今から知っておく社会人の基本（２）

ビジネス文書５つの原則

今から知っておく社会人の基本（２）

「文書を書くのは嫌い」という学生の皆さんも多いと思います。しかしビジネスの現場では、メールや報告書、稟議書など、文書を書くことは想像以上に多いものです。ただし、これまで苦手意識を持っていた作文と異なり、ビジネス文書作成は、いくつかのルールを守りさえすれば、割合簡単に書けます。

１．簡潔であること～一文５０字、合計２００字程度で書く
文章を作る際、まずは、簡潔な文書の分量を覚えてください。「１５０～２００字程度、５０字で４行程度書く」と覚えてください。文章の主たる読者は忙しい上司です。この分量にまとめると、読み手は数十秒で内容をよく理解できます。また、２００字程度であれば、口頭で報告する場合にも都合が良いです。ゆっくり報告して、上司の指示を受け、ちょうど１分間となります。簡潔で上手な報告となります。

２．主語・述語が明確である
「誰が」―「何をする」という主語・述語の関係が明確でないと正しい意図が伝わりません。実際には、あたかも携帯メールのように単語だけだったり、主語がなく、かつ文章が長く内容がつかみにくいビジネス文章が散見されます。

３．数字（日時、金額　等）と固有名詞は明確かつ正確である
最後に、絶対に外すことができないのが、事実を伝えることです。数字（日時、数量、金額）、固有名詞（人の名前や地名）が正確であることです。当然ながら、数字・固有名詞の誤りは仕事上のミスに繋がります。多くの人に迷惑をかけることにもなります。

４．誰が読んでも読みやすい～結論から書く、用語は平易に
可能な限りまず「結論」から書きます。次に理由や経過を書きます。専門用語や外国語などの使用は最小限にとどめます。

５．組織における自分の立場を明確にして書く
また、書き手の立場は、個人の自分ではなく、所属する組織における自分です。「君は文章が下手だね」と上司からご指摘を受ける場合、文法がおかしいというよりは、書き手の立場が不明確であったり、組織の視点が欠けている場合が多々あります。

☆次回もお楽しみに！