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ＡＩを活かしたビジネス文書研修～業務シーン別の活用ポイント（１日間）

ＡＩを活かしたビジネス文書研修～業務シーン別の活用ポイント（１日間）

ＡＩの特徴を理解し、文書作成で任せる部分と考える部分を見極め適切に活用する

研修No.B BWR100-0000-6222

対象者

  • 若手層
  • 中堅層

・日常業務として社内外の文書を作成する機会が多い方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 生成ＡＩを実務にうまく取り入れられず、活用が進まない
  • フォーマルな文書を作成する時間をもっと短縮したい
  • 文書の種類に応じた、効果的な使い方を身につけてほしい

研修内容・特徴outline・feature

生成ＡＩが身近になった今、業務でいかに使いこなせるかが重要になっています。本研修では、ビジネス文書のゴールを「相手に動いてもらうこと」と定め、議事録・社外文書・企画書の作成を中心に、生成ＡＩの使いどころを学びます。ワークでは、情報を整理する、構成を整える、発想を広げる、といった場面での活用のポイントをおさえながら、自分の目で内容を確かめる視点も養います。

＊この研修ではＰＣ、および生成ＡＩを使用します＊
※研修で使う生成ＡＩの種類は問いません。DeepSeekを除く、安定して稼働できる生成ＡＩサービスをご用意ください

研修のゴールgoal

  • ①ビジネス文書を作成するうえでの生成ＡＩの役割を理解する
  • ②生成ＡＩを使った具体的な文書作成プロセスを習得する
  • ③生成ＡＩのアウトプットを、相手目線で添削できるようになる

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．ＡＩの進化で変わった文書作成
    【ワーク】日頃作成する文書で、時間がかかることや悩ましいことを洗い出す
    （１）文書作成は特別なスキルではなくなった
    （２）文書作成においてＡＩが担う役割
    ①わかりやすくまとめる　②知的に見せる　③発想の幅を広げる
    （３）文書別ＡＩ活用方法
    ①議事録　②報告書　③社外文書（お詫び状・お礼状・依頼状）
    ④提案書　⑤企画書
    （４）文書作成でＡＩを使う目的
    ①完成品をそのまま作ってもらうことではない
    ②考える前段階の負荷を下げること
    ③人が判断すべきところに時間を使うこと
講義
ワーク
  • ２．ビジネス文書のゴールは「相手に動いてもらうこと」
    （１）ビジネス文書のゴールとは
    ①読まれることはゴールではない
    ②相手が次の行動を起こし、仕事が前に進んで初めて達成される
    （２）行動まで至らない文書に共通する特徴
講義
  • ３．ＡＩの使いどころ①～議事録をわかりやすくまとめる
    （１）情報を整理し、要点を洗い出してもらう
    （２）理解しやすい順序・構成案を考えてもらう
    （３）伝えるべきポイントを言語化してもらう
    （４）相手にとって情報の過不足がないか確認する
    ①日時　②場所　③出席者　④要旨・決定事項　⑤詳細内容
    ⑥次回会議日程　⑦所見
    【ワーク①】情報をＡＩに読み込ませ、議事録を作成する
    【ワーク②】完成した議事録が、誰が見ても理解できる内容か確認する
講義
ワーク
  • ４．ＡＩの使いどころ②～社外文書を知的に仕上げ、信頼を高める
    （１）丁寧な表現に言い換えてもらう
    【ワーク】２種類の文書を読み、受け手としてどのような印象を抱くか考える
    （２）文書全体のトーンをそろえてもらう
    （３）社外文書として適切な型に整えてもらう
    （４）不自然・失礼な言い回しが残っていないかを確認する
    ①書き手の立場を明確に　②コンプライアンスルールに注意
    ③相手の氏名・役職を間違えない　④言葉の意味を正しく使う
    ⑤内容が推測できる標題　⑥一文の長さは読みやすい短文に
    ⑦主語と述語があり、両者の関係が明確である　⑧内容は具体的かつ正確に
    ⑨わかりやすい言葉を使う　⑩助詞や句読点に注意する
    【ワーク】ＡＩで作成した文書を読み、違和感がないかを確認する
講義
ワーク
  • ５．ＡＩの使いどころ③～発想を広げて企画書を作成する
    （１）まずはアイデアを多めに出してもらう
    （２）視点を変えた問いで発想を広げさせる
    【ワーク】ＡＩに異なる視点の問いを投げ、アウトプットの違いを認識する
    （３）現実的なアイデアに絞り込む
    【ワーク】ＡＩで絞ったアイデアを参考に、なにを実行するかを決める
    （４）発想に偏りがないかをチェックする
講義
ワーク
  • ６．総合演習
    【ワーク】次のテーマで生成ＡＩを使って文書を作成する
    ＜テーマ１＞社内向けの報告文書
    ＜テーマ２＞お客さまに提案する企画書
ワーク

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開発者コメントcomment

生成ＡＩを活用することで以前よりも早くたたき台を作成し、ビジネス文書を作成できるようになりました。その一方、生成された文章を目的や読み手に応じて取捨選択し、整える力が重要になっています。そこで本研修は、生成ＡＩの出力した情報をそのまま使うのではなく、そこから、伝えるべき情報や適切な表現を見極められるようになること目指します。よきパートナーとして生成ＡＩと協働しながら、ビジネス文書の質を高められるようになるプログラムです。

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