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ミスは仕組みで防ぐ！事務ミス防止は管理職の責務
ミスや不祥事が大きく取り沙汰される中、ヒューマンエラーを防止する研修を作業担当者に受講させる組織が増えました。
その次の段階として、根本的にミスの起こらない職場を作るためのマネジメント手法を、管理職に学んでほしいという要望が多く上がっています。
管理職は実作業に直接携わることの少ないポジションですが、全体を俯瞰でき、職場を変える実権を持っています。根本的な事務ミス防止は、管理職が責任を持って行わなければならない仕事なのです。
作業者のスキルを高めるだけではミスの防止はできない
数字の桁を見間違えたことによる発注ミス、致命的な誤字による炎上騒ぎ...。ちょっとした確認漏れや操作ミスが原因でも、組織に与えるダメージは計り知れないほど大きいものになります。
ミスの事例は枚挙にいとまがなく、直接の原因もはっきりしているのに、どうしてヒューマンエラーはなくならないのでしょうか。
ヒューマンエラーは作業に不慣れな人だけではなく、作業に習熟しているはずの人でも起こりえます。担当者のスキルや注意力を高めるだけでは、ミスの予防や再発防止には不十分なのです。
原因は人（Man）のみにあらず～４M分析（Man・Machine・Media・Management）
ミスを防止するためには、発生原因を正確に特定することが近道です。複雑に絡み合ったミスの原因を究明するのには４M分析が有効です。４Mとは作業者（Man）、機械・道具（Machine）、環境（Media）、管理（Management）の４つの視点のことを指しています。
この手法の起源はNTSB（米国国歌運輸安全委員会）の事故調査手法と言われていますが、現在では産業界においても広く使われています。
この４つの視点で多角的に原因を検討することで、作業者への注意喚起だけではない幅広い対策を検討することができるのです。
重大事故を起こさないためにすぐにできること
ミスを完全になくすための唯一の方法は、その作業や業務を廃止してしまうことです。致命的なミスが多発する業務や作業は、完全になくしてしまうことができないか、一度は検討してみましょう。廃止することができない場合には、以下のような対策を検討する必要があります。
ミスの発生確率を減らす
- 人の判断や操作の負担を軽減する
- 属人化をさける業務体制を作る
- 作業を機械で自動化する
- 従業員アンケートやコンプライアンス教育、DE&I施策を推進する
重大なミスは、往々にして小さな見落としや思い込みから生まれます。個々のスキルに頼るのではなく、組織全体でミスを「見つけ」、「食い止める」ための体制を築きましょう。
ミスを検出・リカバリーする
- ミスの兆候を見える化する
- セルフチェックを強化する
- 第三者のチェックを受ける
- 発覚時の対応を明確化する
これらの対策を講じることは、単にミスを防ぐだけでなく、従業員が安心して働ける環境を作り、組織の生産性向上にも繋がります。
管理職向け事務ミス防止研修～ミスの起こらない仕組みづくり
上記で挙げたような対策は、一見すると手間がかかるように思えるかもしれません。しかし、これらは全て、重大事故を未然に防ぎ、企業と従業員を守るための「投資」です。
最もミスをしやすい人に合わせてミスの起きにくい仕組みを作ると、おのずと誰もが作業しやすい環境が整います。不祥事リスクを回避するだけでなく、全体の業務を効率化することにもつながります。
実施するワーク例
- 職場のミスについて、４M分析で原因を考える
- 職場のミスについて発生確率を減らす業務設計について考える
- 発生したミスに迅速に対応するためのルールを考える
よくあるお悩み・ニーズ
- 重大な事故につながるミスを予防したい
- 再発防止のために何をすべきか、根拠をもって示せていない
- ミス防止に有効な分析と対策の仕方を知りたい
本研修の目標
- ミスの発生原因を多角的に分析できる
- ミスの予兆に気づき、対策の方針を立てられる
- ミスを未然に防ぐための仕組みを考えられるようになる
セットでおすすめの研修・サービス
事務ミス防止のためのデジタル活用研修（１日間）
新しいツールを使うことなく、Excel・Wordの機能を最大限活用してヒューマンエラー削減を目指す研修です。人と機械それぞれの作業の特性を認識し、デジタル時代における事務ミス防止のノウハウを習得します。
取引先への請求書や文書作成でありがちな資料を再利用する際の注意点や、関数・マクロを使ったミス防止策など、ワークを通して身につけます。
リスクマネジメント研修～未然に防ぐ方法を学ぶ
リスクを未然に防止にするために「予測力」(危機察知能力)を高め、リスクの芽を未然に摘み取る手法を理解する研修です。
リスクが顕在化した後の取り組みや、リスク管理を行う際に組織全体で気を付けるべきことなども合わせて学び、すぐに役立てていただけます。
事例で学ぶ業務改善研修～業務の効率化編
業務フローに対して問題意識がある方へ向けた研修です。
業務フローの最適化や業務の標準化・自動化、コスト削減と人材の再配置の観点から、自組織の業務改善を図ります。
