インタビューで聞く成功した人の「リアル」ノウハウ

「管理職のための段取り力」（１）～仕事の管理

■環境の変化に対応した業務管理～ＰＤＣＡの徹底と判断基準の提示

仕事の管理は、

Ｐ（ＰＬＡＮ、計画）

Ｄ（ＤＯ、実行）

Ｃ（ＣＨＥＣＫ、点検）

Ａ（ＡＣＴＩＯＮ、改善策の実施）サイクルの徹底につきます。

特に注意したいのが、３番目のチェックの重要性です。コスト削減や業務効率といった費用対効果など、その都度、実効性を点検（ＣＨＥＣＫ）する必要があります。点検（ＣＨＥＣＫ）を行う際に必要なのが、敏感に環境変化を嗅ぎ取り、判断基準を明示していく能力です。現在のような変革期において、「前例踏襲」だけで業務を遂行するのは不可能ですが、何でも変更したら良いというわけでもありません。

「守るべきもの」「変えるべきもの」のを明確にして、判断基準を確定する必要があります。

具体的には、

（１）既存のもので、残すべき基準

（２）現在求められる基準

という２つの基準を基に、判断基準（考え方の軸）を明確にし、現場の力のブレを無くすことが求められます。

■業務改善～すべての問題の２～３割を３カ月サイクルで改善

管理職の中には業務改善の推進が苦手な方が多いと感じます。「課題が多すぎる」「頻繁な異動」「年上の部下の存在」などがその理由として挙げられます。しかし、気楽に考え、小さな目標から積極的に取り組んでいけば良いのです。皆さんの職場でも、現場の問題点を洗い出せば、２０や３０は容易に出てくるのではないでしょうか。同時にすべてを解決するのは不可能ですが、問題のうち、２～３割を改善すれば、「劇的な改善」を実感することができ、外部からも評価されます。

具体的には、

（１）緊急度や重要度などを鑑みて、仕事の中で優先順位が高いものから課題を選ぶ

（２）各自が協力すれば簡単にでき、達成しやすいものから課題を選ぶ

という２つの基準から課題を選び、３カ月かけて改善していきます。

実は、この「３カ月間」という時間がポイントになります。「１カ月」だと、急すぎて日常業務の妨げになってしまいます。かといって、「半年」だと、長すぎて途中でぶれてしまったり、熱意がさめ頓挫する危険性が高くなります。部下全員で議論したり、検討する時間が取れ、かつ、緊張感が途切れない時間が「３カ月間」です。この３カ月間で終わるテーマを見つけて、改善していくのが効果的な課題発見の方法です。小さな課題を３カ月間かけて一つずつ改善すれば、１年で４つの問題解決ができ、振り返れば「大きな成果」と実感できます。

■改善は手順が大切～現状分析、根回し、キックオフ

業務改善にも、管理職の「計算力」が求められます。「業務改善せよ」というかけ声だけでは、部下はなかなか動きません。

まずは、管理職が「問題を数字で示すこと」が大切です。つまり、自ら汗をかいて分析を行い、問題の所在とその内容を具体的な数字で示し、「なぜ改善しなければいけないのか」という課題を明確にする必要があります。次に、改善の障害となりがちなベテランの部下への根回しを行い、協力を取り付けます。現場にそっぽを向かれては、業務改善は立ち行かなくなってしまいます。最後に、部門全体でキックオフミーティングを開き、業務改善をスタートさせましょう。その際、「どこまでいったら達成なのか」というゴールを明確にした上で、それぞれの仕事の分担やスケジュールを決めます。

スケジュールは１カ月単位で考え、その都度見直し（ＣＨＥＣＫ）を行っていけば、業務改善の推進や管理も容易となります。

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