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プロジェクトが円滑に進むかどうかは「立ち上げ」次第！新規プロジェクトを成功させるプロマネのポイントとは
新規プロジェクトの立ち上げに際してよくあるお悩みとして、「スケジュールや計画の立て方が難しい」「チームメンバーとの連携がうまくいかず、計画通りに進まない」などが挙げられることはよくあります。社内外の多様な関係者との調整に時間がかかり、業務が滞ってしまいストレスを抱えるといったお悩みもよく伺います。
本コラムでは、プロジェクトマネジメントの基礎・調整力・レジリエンスの３つのテーマで、新規のプロジェクトを円滑に進めていくための方法をご紹介いたします。プロジェクトの進め方を理解し、ステークホルダーとの上手な調整の仕方やストレスとの向き合い方を学ぶことで、円滑にプロジェクトを運営していく流れを見ていきましょう。
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プロジェクトマネジメントを円滑に進めるための具体的なステップ
プロジェクトを成功に導くためには、曖昧さをなくし、具体的な手順に沿って進めることが不可欠です。
１．目標の明確化と関係者の巻き込み
プロジェクトの遂行において、最も重要なのは「何を達成したいのか」という目標を明確にすることです。目標が曖昧なままだと、チームの方向性が定まらず、効果的な活動は期待できません。SOW（Statement of Work）などの手法を用いて、プロジェクトの目標を具体的に文書化することで、関係者全員が共通の認識を持つことができます。
また、プロジェクトの成功には、関係者の積極的な参加意識を高める工夫が求められます。彼らを巻き込むことで、責任感と協力体制が生まれ、プロジェクト全体の推進力が高まります。
２．緻密な計画の立案と管理
計画段階での具体的な行動は、後の工程を大きく左右します。
- WBSとガントチャートの作成: まず、プロジェクトを構成する全ての作業を洗い出し、WBS（Work Breakdown Structure）を作成します。これによって作業の抜け漏れを防ぎ、全体像を把握しやすくなります。次に、作業間の依存関係を確認し、それぞれの役割分担と作業時間を詳細に見積ります。そして、これらの情報を基にガントチャートを作成し、スケジュールを視覚化することで、進捗状況が一目でわかるようになります。
- リスクとコストのマネジメント: 計画の段階で、起こりうるリスクを予測し、それに対する対策を事前に検討しておくことが重要です。同様に、コスト管理を徹底することで、予算オーバーを防ぎ、資源を効率的に活用できます。
３．進捗管理と振り返り
プロジェクトが開始したら、定期的な進捗管理が欠かせません。特に、部下からの「報連相（報告・連絡・相談）」が滞りなく行われる仕組みを構築することが、迅速な課題発見と対応につながります。プロジェクトが終了した際には、PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Action）を活用して、プロセス全体を評価し、次のプロジェクトに活かすための教訓を導き出すことが重要です。
本研修は、プロジェクトマネージャーとして遂行に必要な手順を理解し、高いパフォーマンスを生むチームの構築ができる手法を学びます。
課題をイメージしやすくなるように、ワークを交えながらプロジェクトを運営していく上で起こりうる問題や対処法などを紹介していきます。
多様な関係者を動かす調整力の磨き方
プロジェクトを円滑に推進するためには、多くの部門や社外の関係者との連携なしには成り立ちません。調整力は、業務を円滑に進めるための基盤となる能力です。
ステークホルダーの徹底的な分析
調整を成功させる第一歩は、関係者、すなわちステークホルダーを深く理解することです。彼らの立場、特性、利害関係、そして潜在的な懸念事項を詳細に洗い出し、整理します。この分析を通じて、「誰に」「どのような情報を」「どの順番で」伝えるべきかという、具体的な調整戦略を立てることが可能になります。
事前の関係構築と効果的な交渉
調整をスムーズに進めるためには、事前の「根回し」が非常に有効です。これは単なるお膳立てではなく、相手の意見や要望を事前に把握し、建設的な議論の土台を作るための重要なプロセスです。 交渉の場面では、一方的に要求を突きつけるのではなく、「双方にメリットがある」という視点を持つことが肝心です。事前に十分な準備を行い、こちらの意図を論理的に、かつ相手に寄り添う形で伝えることで、Win-Winの関係を築き、合意形成へと導くことができるでしょう。
【公開講座】調整力発揮研修～多様な関係者を動かし、仕事を円滑化する
調整力は、あらゆる業務を行ううえで必ず必要な能力ですが、体系的に学ぶ機会は少ないものです。
本研修では、あらゆる業務に必要な調整力・交渉力について、その意味と実際のテクニックを学んでいただきます。ケーススタディでは、実際に社内外との調整を行い、現実に職場で生かせる調整力をしっかりと身につけていただきます。
ストレスをしなやかに乗り越えるレジリエンスの養い方
ビジネスにおける困難やストレスは避けられないものです。特に、プロジェクトを推進していく中で、様々な壁にぶち当たり、ストレスに感じることも多いでしょう。レジリエンス（精神的回復力）は、そうした状況下でもしなやかに対応し、成長を続けるための心の力です。
感情のコントロールと捉え方の転換
ストレスを軽減するためには、感情のコントロールが鍵となります。ABCDE理論（Activating event: 出来事、Belief: 思考・信念、Consequence: 結果・感情、Dispute: 反論、Effect: 新たな結果・感情）を活用し、困難な出来事に対して自分がどのような思考パターンを持っているかを認識します。そして、非合理的な思考に自ら反論し、より建設的で前向きな捉え方に切り替えるトレーニングを積むことで、心の回復力を高めることができます。
自己肯定感と自己効力感の育成
「自分には価値がある」という自尊感情と、「私はできる」という自信を持つ自己効力感は、困難に立ち向かう上で大きな原動力となります。
- 強みの認識と弱みの転換: 自身の強みをできるだけ多く認識し、それを活かす方法を考えましょう。また、自分の弱みであっても、それをポジティブな表現に言い換える練習をすることで、自己肯定感を育むことができます。
- 成功体験の振り返り: 過去の成功体験を具体的に振り返り、その際に得られた知識やスキルを明確にすることで、「私はできる」という自信、すなわち自己効力感を高めることができます。さらに、身近な人の成功体験を観察し、真似したい点を学ぶ「モデリング」も有効な手段です。
良好な人間関係の構築
心の支えとなるのは、周囲との良好な人間関係です。心理的安全性の高い職場環境を築くことで、メンバーは安心して意見を述べ、助け合いながら業務に取り組めます。積極的に自己開示を行い、情報を共有し、相手の話を「傾聴」することで、相互理解と信頼を深めることができます。また、お互いを認め、褒め合う習慣は、チーム全体の士気を高め、レジリエンスを向上させる効果があります。
【公開講座】レジリエンス研修～しなやかにストレスと向き合い、回復力を身につける
レジリエンス（resilience）とは「精神的回復力」のことを指します。レジリエンスを身につけることで、ストレスと上手に付き合い、困難を乗り越え成長することができるようになります。 日々様々なストレスやプレッシャーにさらされるビジネスパーソンにとって、レジリエンスを身につけることは大切です。
自分の心の持ち方や物事の捉え方を変えることで、ストレスと上手に付き合い、しなやかに困難を乗り越えることができるようになります。
「計画力」だけでは成功しない新規プロジェクト
特に前例のないプロジェクトを円滑に進めるには、計画力だけでなく関係者との調整が必須です。またその過程で生まれるストレスに対応するためには、レジリエンスが欠かせません。「プロジェクトマネジメントの基礎」「調整力発揮」「レジリエンス」の３つのスキルを総合的に学ぶことで、円滑なプロジェクトの推進・運営が見込めます。
プロジェクトを円滑に運営・推進するプラン～調整力とストレス耐性を鍛え、最後までやり抜く
このように、「プロジェクトマネジメントの基礎」「調整力」「レジリエンス」という３つの視点から、段階的かつ実践的にスキルを高めていくことが可能です。そして、これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「プロジェクトを円滑に運営・推進するプラン～調整力とストレス耐性を鍛え、最後までやり抜く」 です。
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