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属人化防止研修~管理職による業務標準化のためのナレッジマネジメント

属人化防止研修~管理職による業務標準化のためのナレッジマネジメント

振り返りが疎かになりがちな継続的な業務を、課題点・ナレッジをしっかり整理し活用する

研修No.1040001

対象者

  • 中堅層
  • リーダー層
  • 管理職層

・職場のナレッジの問題を整理したい管理者(課長)
・業務の最適化を図りたいプロジェクトマネージャー(プロマネ)
・小売、サービスなど店舗業の管理職(責任者、店長など)

よくあるお悩み・ニーズ

  • 同じ仕事を長期間行っている担当者がたくさんいる
  • 個人主義が強く、業務を標準化する風土がない。結果、組織として力を発揮できない

研修内容・特徴outline・feature

自部署やプロジェクトの属人化の課題を整理し、属人化解消のために必要な情報(ナレッジ)をどのような目的で、内容で作成し、またそれをどのように活用・展開していくかといった、職場最適化のためのナレッジマネジメントの職場での実践を具体的に考えていただきます。

到達目標goal

  • ①属人化が発生する原因や、その悪影響の内容、その防止の仕方を理解できる
  • ②業務開始時、業務期間中、節目に必要な記録を残すことができる
  • ③記録を職場・プロジェクトの課題に合わせて現場で活用できるようになる

研修プログラム例program

研修プログラム例
  内容 手法
  • 1.属人化防止について
    (1)属人化の事象の共有
    【ワーク】自部署(プロジェクト)で発生している属人化の事象について洗い出す
    (2)属人化が発生する原因
      ①同じ仕事を長期間行うことが多い
      ②技能・知識の難易度
      ③情報共有の不足
      ④業務を標準化しようとする風土がない
      ⑤自分の優位性を保ちたい
      ⑥自分のやりたいようにやりたい(ミスを隠す)
      ⑦忙しすぎる(自分がした方が早い、マニュアルを作る時間がない)
    (3)属人化のリスク
      ①問題、トラブル発生時のフォローができない
      ②特定の人がいないと業務が進まない
      ③知識、技術の喪失
      ④生産量に限界がある(組織の力とならない)
      ⑤若手が育たない
      ⑥不正が起こりやすくなる
講義
ワーク
  • 2.ナレッジマネジメントとは
    (1)暗黙知と形式知
    (2)ナレッジマネジメントを進める手順
    (3)ナレッジマネジメントを進めるうえでの注意点
講義
ワーク
  • 3.ナレッジの活用の目的を整理する
    (1)ナレッジに関する職場の課題
    (2)ドキュメントの活用状況を整理する
    【ワーク】ナレッジの活用で解決したい職場の課題とそのために必要なナレッジについて改めて整理する。
講義
ワーク
  • 4.ナレッジの抽出
    (1)ナレッジ保有者を整理する
    【ワーク】自身が保有するナレッジや、職場で有用なナレッジを保有している方を整理(既存のマニュアルも含む)。
    (2)ナレッジの抽出方法
講義
ワーク
  • 5.ナレッジの蓄積
    ■記録に残すべきこと
    【ワーク】現在、どのような情報をナレッジとして蓄積し活用しているか
講義
ワーク
  • 6.ナレッジを共有する
    (1)最適な保管の形を考える
    (2)格納ルールの決定
    (3)他部署(プロジェクト)のベストプラクティスを共有する
講義
ワーク
  • 7.ナレッジを伝える
    (1)良いナレッジを作成してもそれを伝えなければ意味がない
    (2)伝達方法を具体化する
講義
ワーク
  • 8.ナレッジを更新する
    (1)ナレッジは変化するもの
    (2)ナレッジのメンテナンス ~ドキュメントの改訂
講義
ワーク
  • 9.まとめ
講義
ワーク

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受講者の評価evalution

実施、実施対象
2019年7月     6名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 実業務で必要とするナレッジの選定方法が学べました。具体的なナレッジの抽出を行ってみたいです。
  • メンバーの持つナレッジの抽出・細分化が整理に有効と思う。活かしていきたい。
  • 属人化という漠然とした状況をナレッジマネジメントという考え方・手法に落として説明していただけたことで、やるべきことの方向が見えました。

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講座数※2
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