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事務ミス防止のためのデジタル活用研修（１日間）

事務ミス防止のためのデジタル活用研修（１日間）

「ついつい」や「うっかり」を減らして、精度を高める。デジタル時代の事務改革

研修No.B IMP211-0100-5916

対象者

  • 全階層

・ExcelやWordを使った事務作業がメイン業務の方
・これからＰＣを使った事務作業に従事する方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 誤ってファイルを消してしまうなどのトラブルを減らしたい
  • 数値の計算ミスや文書の表記ミスが多くて困っている
  • ミス削減に集中するあまり、作業効率が低下してしまっている

研修内容・特徴outline・feature

新しいツールを使うことなく、Excel・Wordの機能を最大限活用してヒューマンエラー削減を目指す研修です。人と機械それぞれの作業の特性を認識し、デジタル時代における事務ミス防止のノウハウを習得します。取引先への請求書や文書作成でありがちな資料を再利用する際の注意点や、関数・マクロを使ったミス防止策など、ワークを通して身につけます。

＊この研修ではＰＣを使用します＊
※Windows版のExcel、Wordを使用します

研修のゴールgoal

  • ①ヒューマンエラーの要因を理解し、デジタルを活用した防止策を考えられる
  • ②ミスの起きにくい操作方法を身につける
  • ③事務作業に適したExcel関数やWord機能の使い方を知る

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．ミス防止の考え方
    【ワーク】自組織の事務ミスとして、どのようなものがあるか洗い出す
    （１）ヒューマンエラーはなくならない
    （２）ミスの種類と要因
    （３）ミス防止のための思考①～まず個々人がやっておくべきこと
    （４）ミス防止のための思考②～ミス発生後
    （５）ミス防止はＰＤＣＡサイクルで考える
講義
ワーク
  • ２．ヒューマンエラーの特性から考えるＤＸ活用
    （１）ついつい・うっかりの削減がカギ
    ①ついつい・うっかりの種類　②身近なツールも使い方次第
    （２）正確で素早い作業をＲＰＡで実現する
    ①データの構造化　②業務の定型化
    （３）フェイルセーフを取り入れる
    （４）人の目と機械の目でミスに気づく
    【ワーク】自組織でＤＸ化できそうな事務作業を考える
講義
ワーク
  • ３．もしもに備えるファイルの取り扱い
    （１）ファイル移動、コピーを失敗しない操作方法
    （２）もしもに備えたバックアップとバージョン更新
    【ワーク】ファイルの保存ルール、バックアップ設定を実践する
講義
ワーク
  • ４．Excelのデータ集計作業をミスなく行う
    （１）扱いやすいデータ入力のポイント
    ①１セル１データ　②１シート１つの表　③数値は独立させる
    ④セル結合は極力しない　⑤スペースや改行で体裁を整えない
    ⑥項目名を省略しない　⑦数式は数値データに変える　⑧オブジェクトは消す
    ⑨データの単位を記載する　⑩機種依存文字は使用しない
    （２）セルの保護と入力箇所の色付けで入力モレをなくす
    （３）関数の検算は「数式の表示」と「トレース」機能を使う
    【参考】データ転記は自動化でミスを最小限に
    【ワーク】経費計算シート上にある計算ミスを見つける
講義
ワーク
  • ５．Excel請求書作成～数値の変更ミスを防ぐ
    （１）請求書の日付や数値更新はミスの温床
    （２）変更される情報を一覧化
    （３）INDIRECT関数で一覧から一括変更
    （４）一覧化した情報と印刷した資料でセルフチェック
    【ワーク】他顧客で使用した請求書をミスなく再利用する方法を考える
講義
ワーク
  • ６．Word定型文書作成～更新ミスや情報流出を防ぐ
    （１）資料の再利用で役に立つ「比較」機能
    （２）誤った数字や注意文言をマクロで見つける
    （３）情報流出を防ぐ～変更履歴を忘れず削除する
    （４）読み手と同じ環境でチェックする
    【ワーク】取引先向けのお礼状の文言を変更し、ミスが無いかチェックする
    【参考】メールの誤送付防止
講義
ワーク
  • ６．まとめ
    【ワーク】自組織の事務の中でどのように活用できるか考える
ワーク

9635

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

小さな事務ミスが、個人情報の流出のようなとても大きな問題につながってしまうことがあります。業務のデジタル化が進み、大量の処理をこなすことが求められるのと同時にミスが許されないという状況は、作業に携わる方々にとって大きなプレッシャーです。時代に合った、事務ミス防止のための具体的な方法を知りたいというお声から、本研修を企画しました。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ヒューマンエラー防止研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

インソースのヒューマンエラー防止研修では、「人はミスを犯す」という前提のもと、組織の仕組みづくりを検討します。

研修では、その人の特性や気持ちに焦点を当てるのではなく、あくまでもエラーの流れ、原因に焦点を当てることで、再発防止のための対策を導き出していきます。ミスは「○○さんの不注意」「○○さんは仕事ができない」など、個人に求めるのではなく、ミスの起きない仕組みと環境のつくり方を習得します。
具体的には、仕事の流れを整理したうえでその中における課題とリスクを洗い出し、それらの対策に組織的に取り組むための方法を学んでいただきます。
以下のようなラインナップがございます。

オペレーションミス防止・事務ミス防止研修（１日間）

ヒューマンエラー研修　～個人情報漏えい対策（半日間）

リスクマネジメント研修　～ヒューマンエラー防止編（半日間）
可能です。
研修実施にあたっては、事前にお打合せのもと、貴社の現状に即した内容に、多種多様な形で変更させていただきます。ヒューマンエラー防止研修のカリキュラムを作成する上で大きな軸となるものは、受講対象者の職種、階層、実際の業務内容、そして現状の課題です。貴社の課題とご要望に沿ったテキストを作成いたします。
また、インソースでは、受講対象者さまに事前課題を実施し、テキストにその情報を反映することでよりお客さまにフィットする研修をご提供しております。ぜひお問合せのうえ、ご相談ください。

研修効果向上　事前課題アンケート
可能です。
これまでにも様々な状況のお客さまからご相談をいただきました。例えば、「残念ながら実際に事故、ミスが起こってしまった。再発させないために、起こった事案に近いケースを用意し、どうすれば防げたかを考えさせたい」というご要望などです。そういった ご要望があれば、お客さまにご確認いただきながらケースを作成いたします。
可能です。
インソースでは、OAスキルアップ研修やコミュニケーション研修、CS・接遇研修など、スキル強化のための研修も数多く取り揃えており、ヒューマンエラーにつながるスキル不足解消のお手伝いをいたします。それぞれのテーマでの研修実施の他、ご要望に合わせて要素を組み合わせ、オーダーメイドの研修をご提案させていただくこともできます。

パソコンスキル・ＯＡスキルアップ研修

コミュニケーション研修

ＣＳ・接遇研修
ご対応いたします。
ヒューマンエラー防止研修は、一般職には「自分が起こさないための考え方」、経営層には「起こさせないための組織づくり」に焦点をあてて実施することをおすすめしております。
お客さまのご要望に合わせてカスタマイズした研修をご提供いたします。対象者、目的に応じて多様なカリキュラムをご用意しております。詳しくヒアリングさせていただいたうえで最適なご提案をいたしますので、まずはお問合せください。

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