「新人フォローのポイント~上司が新人の文書を見るポイント」

「新人フォローのポイント~上司が新人の文書を見るポイント」

■文書指導は難しくない

「社員の書いた報告書の内容が分かりにくい」「お客さまから社員の書いた文書に対するクレームが来た」といったことはありませんか。

もちろん、内容に問題のある場合もありますが、ビジネス文書を書く力が欠けていることが多いのも事実です。

文書力は、実は想像以上に簡単に伸ばすことができます。「私はどうも文書を書くのが苦手なので、指導なんてできない」とお考えの場合でも、心配はいりません。指導のポイントはごくわずかです。

「書く」ことが上手にできれば、結果的に、わかりやすい報告や手順の効率化など、業務遂行能力の向上にもつながります。つまり、文書作成は仕事の基本です!

今回は、管理職の方が、すぐに部下の文書指導ができるようになるためのポイントを説明いたします。


■書き手の立場が明確である

文書を作成するうえで、最も大切なのは、書き手である自分の立場が意識できているかです。 この視点が欠けていると、どんなに美しく、内容が素晴らしい文章でも、使えない文書となってしまいます。

実際、「部下の文章が下手だな」と感じる場合は、文法がおかしいというより、 自社の立場が分かってないという場合が多いように思います。 部下に文書指導をする際には、必ず書き手(自社)の立場や書く目的が何なのかをしっかりと確認する必要があります。


■読み手の理解の流れに沿った文書を書く

内容に関しては、「話の流れ」がスムーズに頭の中に入ってくる文書が求められます。例えば、稟議書や申請書など、日常目にしているものと同じ順序・流れで書かれた文書が、 一番理解しやすいものです。

なぜ理解しやすいかというと、これらの書類は論理的に展開されていて、 内容を整理しやすいからです。

例えば、稟議書や申請書は、「ねらい・理由」「具体的内容」「詳細内容」「費用対効果」 「リスク」「スケジュール」等が順番に書かれていて、 一目でどういった内容なのかが分かります。

ですから、他の報告書を書く際にも、「稟議書や申請書と同じような順番や論理構成であるか」 ということを意識して書くようにしましょう。

これは、社内だけでなく、営業の現場でも有効です。 提案書をつくる際には、提出先の書式、流れを踏まえて作成すれば、新人営業パーソンでも案件が取れる可能性が高まるといえるでしょう。

 
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