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管理職に必要な「伝える力」とは～コミュニケーション・文書作成・ワンペーパー資料作成のコツを解説
管理職として、日々の業務で求められる「伝える力」は、単なる情報伝達に留まらず、あなたの力量そのものとして見られる重要な要素です。この力は、円滑な組織運営や、信頼関係構築に不可欠です。
このコラムでは、部下との対話、ビジネス文書、ワンペーパー資料という３つの視点から、管理職に必須の「伝える力」を総合的に強化する方法をご紹介します。
インソースの公開講座セットプラン
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部下との対話力を磨き、組織の活性化を図る
部下とのコミュニケーションは、組織を動かす上で最も重要な要素の一つです。多様な価値観を持つ現代の部下たちと、いかに効果的な対話を行うかは、多くの管理職が直面する課題でしょう。
まず、上司と部下の間に存在する「常識」の違いを深く認識することが、円滑なコミュニケーションの第一歩です。部下のタイプ（目標達成志向型・リスク回避重視型・省エネ志向型・段取り下手型・優柔不断型・頑迷型など）に合わせて接し方を変える工夫を取り入れてみてください。
部下への接し方を変え、理解を深める
具体的には、部下の現在の業務状況、仕事に対する制約、個人的な事情など、一歩踏み込んでヒアリングを行い、理解を深めることが大切です。自身の考えや組織の方針を、部下が納得できる形で伝えます。「言わなくても分かってくれるはず」という幻想は捨て、共感よりも「理解」を促すことを意識しましょう。相手の特性に合わせて言葉を選び、伝え方や確認の仕方を柔軟に変えることで、コミュニケーションの齟齬を減らせるはずです。
部下との信頼関係を築き、組織全体の生産性向上につなげましょう。
【公開講座】部下とのコミュニケーション実践研修～多様化する部下への関わり方
部下のタイプ別の対応方法や、効果的な伝え方、ヒアリング方法を学ぶことで、部下との信頼関係構築を目指します。
多様化する部下のタイプ別に、ケーススタディを通じて、具体的な対応を習得できます。
読み手を惹きつけ、行動を促すビジネス文書を作成する
日々の業務で作成するビジネス文書には、論理的思考力や表現力が表れます。特に、多忙な上司や顧客の心を動かす文書には工夫が必要です。
ミドルクラスに求められる文書作成スキルとして、以下の４つのの目標を意識することが重要です。
- 忙しい人に確実に読んでもらえる文書を書く
- 一目置かれる説得力のある文章を書く
- 相手を動かす印象に残る文章を書く
- 部下の作成した文書を添削できる
説得力のある文章は「主張」「根拠」「提言」を入れる
具体的には、文書の目的を明確にし、必要な要素を最小限に厳選するよう心がけましょう。簡潔に要点を伝える要約力を磨き、タイトルで内容を端的に表現します。説得力のある文章を書くためには、「主張」「根拠」「提言」の三要素を明確にすることが重要です。事実で根拠を補強する訓練を積むと良いでしょう。さらに、文書に人柄や熱意、目新しさを加えることで、読み手の印象に残る文章へと昇華させることができます。
部下の文書は「型」「表現」「中身」から添削する
部下の文書力を高められるかどうかは、上司の添削力にかかっています。部下の文書をチェックする際には、「型」「表現」「中身」という観点から具体的に指摘します。
【公開講座】ビジネス文書レベルアップ研修～相手が唸る文書の書き方
読み手の心を動かし、行動を促すためのビジネス文書作成スキルを習得します。
文書の目的を明確にする方法から、説得力のある構成、印象に残る表現方法まで、実践的に学びます。
情報を整理し、一目で伝わるワンペーパー資料を作る
現代のビジネスシーンでは、一目で内容が理解できる「ワンペーパー資料」が非常に有効です。情報過多の時代において、相手に迅速かつ正確に情報を届ける強力なツールとなるでしょう。
効果的なワンペーパー資料を作成するには、以下の５つのステップを踏むことが推奨されます。
- 事前準備：資料の目的・項目を決める
- 分かりやすい資料構成を考える
- 簡潔で分かりやすい表現にする
- 印象に残る表現を考える
- 資料作成後：最終調整・確認
簡潔な文章こそ分かりやすい
まず、資料作成のゴール、ターゲット、伝えたいメインメッセージを明確に設定してください。次に、情報のレイアウトや、文字と図版のバランスを考慮しましょう。一文の文字数は40字から50字を目安に簡潔さを追求します。また、主張と根拠に一貫性を持たせることも重要です。複雑な情報を説明する場合には、時系列・比較・構成比などの図解手法を効果的に活用することで、視覚的に分かりやすく伝えます。
４Ｕ原則で訴求力を高める
緊急性・独自性・超具体性・有益性といった「４Ｕ原則」を取り入れ、読み手の興味をそそるキャッチーな標題や見出しを考え、資料の訴求力を高めましょう。最後に、誤字脱字の確認はもちろんのこと、レイアウトの統一感や文字のサイズ、フォント、色の使い方にも注意を払い、プロフェッショナルな資料に仕上げてください。
【公開講座】分かりやすい資料の作り方研修～相手に印象を残すワンペーパーの基本
一目で伝わる資料を作成するための５つのステップを習得し、訴求力の高いワンペーパー資料を作成するスキルを身につけます。
情報の整理、構成の工夫、図解手法、４Ｕ原則など、実践的なノウハウを学びます。
総合的な伝達力でビジネスを加速させる
管理職として求められる「伝える力」は、口頭でのコミュニケーション、ビジネス文書、そして資料作成という多岐にわたる側面から構成されています。これらのスキルは、それぞれが独立しているようでいて、実は深く連携しています。
部下との信頼関係を築く対話力、読み手を納得させる論理的な文章力、そして複雑な情報を瞬時に理解させる資料作成力は、現代のビジネスパーソンにとって不可欠な能力です。これらの力を総合的に強化することで、チームや組織をより強力に牽引し、ビジネスの成果を最大化できるでしょう。自身の伝達力を見直し、さらなるレベルアップを目指すなら、これら３つの領域を体系的に学ぶ「公開講座セットプラン」の活用を検討してみてはいかがでしょうか。
管理職向け伝達力スキルアッププラン～話す力・文書・資料で総合的に伝える力を強化する
このように、「部下との対話」、「ビジネス文書」、「ワンペーパー資料」という３つの視点から、段階的かつ実践的にスキルを高めていくことが可能です。そして、これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「管理職向け伝達力スキルアッププラン～話す力・文書・資料で総合的に伝える力を強化する 」です。
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