伝わる文書の８つのポイント～誰が読んでも「わかる」文書の共通点

ビジネスシーンにおいて、メール、報告書、企画書など、文書を通じたコミュニケーションは不可欠です。相手に正確かつ効率的に情報を伝え、円滑に業務を進めるためには、「伝わる文書」を作成する力が求められます。

しかし、多くのビジネスパーソン、特に新人・若手が文書の作成に課題を感じているのが現状です。なぜ、これほどまでにビジネス文書の作成が難しく感じられるのでしょうか。

「何を言いたいのか分からない」「読み手に意図が伝わらない」背景

ルールや型の理解不足

学生時代に慣れ親しんだ作文と、ビジネス文書は根本的に目的が異なります。作文は自分の思いや主観的な考えを整理することが重要ですが、ビジネス文書は他人に正しく情報を伝達し、理解や行動を促すことが目的です。そのため、客観的な事実に基づき、決まった型に沿って記述する必要がありますが、この型を体系的に学ぶ機会が少ない場合があります。

自己流の文書作成と指導のばらつき

先輩や上司も我流で文書を作成しているために、部下・後輩への指導にもばらつきが生じやすい場合があります。中には偏ったフィードバックを行ってしまう場合もあり、かえって文書力を低下させてしまう可能性も否めません。

学ぶ機会の少なさ

ビジネスマナーと比較すると、社会人になって文書力を高めるための教育を受ける機会は少ない傾向にあります。ビジネスマナーはある程度ＯＪＴで身につけることもできますが、文書スキルの向上には具体的な教育や訓練が必要です。

読み手に「伝わる」ビジネス文書の８つのポイント

ビジネス文書には、読み手が内容を効率的に理解するためのポイントがあります。
そのポイントを理解し、ある程度型を覚えてしまえば、急速に結果が見えてくるのが文書力を鍛える面白さでもあります。

「伝わる」文書にするためには、次の８つのポイントを抑える必要があります。

内容が推測できる標題
忙しい相手が、タイトルを見ただけで文書の内容を把握できるようにする
一文の長さは読みやすい短文に
一文は40字～50字を目安にし、だらだらと長文にならないようにする
主語と述語を明確に
誰が（何が）どうしたのかをはっきりさせることで、誤解を防ぐ
内容は具体的かつ正確に
抽象的な表現や曖昧な情報は避け、事実やデータを基に具体的に記述する
分かりやすい言葉を使う
専門用語や業界用語は、相手が理解できる言葉に置き換えるか、補足説明を加える
相手の名前・役職を間違えない
基本的なことだが、相手への敬意を示すうえで非常に重要
書き手の立場を明確に
自分がどのような立場でその文書を作成しているのかを明確にする
ぱっと見て「美しい」と思わせるレイアウト
適度な改行や箇条書きなどを活用し、視覚的な読みやすさを意識する

これらの基本的な要素だけでなく、報告書、議事録、Ｅメール、案内文など、文書の種類ごとにも決まった型があります。それぞれの目的に合った型を理解し、使い分けることで、より効果的に情報伝達ができるようになります。

適正なフィードバックを得て「自己流」を脱却する

ビジネス文書のスキルは、作成した文書に対して客観的な評価と具体的な改善点の指摘を受けることで大きく向上します。

自己流の指導や、文章表現の良し悪しといった主観的なフィードバックではなく、ビジネス文書として「目的」を達成できているか、構成や記述に問題はないかといった観点からの適正なフィードバックが重要です。

文書力向上には、研修などで知識や型を学ぶインプット、実際に文書を作成するアウトプット、そしてそれに対するフィードバックを繰り返すことが効果的です。このサイクルを通じて、学んだ知識を実践で活かす力を養い、課題を克服していくことがスキルの定着につながります。
ＯＪＴだけでは難しい、体系的な学習と客観的なフィードバックの機会を設けることが文書力向上の鍵となります。