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若手向けタイムマネジメント研修～限られた時間を効率的に使う（１日間）

若手向けタイムマネジメント研修～限られた時間を効率的に使う（１日間）

自分の時間の使い方を見える化し、やることが増えても優先順位をつけて遂行できる

研修No.B TMG180-0000-6422

対象者

  • 若手層

・入社２～５年目程度の若手社員

よくあるお悩み・ニーズ

  • 目の前の仕事に追われ、仕事の質や成果につながる時間の使い方ができていない
  • 優先順位をつけられず、増え続ける業務に振り回されてしまう
  • 今後多くの仕事を任せたいので、しっかりと時間管理できるようになってほしい

研修内容・特徴outline・feature

本研修は、自分の時間の使い方を見直し、仕事の優先順位づけの判断基準を磨くことをテーマにしています。まずは３日間の業務内容を振り返り、自分の仕事や時間の使い方を見直します。仕事の４つの分類の仕方、緊急度・重要度による優先順位づけの手法を学び、仕事を整理する判断基準を鍛えます。さらに、若手社員が悩むことが多い、初めての仕事や急に増える仕事について、それぞれどのように対応するかを扱い、今後の業務量の増大にも対策できるようにしていきます。

研修のゴールgoal

  • ①タイムマネジメントの原則を理解する
  • ②仕事の４つの分類やＱＣＤＲの観点を理解する
  • ③緊急度・重要度に基づいて優先順位をつけ、計画的に仕事を進められるようになる
  • ④仕事が増えたときの対応方法を身につける

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．時間管理の悩みとタイムマネジメントの原則
    【ワーク】仕事の時間管理につき、苦手なことや悩みを共有する
    （１）よくあるお悩み一覧
    （２）タイムマネジメントの原則
    ①原則１：「時間」そのものは、現実には管理できない
    ②原則２：管理できるのは、仕事や行動
    ③原則３：仕事を管理するとは、考え方や行動を変えること
    ④原則４：ＰＤＣＡサイクルで仕事をすすめる
講義
ワーク
  • ２．自分の時間の使い方を把握する
    （１）自分の仕事を洗い出す
    【ワーク】自分の業務を洗い出す
    （２）自分のワークスタイルを知る
    【ワーク】昨日までの３日間を振り返り、自分の時間の使い方を洗い出す
    【参考】仕事の見積もりの仕方
講義
ワーク
  • ３．Ｃ（ＣＨＥＣＫ）・Ａ（ＡＣＴＩＯＮ）～自分の仕事を検証し改善する
    （１）仕事・行動は４つに分類できる
    （２）考える仕事～集中することが鍵
    （３）こなす仕事～連続処理が鍵
    （４）完全に時間を拘束されてしまう仕事～減らすか移す
    （５）少しなら時間を自由に使える仕事～徹底活用する
    【ワーク】自分の仕事を４つに分類し、仕事の時間が妥当か振り返る
    （６）組織的視点で自分の仕事かどうかを考える
講義
ワーク
  • ４．Ｐ（ＰＬＡＮ）～ＱＣＤＲを明確にする
    （１）仕事の目的を明確にする
    （２）仕事のゴール（ＱＣＤＲ）を明確にする
    ・Ｑ（品質）、Ｃ（コスト）、Ｄ（納期）、Ｒ（リスク）
    【ワーク】上司からの依頼を引き受ける際のＱＣＤＲについて注意点を書き出す
講義
ワーク
  • ５．Ｐ（ＰＬＡＮ）～優先順位を明確にする
    （１）優先順位をつけることが仕事の成果をあげる
    （２）優先順位のつけ方～比較による図解化
    【ワーク①】自分が普段行っている仕事を思いつく限り挙げる
    【ワーク②】自分の仕事を「緊急度」と「重要度」で整理する
    （３）優先順位を意識して仕事を進める
    【参考】知っておきたい「選択と集中」～パレートの法則より
講義
ワーク
  • ６．Ｄ（ＤＯ）～増えていく仕事に対応する
    （１）初めての仕事の進め方
    （２）先輩から引き継いだ仕事の進め方
    （３）急に増える仕事への対応の仕方
    （４）組織で若手が実施することが多い定型的な仕事の進め方
    【ワーク】自分が行っている仕事上の工夫を共有する
    （５）よくある時間の無駄遣いを減らす
講義
ワーク
  • ７．目標設定
    【ワーク】研修を踏まえ、今までの問題点と今後の改善策を考える
    【補足１】自分のコストを考える
    【ワーク】自分の人件費を求めてみる
    【補足２】トラブルの対処法
    【補足３】コミュニケーションを円滑にし、効率を上げる
ワーク

10620

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

当社で過去にタイムマネジメント研修を受講されたみなさんのアンケートから、階層別にそれぞれに悩みの観点が異なることがわかりました。若手社員の場合は「急に業務量が増えた」「計画通りにいかなかった時の対応がわからない」「優先順位のつけ方が難しい」という悩みを多く抱えていました。タイムマネジメントの基本を若手のうちにしっかり学び、悩みを解消して今後のステップアップにつながるようにと考え、開発しました。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「タイムマネジメント研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

ポイントは以下の３点です。

①より短くより良い仕事をする意識をもつこと
⇒「今日は必ず定時に帰る」という意識と、「もっと良い仕事をしよう」という意識の両立を目指すことが大切です。

②事前にしっかり計画し、作業時間を正確に把握すること
⇒計画を立てるだけでなく、実際に要した時間との過不足をチェックすることで次回の計画の精度があがります。

③自分の集中力をコントロールすること
⇒簡単な仕事から着手した方が集中できるか、難しい仕事からなのかは、人それぞれです。自分の特徴を把握することが肝要です。

「タイムマネジメント」と聞くと、つい魔法のような時短テクニックを期待してしまいがちです。しかし、１日の時間はみな平等に２４時間で、時間そのものを増やしたり伸ばしたりすることはできません。すなわちコントロールすべきは「仕事」の方であり、「タイムマネジメントが上手にできる」とは「仕事を上手に進めるスキルが高い」と言いかえることができます。

仕事を上手に進めるためには、仕事の優先順位のつけ方に始まり、関係者とのコミュニケーションや資料作成、パソコンスキルなど、少し考えただけでも幅広い解決策が思い浮かぶのではないでしょうか。
「タイムマネジメント」とは世間一般で言われている言葉のイメージよりも、実は複雑で難しいテーマであると言えます。そこでインソースでは、基本的なポイントを上記３点に置いて研修をご提供しております。
インソースのタイムマネジメント研修は、「時間」を管理するのではなく、「仕事」をいかに管理するのかを学ぶ研修です。研修のパターンとしては「個人型」と「管理職型」の大きく２つに分かれます。

■個人型のポイント
個人型は自分自身の行動を考えるカリキュラムで、まずは普段の時間の使い方を見直していただくことから始まります。
例えば、直近３日間の時間の使い方をワークシートに洗い出し、無駄がないかを３０分ごとの区切りでチェックするワークを行います。

実際にワークを行ってみると、自分の仕事について３０分という区切りの中できっちりと記載できる方にお会いすることはそうそうありません。自分がこれまで時間に対していかに無頓着な仕事の進め方をしていたのか実感していただけます。また、、３０分の中でできることを明確にすることで、タイムマネジメントの質を上げるＰＤＣＡサイクルを回すための「Check」が効率よくできるようになります。

次に、普段から行っている仕事内容を
①考える仕事
②こなす仕事
③完全に時間を拘束されてしまう仕事
④少しなら時間を自由に使える仕事
の４つに分類し、それぞれについて対策と優先順位を考えていきます。

タイムマネジメント研修　～仕事を効率的に進めるための時間管理を学ぶ

■管理職型のポイント
管理職としてチーム全体の仕事の進め方を見直していただく内容です。
実際の現場では、概ね以下のようなステップで仕事の仕方を見直されていると思います。

現状分析　⇒　目標設定　⇒　改善プランの提示　⇒　改善プランの実行　⇒　メンバーからのフィードバックを反映　⇒　改善プランの修正　⇒　効果検証　

当社の研修では、上記のうちの「改善プラン」を考える部分インテーマとして進行します。
具体的には、管理職だからこそ行える業務の「廃止」「標準化」「自動化」「集約化」「複雑化」について検討を行います。

組織のタイムマネジメント研修　～管理職の立場から組織の効率化を目指す
タイムマネジメント研修の肝は「本当のコツは隣の人が知っている」ということです。
まずクラス全体で、時間管理において困っていることや難しいと感じていることを洗い出します。次に、実際に取り組んでいる工夫やうまくいっていることを洗い出します。そうすると、自分の困っていることに対して自分とは違う方法で取り組んでいる人の意見に出会うことができます。
多くの書籍を読み、セミナーに参加するよりも、同じ会社や同じ職種、同じ仕事をしている人同士の工夫をひとつ共有することの方がはるかに有効です。
可能です。
研修実施にあたっては、研修カリキュラムの中でどの部分を重点的に扱うかといった時間配分についてのカスタマイズができます。また、業務改善・目標管理やメンタルヘルス、コミュニケーション等の研修テーマと組み合わせることも、多種多様に変更可能です。組織の現状を元に、貴社の課題に沿ったテキストを作成いたします。

カスタマイズ例①：タイムマネジメント＋業務改善・目標管理
中堅社員研修　～中堅としての仕事の進め方を習得する編

カスタマイズ例②：タイムマネジメント＋メンタルヘルスの基本
働き方改善研修　～ストレス軽減と業務効率の向上編

カスタマイズ例③：タイムマネジメント＋コミュニケーション
タイムマネジメント研修　～コミュニケーションスキル編

カスタマイズ例④：タイムマネジメント＋営業力
営業力強化研修～論理的思考で営業活動を考える
可能です。
職場に合わせたケースであればあるほど、受講者に自分事として捉えていただきやすくなり、活用の度合も向上します。
ただ、タイムマネジメント研修に関してはケーススタディを考えるよりも、自分に矢印を向けて振り返りを行うことの方が有効です。正直に言って、他の研修よりもケーススタディを作りこむことによる効果はさほど高くありません。

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