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議事録は３段階で上達する～入社１週間・１カ月・３年目で変わる「息遣いまで伝わる書き方」
議事録は、会議の記録を残すだけの文書ではありません。上司の判断を支え、社内外の関係者に正確な情報を届ける重要なビジネススキルになります。
特に入社１週間・１カ月・３年目の３段階で求められるレベルが大きく変わるため、段階に応じた書き方を身につけることが欠かせません。
本コラムでは、議事録の基礎から、息遣いまで伝わる詳細の書き方までを整理し、今日から実践できる方法をまとめます。
入社１週間で身につける「一言一句を逃さない基礎力」
入社直後は、会議の流れや専門用語に慣れていないため、要点だけを拾おうとすると抜けが生じやすくなります。まずは、聞いたことをそのまま書きとめる力を鍛えることが重要です。
一言一句を書きとめる練習が必要な理由
最初の１週間は、課内の打合せで発言を漏らさず記録することに集中します。正確に書くことで、会議の構造や話の流れがつかめるようになり、後の整理力につながります。
形式より正確さを優先する
この段階では、書式の整え方よりも、発言の順番や言い回しを正確に残すことが優先されます。上司に確認してもらい、抜けや誤解がないかを見直すことで、議事録の基礎が固まります。
入社１カ月で求められる「会社の書式に合わせる整理力」
入社１カ月を過ぎると、社内会議の議事録を任されるようになります。ここからは、単に書きとめるだけでは不十分で、会社の書式に合わせて整理する力が求められます。
要旨・決定事項・詳細の３分割で読みやすくする
社内会議では、要旨は３項目程度にまとめ、決定事項は誰が何をいつまでに行うかを明確に記載します。詳細は発言者ごとに整理し、読み手が迷わない構成に整えます。
「息遣いがわかる」レベルの詳細記録が役立つ場面
会議では、言葉にされないニュアンスが意思決定に影響することがあります。相手の反応や間の取り方など、空気感が伝わる記述を残すことで、上司が状況を正確に把握しやすくなります。
入社３年目で必須となる「社外会議の序列と敬称の扱い方」
社外のお客さまとの会議の議事録作成まで担当させてもらうようになります。この議事録は社内外の信頼に直結します。序列や敬称の扱いを誤ると失礼にあたるため、細かな配慮が欠かせません。
出席者の並び順を間違えないためのチェック
社外会議では、出席者をお客さまから順に記載し、役職を必ず明記します。序列を誤ると信頼を損なうため、事前の確認が欠かせません。
敬称と役職の扱いを統一する
敬称の表記が統一されていないと、読み手に違和感を与えます。役職名・氏名・敬称の順序を統一し、社内基準に合わせて記載します。
社外議事録で避けたい３つのミス
- 序列の誤記
- 発言意図の取り違え
- 所見の書きすぎ
特に所見は、他社に提出する場合は省略するなど、状況に応じた判断が必要です。
議事録の形式を整える「５つの基本項目」
議事録には、最低限押さえるべき項目があります。形式を統一することで、読み手が迷わず必要な情報にたどり着けます。
日時・場所の書き方
日時は西暦・24時間表記で記載し、場所はビル名や部屋名まで明記します。
出席者の記載方法
序列順に記載し、役職を必ず明記します。
要旨のまとめ方
３項目程度に整理し、読み手が全体像をつかみやすい形にします。
決定事項の書き方
誰が、何を、いつまでに行うかを明確に記載します。
詳細と所見の扱い方
詳細は発言者ごとに整理し、所見は２～３行で簡潔にまとめます。他社提出の場合は省略します。
提出先で変わる「所見の書き方」
所見は、読み手が誰かによって書き方を変える必要があります。役員向けの場合は、会議の全体像やリスクを簡潔に整理します。直属の上司向けの場合は、次のアクションにつながる情報を中心にまとめます。
まとめ～段階ごとの成長が議事録の質を高める理由
議事録は、入社１週間・１カ月・３年目の３段階で求められるレベルが大きく変わります。最初は一言一句を書きとめることから始め、書式に合わせて整理し、社外会議では序列や敬称の扱いまで配慮する必要があります。今日から一つずつ実践することで、息遣いまで伝わる議事録を作れるようになります。
報告書・議事録の書き方研修～必要情報を細大漏らさず表現する
本研修では、報告書・議事録の作成のポイントである①報告書、議事録に必要な項目などの型、②簡潔に書く要約スキルを習得します。
研修では実際に報告書や議事録を作成していただくことで、現場に戻ってからも使えるスキルを習得していただきます。「相手に伝わる文書を作成できるようになりたい」「文書の中でも特に報告書・議事録に課題がある」という方におすすめの研修です。
＜ワークのポイント＞
- ニュースリリースの要約演習
- 様々なケースにおける報告書の作成
- 出席者に提出する会議の議事録作成
本研修のゴール
- 文書のルール、構造、表現の注意点を知り、ビジネス文書の基本を理解する
- 報告書作成のポイントを学び、必要情報を漏れなく簡潔に記載できるようになる
- 議事録の定型形式を習得し、何をどの順番で書けばよいのかを理解する
よくあるお悩み・ニーズ
- 上司や提出先から「結局何が言いたいのかわからない」と指摘をうける
- 読み手に伝わる文書の書き方を知りたい
- 報告書や議事録を作成する機会が多いため、基本的な作成手順を学びたい
セットでおすすめの研修・サービス
（新入社員・新社会人向け）ビジネス文書研修
学生のレポートとは異なるビジネスシーンでの文書について、「伝えたいことがひと目で分かる」簡潔かつ明瞭な文書作成のノウハウを学びます。
また、社内文書と社外文書の基本的な文書構成の違いを理解し、具体的な文例を用いて、用途や構成・作成時のポイントを習得します。
論理的思考能力向上のトレーニングになる要約の演習から、本研修の受講報告書を作成いただく演習など、多数演習をご用意しております。テキストと演習問題が別冊構成なので、研修後も自分の参考書として活用いただけます。
（新入社員・新社会人向け）やさしいビジネス文書研修～５Ｗ１Ｈとデジタル活用でシンプルに書く
本研修ではビジネス文書を「５Ｗ１Ｈ」のフレームで覚えやすく解説していきます。誰が、いつまでに、何をするか、要約やメール文面をつくる演習で実践的にポイントを学びます。
また、一から自分で書き起こすだけでなく、インターネットの情報や社内での過去資料、ChatGPTをはじめとする生成ＡＩなどツールの活用の仕方にも触れます。基本をおさえたうえで、さらにツールを使い効率的に文書を書けるようになる方法を学びます。
ChatGPTを活用したビジネス文書研修～文書作成の新スタンダードを学ぶ
ChatGPTは高い品質の文章を自動生成するとともに、アイデアやメッセージを一層鮮やかに伝える力を兼ね備えています。活用することで日々の業務で文書を早く・うまく作れるようになり、生産性を最大化できます。
本研修では、ChatGPTと対話しながら文書をつくるワークに挑戦し、欲しい回答を得るための指示出しのコツを掴み、実践スキルを身につけます。
