケーススタディを考えるよりも、自分に矢印を向けて振り返りを行うことの方が有効です。正直に言って、他の研修よりもケーススタディを作りこむことによる効果はさほど高くありません。

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