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（新入社員・新社会人向け）テキストコミュニケーション研修

コミュニケーション

（新入社員・新社会人向け）テキストコミュニケーション研修

メールやチャットでのホウ・レン・ソウを学び、仕事を円滑に進められるようになる

No. 3040203 9907026

対象者

  • 新入社員
  • デスクワークが多い職場の方
  • テレワークでメールやチャットを多く使用する職場の方

よくあるお悩み・ニーズ

  • メールやチャットの使用が増えた分、ミスコミュニケーションが増えている
  • 新入社員のうちに文章でのコミュニケーションのコツを覚えてもらいたい

研修内容・特徴outline・feature

本研修はメールやチャットを具体的にどのように業務で使うかを学びます。若手社員などから聞かれた実務で困った点を多く盛り込み、指示の受け方、ホウ・レン・ソウの仕方、社外とのメールのやりとりについて学びます。上司からの指示メールに対する返信、手段の選び方など悩みがちなポイントを先回りして学び、行動・実践につなげていきます。

到達目標goal

  • ①メールやチャットもコミュニケーション手段の一つであることを理解する
  • ②適切な連絡手段が選べるようになる
  • ③社内でメールやチャットでの報告や相談ができるようになる
  • ④社外のお客さまへメールを書く時のポイントを理解する

研修プログラムprogram
内容
手法
  • １．文章でのコミュニケーションの重要性
    （１）職場では文章を書く機会が増えている
    （２）「テキスト」もコミュニケーション手段の一つ
    ①SNSでの使用とビジネスの違い
    ②対話と同じくコミュニケーションと考える～基本は返事や反応を返すもの
    （３）わかりやすさが大切
    ①誤解やすれ違いが生まれやすい②誰に何を伝えたいのか
講義
ワーク
  • ２．伝わる手段の選び方
    （１）各ツール・手段のメリット・デメリット
    （２）迷いやすい手段の使い分け方
    　①チャットかメールか迷うとき②チャットの手軽さには注意が必要
    　③メールに時間をかけすぎない④話すことで早く解決できることもある
    （３）チャット・メール使用時の注意点
    （３）世代間でのギャップを知る
    【ワーク】設定された場面で自分ならどの手段を使うか考える
講義
ワーク
  • ３．メール・チャットでの指示の受け方
    （１）早く見て確認する
    （２）上司から指示を受け取ったらすること
    　①受け取ったことの返信　②期限・すること・不明点の確認　③実施結果の報告
    （３）困る場面の対応方法
    　①受け取った内容が難しくわからない　②決められた期限に間に合わない
    【ワーク】指定された場面でどのようなチャットを書くか、どんな行動をするか対応を考える
    【参考】スタンプ・絵文字の使い方
講義
ワーク
  • ４．メール・チャットでの報告・相談の仕方
    （１）報告するタイミング
    （２）５Ｗ１Ｈで伝えたいことを整理する
    （３）「何を」伝えるかわかることが大事～件名のつけ方
    （４）主語・述語をわかりやすく
    【ワーク】設定された場面での上司への報告・相談方法と文面を考える
    例）お客さまから連絡があったことを報告する
    　　依頼された仕事の進捗状況が思わしくないことを相談する
講義
ワーク
  • ５．社外へのメールの書き方
    （１）テンプレートや過去のメールを活用
    （２）書き方が正しいかどうかは一度調べる
    （３）言葉の意味を正確に
    【参考ワーク】職場でよく使われる言葉の意味を知る
    （４）お礼、お詫びの言葉はバリエーションを知っておく
    （５）文面からも想いは相手に伝わる
    （６）困る場合の対応方法
    ①役職がある方へのメール　②複数人の相手にメールを送る
    【ワーク】お客さまへ打ち合わせ日時の変更のメールを書く
講義
ワーク
  • ６．まとめ
ワーク

企画者コメントcomment

テレワークの普及をきっかけに、仕事を行うなかでメールやチャットを利用する幅はこれまで以上に広がりました。文章でのコミュニケーションは上司側と新入社員側で使用に対する意識の差があり、新入社員にとっては、書き方など悩みの多い部分となっています。入社後早い段階からテキストでのコミュニケーションとして、コツを学んでおいたほうがよいと考え開発しました。

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受講者の評価evaluation

実施、実施対象
2025年4月　　　　　7名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • チャットやメールで、誰が見てもすぐに理解して行動に移せるように、具体的な数字を入れたり一文がダラダラと長くなりすぎないようにします。また、状況にあったツールを使い、失礼のない言葉遣いができるよう注意して業務に取り組みます。
  • テキストコミュニケーションは仕事をしていれば常に必要なことだと思うので、業務全般に活かします。特に、チャットやメールなどの文字でのコミュニケーションだと、細かいニュアンスが伝わりにくいので、今日でてきた「あいにく」などの枕詞を覚えて使いこなせるようにしていきたいです。
  • 相手に伝えるという意識を持ったうえでわかりやすく簡潔に、句読点を意識してコミュニケーションをとっていきます。またその時と場合によって連絡の手段を適切に利用していきたいと思います。
  • 失礼の無いようにと意識しすぎるあまりに二重敬語になってしまい、逆に失礼なことをしてしまっていることがよくあるように思います。これからの社会人生活ではそういったことが無いように今日の学びを活かします。
  • 状況に合わせたコミュニケーションの方法に、正解がないというのが逆に難しいと思いました。場数を踏んで、どの手段でどのように伝えるのが最適かの判断をできるように取り組みます。

実施、実施対象
2025年4月　　　　　4名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ビジネスで使う表現は、考えてもわからないので、今日の研修のテキストや、普段のメールなどを確認して、表現ノートのようなものでまとめたいです。その結果だんだんとレパートリーが増え、最終的にメールを早く打てるようになりたいです。
  • 少しの表現、言い回しで大きく印象が変わってくることを学びました。講師の方が、テキスト以外にもビジネス用語を教えてくださり大変勉強になりました。
  • 私は、もともと言葉遣いや、文章作成が苦手で、何度かミスをしてしまう経験があったので、この研修を機会に、少しずつ克服していこうと思います。
  • メールを作成するときはテンプレートを参考にしながら書くことで言葉選びや文章構成に慣れていきたい。また、件名だけでも用件がわかるように工夫する。

実施、実施対象
2025年4月　　　　　8名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • とにかく簡潔に内容を伝える、冗長にならないようにするということを意識して業務内のテキストコミュニケーションを行う。まだ使い慣れていない敬語表現もいくつかあったため、何度も使って慣れていきたい。
  • これから取引先の方や社内伝達の上で正しい言葉遣いや、結論から端的に伝えるということを意識していこうと思いました。また、伝える情報として曖昧な部分があったので6W3Hを意識して情報伝達していきます。
  • 自分が思っている以上に、丁寧な言い回しや文言を使用したほうがいいと学んだので、その点を注意していきたいです。また、想像力を働かせて相手がどう受け取るのか、どう感じるのかを考えてメールやチャットなど利用していきたいと思います。
  • 情報は取りに行くという言葉が印象に残った。報告に必要な要点は、自分が聞く立場でも同じ情報が必要ということなので、指示を聞くときも５W１Hを意識していきたいと思った。
  • 言葉の使い方や内容を簡潔にわかりやすくすることで、相手にとっても分かりやすくするようにというところは、メールやチャット以外でも同じことがいえると思うので意識していきたいです。

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類
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