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新人総務が身に着けるべき実務のコツとExcel効率化～「頼れる総務」になる４つの基礎
初めて総務部門に配属され、幅広い業務に対してどこから手をつけるべきか戸惑う方は多くいらっしゃいます。そこで、総務担当者が知っておきたい実務のコツと効率化のポイントをお伝えします。
本コラムでは、総務の軸となる庶務の基本業務、組織を支える管理業務、実務を効率化するExcelの基本操作、さらに高度なデータ処理を可能にするExcelの応用スキルという４つのテーマをご紹介します。これらの知識やスキルを掛け合わせて身につけることで、事務処理の質とスピードが格段に上がり、頼れる縁の下の力持ちとして組織全体を円滑に動かすことができます。
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事務所の困りごとを解決する庶務の基本
備品管理や配送物のスムーズな取り扱い
総務部は組織に所属する従業員だけでなく、取引先など多くの方と関わる機会が非常に多い部署です。備品や消耗品の在庫を適切に管理し、必要なときにすぐに使える状態を保つことが求められます。
また、郵便や宅配などの配送物の取り扱いも重要な業務の一つです。親展や速達といった発送時のルールを明確にし、受信簿や発信簿へ正確に記録する習慣をつけることで、配送トラブルを未然に防ぐことができます。
相手に伝わるビジネス文書と慶弔マナー
日常業務の中で、ビジネス文書の作成やＥメールのやり取りは頻繁に発生します。相手に分かりやすい全体構成を心がけることが大切です。また、組織の代表として行う以下の業務も、総務ならではの重要な役割といえます。これらを滞りなく進めることで、社内外からの信頼を獲得できます。
- ビジネス文書やＥメールの適切な構成作成
- 年賀状や贈答における基本マナーの確認
- 社内外の慶事および弔事における業務対応
備品管理や配送対応、慶弔マナーといった、総務としての信頼を築くための基本動作を体系的に学びます。
「何をすべきか」を整理し、周囲から安心して仕事を任せられる総務担当者を目指します。
組織活動を支えるオフィス環境と文書管理
働きやすい職場づくりと社内広報
総務部は、事業を展開する拠点を心地よい環境に整備する役割を担います。ゴミや廃棄物の管理ルールを定め、整理整頓を徹底することで、より良い職場環境を作ることができます。
また、社内への情報発信や全社スケジュールの管理も大切な仕事です。社内広報を通じて情報を適切なタイミングで共有することで、組織全体の連携が深まり、業務がスムーズに進行します。
契約書と文書の適切な保管ルール
組織内で発生する様々な契約書や文書の管理も、総務の大切な仕事です。内容をチェックする視点を持ち、印鑑の種類や用途を正しく理解して取り扱うことが求められます。文書を保存・廃棄する際は、以下のようなポイントを意識してルールを決めておくことで、必要な情報をすぐに取り出せるようになります。
- 廃棄フェーズにおける留意点の確認
- 保管する文書の適切な分類
- 取り出しやすさを考慮した収納
環境整備や文書・印章管理など、組織の土台を支える管理業務の実践的な知識を網羅したカリキュラムです。
法的知識や実務の勘所を押さえ、ミスや漏れのない確実な管理体制の構築に貢献します。
事務処理をスピーディにするExcelの基本操作
ショートカットキーと関数での効率化
日々の事務作業において、資料を作成するためのExcelは欠かせないツールです。マウスを使わずに操作できるショートカットキーを少しずつ覚えるだけで、作業時間は大幅に短縮されます。また、実務で頻繁に使用する以下の関数を使いこなすことが重要です。
基本的な関数を入力できるようになることで、手作業によるミスを減らし、正確なデータ処理が可能になります。
- 指定したセルの数値を合計するSUM関数
- 範囲内の数値の平均値を求めるAVERAGE関数
- 条件を元に結果を返すIF関数
データを視覚的に伝えるグラフと表の作成
数字の羅列だけでは伝わりにくい情報も、グラフや表を活用することで、相手に分かりやすく伝えることができます。円グラフや棒グラフなど、目的に合わせてグラフの種類を使い分けることがポイントです。また、データベース機能を利用して昇順や降順で並べ替えを行ったり、フィルターを設定して必要な情報を抽出したりすることで、情報の整理がより簡単になります。
【公開講座】Microsoft Office研修～Excel基礎編
基本のキから、実務で多用する関数や見やすい資料作成のポイントまでを１日で習得します。
Excelを味方につけ、毎日の定型業務の時間を削減し、より付加価値の高い業務に注力できるようになります。
高度なデータ処理で分析力を高めるExcel応用術
便利な関数を活用したデータ整理
Excelの基本操作に慣れてきたら、さらに一歩進んだ関数を取り入れることで、複雑なデータ整理が簡単になります。たとえば、数値の四捨五入や切り捨てを行う以下の関数は、実務で非常に役立ちます。
また、価格表から該当データを参照するVLOOKUP関数などを活用すれば、資料作成の効率が一段と上がります。条件付き書式を使って特定のセルに色をつけるなど、視覚的に分かりやすい資料を作る工夫も効果的です。
- 数値を四捨五入するROUND関数
- 数値を切り捨てるROUNDDOWN関数
ピボットテーブルとマクロによる自動化
大量のデータを集計・分析する際には、ピボットテーブルが強力な味方になります。データのグループ化や集計方法の変更を行うことで、四半期ごとの売れ筋商品などを多角的に分析することが可能です。さらに、定型的な繰り返し作業は、マクロの記録機能を使って自動化することができます。マクロを実行するボタンを作成しておけば、ワンクリックで処理が完了し、日々の業務負担を大幅に軽減できます。
【公開講座】Microsoft Office研修～Excel応用編
関数、ピボットテーブル、マクロ。Excelの強力な機能を使いこなし、高度な事務処理を自動化します。大量のデータから必要な示唆を導き出し、組織の意思決定を支えるデータ活用力を手に入れます。
組織の円滑な運営を支える総務の力
総務の仕事は多岐にわたりますが、一つひとつの業務を確実に行うことが、組織全体の土台作りに直結します。備品管理などの日々の庶務から、契約書管理などの重要な業務まで、幅広い知識を持つことが求められます。そこにExcelを使ったデータ処理や自動化のスキルを加えることで、事務処理のスピードは劇的に向上します。周囲から頼られる存在として、本日のヒントをぜひ明日からの業務にお役立てください。
初めての総務担当者向けプラン～組織全体を円滑に動かす縁の下の力持ちになる
このように、「庶務の基本業務」「管理業務」「Excelの基本操作」「Excelの応用スキル」という４つの視点から、段階的かつ実践的にスキルを高めていくことが可能です。そして、これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「初めての総務担当者向けプラン～組織全体を円滑に動かす縁の下の力持ちになる」 です。
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