属人化防止研修~管理職による業務標準化のためのナレッジマネジメント

属人化防止研修~管理職による業務標準化のためのナレッジマネジメント

研修No.1040001

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対象者対象者

・職場のナレッジの問題を整理したい管理者(課長)
・業務の最適化を図りたいプロジェクトマネージャー(プロマネ)
・小売、サービスなど店舗業の管理職(責任者、店長など)

研修内容研修内容

自部署やプロジェクトの属人化の課題を整理し、属人化解消のために必要な情報(ナレッジ)をどのような目的で、内容で作成し、またそれをどのように活用・展開していくかといった、職場最適化のためのナレッジマネジメントの職場での実践を具体的に考えていただきます。

研修プログラム研修プログラム例

研修プログラム例
  内容 手法
  • 1.属人化防止について
    【ワーク】自部署(プロジェクト)で発生している属人化の事象について洗い出して共有する
    (1)属人化が発生する原因
    ①同じ仕事を長期間行うことが多い
    ②技能・知識の難易度
    ③情報共有の不足
    ④業務を標準化しようとする風土がない
    ⑤自分の優位性を保ちたい
    ⑥自分のやりたいようにやりたい(ミスを隠す)
    ⑦忙しすぎる(自分がした方が早い、マニュアルを作る時間がない)
    (2)属人化のリスク
    ①問題、トラブル発生時のフォローができない
    ②特定の人がいないと業務が進まない
    ③知識、技術の喪失
    ④生産量に限界がある(組織の力とならない)
    ⑤若手が育たない
    ⑥不正が起こりやすくなる
講義
ワーク
  • 2.ナレッジの活用の目的を整理する
    (1)ナレッジに関する職場の課題
    【ワーク】チェックシートで一般的な職場のナレッジマネジメントの問題を整理する
    (2)ナレッジの活用目的を整理する
    【ワーク】ナレッジの活用で解決したい職場の課題とそのために必要なナレッジについて改めて整理する
講義
ワーク
  • 3.すでに作成したマニュアルの内容を見直す
    【ワーク】2章で考えた「必要なナレッジ」に即して現在のマニュアルに不足しているコンテンツについて考える
講義
ワーク
  • 4.ナレッジの抽出
    (1)暗黙知と形式知
    (2)ナレッジ保有者を整理する
    【ワーク】自身が保有するナレッジや、職場で有用なナレッジを保有している方を整理する(既存のマニュアルも含む)
    (3)ナレッジの抽出方法
    ①ナレッジ保有者にマニュアルを作成してもらう
    ②ヒアリングして自分がマニュアルを作成する
    (4)ヒアリングの方法
講義
ワーク
  • 5.ナレッジの蓄積
    【ワーク】現在どのような情報をナレッジとして蓄積しているのかを整理する~日次、週次、月次、イレギュラー時(トラブル発生時など)
    【ワーク】上記のナレッジをどのように共有・活用しているかを整理する
講義
ワーク
  • 6.ナレッジを共有する
    (1)最適な保管の形を考える~紙での保管、データとして保管
    (2)共有のためのルール設定
    ①フォルダ、ファイル名のルール
    ②ファイルの属性付け
    ③情報アクセス制限など
    (3)他のプロジェクトでの良い工夫を共有する
    【ワーク】他のプロジェクトの取組みで自部署で取り入れたいナレッジ
講義
ワーク
  • 7.ナレッジを伝える
    (1)良いナレッジを作成してもそれを伝えなければ意味がない
    (2)ナレッジの伝達方法
    (3)作成した文書・マニュアルをどのように相手に伝えるか
    【ワーク】マニュアルのナレッジを理解、体得(身体化)するために必要な条件とは(ナレッジを獲得するために必要な素養=知識、技術、経験)
    【ワーク】伝達方法を具体化する
    ①誰が(自分が伝える、自分以外の適任者が伝える)
    ②手法(例:マニュアル説明会、マニュアルを使ってOJT、シミュレーションで習得など)
    ※OJT:実際の業務を通じてマンツーマンや1対少数で指導を行う手法
    ※シミュレーション:実際の仕事の現場ではなく研修の場で実際の状況に近い模擬的な状況を作り、そこで学んだナレッジを実践して習得する
    ③伝達内容(マニュアルなど、どのようなツールを使って何を伝えるか)
    ④目標(どのくらいの期間指導を続けるか、いつまでに何を習得させるか)
講義
ワーク
  • 8.ナレッジを更新する
    (1)ナレッジは変化するもの
    (2)ナレッジのメンテナンス~マニュアルの改訂
    【ワーク】ライブラリアンを中心に誰がどのくらいの周期でマニュアルの内容を更新するか、定期的にマニュアルの実効性をどのように確認するかを考える
講義
ワーク
  • 9.まとめ
講義
ワーク

ひとこと研修制作者からひとこと

ナレッジマネジメントはマニュアルや業務標準書関係のドキュメントを作成することで、満足してしまい、それを活用することを忘れ、せっかく作ったマニュアルや業務標準書がほこりをかぶって埋もれているという問題をよく聞きます。ナレッジの問題はプレイヤーに対しても大事ですが、よりマネージャーに職場の課題を整理していただくことが重要です。そもそも職場最適化をするための自部署(プロジェクト)全体の属人化やナレッジの課題は管理職しか把握することが難しいことです。本研修はプレイヤ―ではなく、管理職がナレッジマネジメントを通じて、職場最適化のためのナレッジのコーディネートの仕方を具体化していただく研修です。

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