ビジネス文書研修～徹底フォロー編

問題の本質は何か、を徹底的に考えたカリキュラムで、現場で役立つスキルやノウハウを習得！

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研修内容・特徴outline・feature

ビジネス文書スキルを徹底的に習得するためのプログラムです。ビジネス文書研修を受講いただいた後、通信添削による反復練習を行うことにより、良いビジネス文書を書けるよう訓練します。最後に、再度ビジネス文書フォローアップ研修を受講いただき、スキルの定着化を確認します。添削添削では、経験豊富な弊社の講師が行い、文書要約をはじめ、議事録・報告書・案内文・依頼状などの社内・社外文書の作り方を、通信添削で学びます。また「ビジネス文書チェックシート」を使用し、件名・主語述語・体裁・一文の長さ・内容の過不足等をチェックし、講評を加えます。

＊添削イメージ＊

研修プログラム例program

研修プログラム例（所要時間：1日間）
	内容	手法
	Ⅰ．基礎編
	ビジネス文書とは　～基礎知識ビジネス文書の種類ビジネス文書の作成の基本ビジネス文書の構造	講義
	ビジネス文書作成時のポイント内容を想定できる標題をつける一文の長さは読みやすい短文にする重要な内容以外は徹底的に削る主語と述語を一貫させる内容を具体的にする分かりやすい言葉を使う相手の名前・役職に注意する内容を合理的にするその他～ビジネスシーン特有の表現を活用する	講義
	社内文書基本形～儀礼文は省略して丁寧に	講義
	社外文書基本形　～慣用表現を活用して丁寧に社外文書の挨拶と結びの慣用表現封筒・はがきの宛名の書き方（ワーク）	講義
	Ⅱ．実践編
	報告書の書き方社内報告書の全体構成報告書作成のポイント報告書の具体的な書き方	講義
	社内文書＜例文集と各ポイントまとめ＞　議事録、社内報告書、連絡書、ファックス送達表、書類送付状　等	講義
	E-ｍａｉｌ作成のポイントビジネスＥ-ｍａｉｌの構造ビジネスＥ-ｍａｉｌ作成のポイントまとめビジネスＥ-ｍａｉｌの注意事項	講義
	社外文書＜例文集と各ポイントまとめ＞　招待状、案内状、お祝い状、お詫び状、お礼状　等参考資料メモの取り方のポイント文書表現の注意点敬語表現封筒・はがきの宛名の書き方議事録作成のポイント	講義
	Ⅲ．演習編
	文章の要約　～文書化のプロセスを学ぶ　文書例を使い、「２００字以内での要約」の練習 →「要点は何か」素早く確実に掴む練習＜２題＞（個人・グループ演習）　でき上がった文章を７つのポイントによって評価～文章の骨格を体感し、良いビジネス文書ができるプロセスを学んでいただきます。	ワーク
	文書作成～報告書、議事録の作成　など～演習問題は、案内状、報告書、議事録、お詫び状、宛名書き、Eメール作成等、豊富なラインアップから選択して実施いたします。＜２題＞	ワーク

【ステップ２】ビジネス文書通信添削

研修プログラム例（所要時間：３回実施）
	内容	手法
	第１回　演習・報告書（要約）８００字程度の内容（プレスリリース）を２００字要約と５０字要約を作成する ■方法： ①プレスリリースは貴社内の文書にて実施する ②添削を返却する際には、以下の３種類を同時に返還するａ．受講生の文章に添削し、赤入れしたものｂ．研修時使用したチェックシートで評価したものｃ．解答例	添削
	第２回　演習・報告書（要約）１回目と別の要約を同内容で実施	添削
	第３回　演習・研修報告書の作成１、２回目と同様の方法で実施する。但し、第３回は添削するのではなく、次の研修に持参していただき、研修の中で解答チェックを行う。 ※解答チェックは弊社のビジネス文書チェックシートを用いて行う	課題

【ステップ３】ビジネス文書フォローアップ研修

研修プログラム例（所要時間：半日間）
	内容	手法
	１. 通信添削の振り返り解答の解説（なぜ、この解答になったか？）チェックシート事項の再確認通信添削全体を通じた課題解説 ※よくある問題事例に対する解説を実施し、何故できたのか？　なぜだめなのか？を明確に認識することで、スキルの定　着を目指す。	講義
	第４回事前課題に対する解答解説と文章を評価できるスキルの徹底解答解説グループワークによる各自の文章の評価を実施 ※各グループ内でチェックシートを活用し、文章を評価できる　スキルを身につける。どんな文章が５点でどんな文章であ　れば１点なのかを理解できれば、自ら「まずい文章」に気づ　く事ができ、自律的にスキルアップが可能となる。	講義ワーク
	疑問点・質問など	講義
	まとめ～本日学んだ事を踏まえ、文書スキルの維持向上策について解説

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

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{{theme}}研修のケーススタディ一覧

研修のプロがお答え全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

インソースのビジネス文書研修のポイントはなんですか？

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。

ビジネス文書研修と言ってもたくさんの種類があるようですが、どのように選んだらよいですか？

お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。

当社で使用する文書のフォーマットをテキストに盛り込むことはできますか？

可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

ビジネス文書研修ではどのような演習をしますか？

演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。

短時間での研修実施は可能ですか？

可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。