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ＡＩを活かしたビジネス文書研修～業務シーン別の活用ポイント（１日間）

ＡＩを活かしたビジネス文書研修～業務シーン別の活用ポイント（１日間）

ＡＩの特徴を理解し、文書作成で任せる部分と考える部分を見極め適切に活用する

研修No.B BWR100-0000-6222

対象者

  • 若手層
  • 中堅層

・日常業務として社内外の文書を作成する機会が多い方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 生成ＡＩを実務にうまく取り入れられず、活用が進まない
  • フォーマルな文書を作成する時間をもっと短縮したい
  • 文書の種類に応じた、効果的な使い方を身につけてほしい

研修内容・特徴outline・feature

生成ＡＩが身近になった今、業務でいかに使いこなせるかが重要になっています。本研修では、ビジネス文書のゴールを「相手に動いてもらうこと」と定め、議事録・社外文書・企画書の作成を中心に、生成ＡＩの使いどころを学びます。ワークでは、情報を整理する、構成を整える、発想を広げる、といった場面での活用のポイントをおさえながら、自分の目で内容を確かめる視点も養います。

＊この研修ではＰＣ、および生成ＡＩを使用します＊
※研修で使う生成ＡＩの種類は問いません。DeepSeekを除く、安定して稼働できる生成ＡＩサービスをご用意ください

研修のゴールgoal

  • ①ビジネス文書を作成するうえでの生成ＡＩの役割を理解する
  • ②生成ＡＩを使った具体的な文書作成プロセスを習得する
  • ③生成ＡＩのアウトプットを、相手目線で添削できるようになる

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．ＡＩの進化で変わった文書作成
    【ワーク】日頃作成する文書で、時間がかかることや悩ましいことを洗い出す
    （１）文書作成は特別なスキルではなくなった
    （２）文書作成においてＡＩが担う役割
    ①わかりやすくまとめる　②知的に見せる　③発想の幅を広げる
    （３）文書別ＡＩ活用方法
    ①議事録　②報告書　③社外文書（お詫び状・お礼状・依頼状）
    ④提案書　⑤企画書
    （４）文書作成でＡＩを使う目的
    ①完成品をそのまま作ってもらうことではない
    ②考える前段階の負荷を下げること
    ③人が判断すべきところに時間を使うこと
講義
ワーク
  • ２．ビジネス文書のゴールは「相手に動いてもらうこと」
    （１）ビジネス文書のゴールとは
    ①読まれることはゴールではない
    ②相手が次の行動を起こし、仕事が前に進んで初めて達成される
    （２）行動まで至らない文書に共通する特徴
講義
  • ３．ＡＩの使いどころ①～議事録をわかりやすくまとめる
    （１）情報を整理し、要点を洗い出してもらう
    （２）理解しやすい順序・構成案を考えてもらう
    （３）伝えるべきポイントを言語化してもらう
    （４）相手にとって情報の過不足がないか確認する
    ①日時　②場所　③出席者　④要旨・決定事項　⑤詳細内容
    ⑥次回会議日程　⑦所見
    【ワーク①】情報をＡＩに読み込ませ、議事録を作成する
    【ワーク②】完成した議事録が、誰が見ても理解できる内容か確認する
講義
ワーク
  • ４．ＡＩの使いどころ②～社外文書を知的に仕上げ、信頼を高める
    （１）丁寧な表現に言い換えてもらう
    【ワーク】２種類の文書を読み、受け手としてどのような印象を抱くか考える
    （２）文書全体のトーンをそろえてもらう
    （３）社外文書として適切な型に整えてもらう
    （４）不自然・失礼な言い回しが残っていないかを確認する
    ①書き手の立場を明確に　②コンプライアンスルールに注意
    ③相手の氏名・役職を間違えない　④言葉の意味を正しく使う
    ⑤内容が推測できる標題　⑥一文の長さは読みやすい短文に
    ⑦主語と述語があり、両者の関係が明確である　⑧内容は具体的かつ正確に
    ⑨わかりやすい言葉を使う　⑩助詞や句読点に注意する
    【ワーク】ＡＩで作成した文書を読み、違和感がないかを確認する
講義
ワーク
  • ５．ＡＩの使いどころ③～発想を広げて企画書を作成する
    （１）まずはアイデアを多めに出してもらう
    （２）視点を変えた問いで発想を広げさせる
    【ワーク】ＡＩに異なる視点の問いを投げ、アウトプットの違いを認識する
    （３）現実的なアイデアに絞り込む
    【ワーク】ＡＩで絞ったアイデアを参考に、なにを実行するかを決める
    （４）発想に偏りがないかをチェックする
講義
ワーク
  • ６．総合演習
    【ワーク】次のテーマで生成ＡＩを使って文書を作成する
    ＜テーマ１＞社内向けの報告文書
    ＜テーマ２＞お客さまに提案する企画書
ワーク

10224

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

生成ＡＩを活用することで以前よりも早くたたき台を作成し、ビジネス文書を作成できるようになりました。その一方、生成された文章を目的や読み手に応じて取捨選択し、整える力が重要になっています。そこで本研修は、生成ＡＩの出力した情報をそのまま使うのではなく、そこから、伝えるべき情報や適切な表現を見極められるようになること目指します。よきパートナーとして生成ＡＩと協働しながら、ビジネス文書の質を高められるようになるプログラムです。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。
お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。
可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。
可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。

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