ビジネス文書研修 ~基礎力強化編(2日間)

0002ビジネス文書研修 ~基礎力強化編(2日間)

B BWR100-0000-0002

18/08/22 更新


このページは講師派遣の研修を紹介しています

本研修の「ねらい」

文書作成に必要な知識や考え方を身につけ、業務を想定した実践演習によって現場で確実に実践できるようになっていただく研修です。

具体的には、以下の4点を目指します。
1.ビジネス文書とは何かを知ること、書けることを通じて職場の即戦力となること
2.「仕事の意味」を文書要約を通じて知ること
3.職場で求められるビジネス論理力を文書作成を通じて身につけること
4.「報告書」と「議事録」などビジネス文書の『型』を学ぶこと


研修プログラム例

B BWR100-0000-0002

研修プログラム例(所要時間:1日目/2日間)
内容 手法
  • ビジネス文書とは? ~基礎知識
    (1)ビジネス文書の種類
    ①社内文書と社外文書
    ②コミュニケーションツール(媒体)の特性
    ~紙、Eメール、ファックス
    ビジネス文書作成の基本~8つのポイントを知る
    ①本文の内容が想定できる標題
    ②一文は40字~50字程度の短文(徹底的に削る)
    ③主語と述語が明確かつ一貫している
    ④内容は具体的かつ正確に(数字、固有名詞)
    ⑤分かりやすい言葉を使う
    ⑥相手の名前・役職を間違えない
    ⑦書き手の立場を明確にする
    ⑧ぱっと見て「美しい」と思わせるレイアウト
    (3)ビジネス文書の構造を知る
    ①読み手を意識した文書構造(文書ピラミッドを知る)
    ②読み手が分かりやすい文書の流れ
講義
  • 【基礎編】ビジネス文書作成時のポイント解説
    ~8つのポイントの具体的な内容を解説いたします
講義
  • 社内文書
    基本形 ~儀礼文は省略して簡潔に
講義
  • 社外文書
    (1)基本形 ~慣用表現を活用して丁寧に
    (2)社外文書の挨拶と結びの慣用表現
    【ワーク】封筒・はがきの宛名の書き方
講義
ワーク
  • 報告書の書き方
    (1)社内報告書の全体構成
    (2)報告書作成のポイント
    ①提出する相手に着目する
    ・トップ・役員へ提出する報告書
    ・上司・先輩など部署内に提出する報告書
    ・お客様に提出する報告書
    ②文字量に着目する
    ・一言で報告をする場合=50文字にまとめる
    ・簡潔に1分で報告する場合=200文字にまとめる
    ・一般的な報告書の場合=A4用紙3枚でまとめる
    (3)報告書の具体的な書き方
    ・「ですます調」と「である調」の混同をしない
    ・助詞の重複を避ける
    ・句読点の打ち方
講義
  • 社内文書<例文集と各ポイントまとめ>
    議事録、社内報告書、連絡書、ファックス送達表、書類送付状 等
講義
  • 社外文書<例文集と各ポイントまとめ>
    招待状、案内状、お祝い状、お詫び状、お礼状 等
講義
  • 【参考資料】
    (1)文書表現の注意点
    (2)敬語表現
    (3)封筒・はがきの宛名の書き方
講義
  • 【演習】文章の要約 ~文書化のプロセスを学ぶ
    (1)文書例を使い、「200字以内での要約」の練習
    →「要点は何か」素早く確実に掴む練習(個人・グループ演習)
    (2)でき上がった文章を7つのポイントによって評価
    ~文章の骨格を体感し、良いビジネス文書ができるプロセスを学んでいただきます
ワーク
  • 【演習】文書作成演習①~報告書の作成
    営業報告書や出張報告書等、実際に報告文を作成していただきます
ワーク


研修プログラム例(所要時間:2日目/2日間)
内容 手法
  • 1日目の復習
    ~ビジネス文書のポイントを振り返る
講義
  • 【演習】要約問題 ~復習
    ~文書例を使い、「200字以内での要約」の練習を再度実施し、要点をつかむ復習
ワーク
  • E-mail作成のポイント
    (1)ビジネスE-mailの構造
    (2)ビジネスE-mail作成のポイントまとめ
    (3)ビジネスE-mailの注意事項
講義
  • 【演習】Eメール作成演習
    (1)【演習】 社内Eメール
    ~上司への報告メール、部内での注意勧告メール、など
    (2)【演習】 社外Eメール
    ~お客さまへの報告メール、お客さまへのお詫びメール、など
ワーク
  • 議事録の書き方
    (1)議事録とは
    (2)議事録の全体構成 ~議事録の具体的な書き方
    ~本文の形式から内容に関する注意点、文書テクニックなど
    (3)議事録の形式
    ~日時、場所、主席者、次回会議日程、所見の書き方など
    (4)議事録作成のポイント
    ①会議の話をまとめる
    【ワーク】メモを作る
    ②意味の通る文章にしていく
  • 議事録作成のためのメモの取り方
講義
  • 【演習】文書作成演習① ~議事録の作成
    ~10分程度の会議のビデオを見て、その内容を議事録にまとめていただきます(内容は各種ございます)
    【演習の流れ】
    (1)会議ビデオを見て、ひたすらメモをとる
    (2)メモをもとに議事録を作成する
    (3)作成した議事録をグループ内で共有し、ディスカッションを行う
ワーク
  • ・この研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です
  • ・研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚まシステム」や研修担当者さまの負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます

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講師からひとこと

受講前は、文書で伝えようとすることに定見がなかったという方が多いようです。研修を通して、情報の整理や読み手の立場を考える視点の習得を図ります。

実績と受講者の声

実施、実施対象
2018年 4月     31名
業種
マスコミ・広告・印刷
評価
内容:大変理解できた・理解できた
96.8%
講師:大変良かった・良かった
93.5%
参加者の声
  • わからない時はネットで調べれば大丈夫だろうと思っていたが、今回の研修で、ビジネス文書の書き方をマナーそのものとして身につけることで、より迅速に対応できるとわかりました。
  • 様々な内容やシチュエーションに対する例文があったので、今後の実務にも利用できると感じた。
  • メールや議事録、それぞれの文書の特性やテンプレートを学び、今後の業務の力にできたと思います。

実施、実施対象
2018年 4月     13名
業種
建設・プラント
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 報告書やメールの基本を学んだので、実際に使ってみて基本が忠実にできるか確認したい。 演習で少し難しい事例での文書の書き方を学べ、大変ためになった。
  • 事務作業でメールや文書を書く機会が多いので、簡潔に書くことや、誰に対しての文書なのかを意識していこうと思った。
  • 慣れない表現が多くあり、己の無知を知ることができた。 演習を通して、知識として「知っている」ではなく、「できる」に変わったと思う。

実施、実施対象
2017年 4月     29名
業種
建設・プラント
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ビジネス文書はただ丁寧な書き方をすればよいのではなく、ルールを遵守し、省略することも必要だと感じた。
  • あいさつや結びの慣用表現において、相手によって配慮を変えることをしっかりといかしていきたい。
  • 業務を行っていくうえで、目上の方に送る文章などを作成することが出てくると思うので、今回学んだことを意識し、相手に不快な思いをさせない文章を作成したい。


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新入社員研修・新人研修の評価
年間総受講者数
55,318
内容をよく理解・理解
96.9
講師がとても良い・良い
95.3

※2018年4月~2019年3月

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