文書作成がデキる人の５つの特徴～スピードと質を高めるコツと、生成ＡＩの活用

情報共有、意思決定、記録、提案など、ビジネスの現場ではあらゆる場面で文書作成に直面します。
質の高い文書を速く作成できる人（＝文書作成がデキる人）は、単に文書作成にとどまらず、物事を効率的に進めるためのスキルを持っているものです。

それでは、文書作成がデキる人は、どのようなスキルを持っているのでしょうか。

文書作成がデキる人と、仕事がデキる人の５つの共通点

文書作成がデキる人と、仕事がデキる人には共通点があります。次の５つのスキルは、あらゆる業務において高い生産性を実現するための土台となります。

目的意識の明確さ
論理的思考力
情報収集・整理能力
要約力
相手目線に立つ

１．目的意識の明確さ

文書を作成するうえでは、「誰に、何を伝え、どうなってほしいのか」という最終的な目的を明確にする必要があります。これにより、構成や表現が無駄なく的確になります。

仕事がデキる人は、一つひとつの業務が全体の中でどのような意味を持つのかを理解し、常に最終目標を意識して行動します。目的意識が明確だと、適切に優先順位をつけることができ、無駄な作業を省くことができます。

２．論理的思考力

情報を整理し、主張と根拠を明確にしたうえで、筋道を立てて文書を作成すると、読み手は自然な流れで内容を理解できます。

日頃の業務遂行や問題解決においても、論理的に物事を考え、最適な手順を見つけ出すことで、効率的な解決策を導き出すことができます。

３．情報収集・整理能力

文書作成がデキる人は、必要な情報を迅速に集め、それを体系的に整理し、読み手が求める情報にアクセスしやすい形でまとめることができます。

必要な情報を効率的に収集し、それをどのように活用するかを瞬時に判断することは、どのような業務にも共通して必要になります。

４．要約力

文書作成がデキる人は、多くの情報の中から本当に必要な情報を絞り込み、簡潔にまとめる能力があります。冗長な表現を避け、核となる情報を的確に伝えます。

その他の業務においても、限られた時間の中で最も重要な業務や情報に集中し、不要なものを切り捨てる判断ができます。取捨選択ができると、本質的な業務に時間を割くことができ、成果を出しやすくなります。

５．相手目線に立つ

読み手が何を求めているか、どのように伝えれば理解しやすいかが考えられた文書は、読み手の次のアクションを促します。

文書作成以外でも、自分の作業が次の工程や他のメンバーにどう影響するかを考慮して行動すると、連携がスムーズになり、チーム全体の生産性を高めることができます。

スピードと質を高めるために～７割の完成度で、客観的な目線を加える

「文書作成も仕事もデキる人」になるためには、効率的に文書を作成しながら推敲を重ね、質を高めていくことがポイントです。

まずは７割の完成度でＯＫ！執筆段階は「勢い」を重視する

誰しも最初から完璧な文章を書くことはできません。まずは時間を決めて、ひたすら書き進めます。最初から完璧を目指すのではなく、７割でよいと割り切り、まずは伝えたいことが網羅されている状態を目指します。誤字脱字や表現の細かな修正は、後でまとめて行います。書き上げてから推敲するほうが、結果的に早く完成するものです。

また、書きながら調べたり、考え込んだりすると、集中力が途切れてしまいます。
調べる（情報収集）→考える（構成）→書く（執筆）→整える（校正）と、工程を分けることが理想的です。

客観的で、効率のよい推敲・仕上げ

書き終えたらすぐに推敲せず、少し時間を置くことで、客観的な視点で文書を見直すことができます。可能であれば一晩寝かせることをおすすめします。

また、できあがった文書を声に出して読むと、不自然な言い回しやリズムの悪い箇所に気づきやすくなります。スペルチェックや文法チェック機能、校正支援ツールなどを活用し、基本的な誤りを自動で検出させることで、さらに効率を高めることができます。頻繁に作成する文書（議事録、報告書、メールなど）は、テンプレートを準備しておくと便利です。よく使う表現やフレーズは、単語登録をしておくとよいでしょう。

生成ＡＩを味方にする～文書作成の相談役として活用する

生成ＡＩは、文書作成のプロセスを劇的に変革させます。生成ＡＩを賢く活用することで、文書作成のスピードと品質を飛躍的に向上させることができます。

生成ＡＩにできること

アイデア出し・ブレインストーミング
「新商品のキャッチコピーを20個出してほしい」「顧客の手元に残るノベルティのアイデアを30個くらい提案してほしい」といった指示で、初期のアイデアを効率的に収集できます。関連キーワードや構成案のヒントを得ることで、ゼロから考える手間を省けます。
構成案の作成
「来期の営業戦略に関する報告書の構成案を提案してほしい」と入力すると、ＡＩが論理的な目次や見出しの案を生成してくれます。生成された案をたたき台にすることで、効率的にアウトラインを構築できます。
下書きの自動生成
与えられたキーワードや箇条書きの情報を基に、ＡＩに文書の下書きを生成させることができます。これにより、空白のページに悩む時間を大幅に削減できます。
例えば、「今月の営業会議の議事録を作成してほしい。議題は新製品の進捗、来月のキャンペーン計画、市場分析で、決定事項は新製品の発売日決定、キャンペーン予算の承認、次回の会議日程」といった形で指示を与えれば、基本的な議事録のフォーマットと内容を自動で生成してくれます。
要約・言い換え・表現の改善
作成した長文をＡＩに要約させたり、より簡潔な表現に言い換えさせたりすることで、文章の分かりやすさが向上します。この文章をより丁寧な表現に修正してほしい、専門用語を避けて一般向けに分かりやすくしてほしいといった指示も可能です。
校正・誤字脱字チェック
ＡＩは、人間が見落としがちな誤字脱字や文法ミスを高い精度で検出します。最終的な校正作業の時間を短縮し、品質を向上させることができます。
多言語対応
日本語で作成した文書を他の言語に翻訳したり、逆に外国語の文書を日本語に翻訳したりすることも容易です。グローバルなコミュニケーションの障壁を低減します。

生成ＡＩ活用の注意点

生成ＡＩは強力なツールですが、万能ではありません。ＡＩが生成した情報が常に正しいとは限らないのです。特に事実関係や数値データについては、必ず人の手で最終確認を行う必要があります。生成されたコンテンツが既存の著作物と酷似していないか、倫理的に問題がないかについても、確認することが重要です。

ＡＩはあくまでアシスタントであり、最終的な文書の品質保証は人間が行うべきです。ＡＩが生成したものをそのまま提出するのではなく、必ず内容を精査し、自身の意図やメッセージを反映させるようにしましょう。

個人と組織の生産性向上を目指す

効率的に質の高い文書を作成できることは、個人の業務効率の向上、ひいては組織全体の意思決定のスピードアップにもつながります。目的意識を持って論理的に情報を扱い、効率的なプロセスを踏むことで、文書作成のスピードと質は格段に向上します。さらに、生成ＡＩを活用することで、これまで手作業で行っていた多くの工程を自動化・効率化し、より生産性を高めることができます。

これらの知識とツールを最大限に活用し、「文書作成も仕事もデキる人」を目指しましょう。

ビジネス文書研修～「読み手にすぐに伝わる文書」が書けるように

文書作成は、若手・ベテラン問わず、あらゆる職種や業務で求められるスキルである一方、系統立てて習う機会がほとんどなく、苦手意識を持つ方が非常に多くいらっしゃいます。
個人の文書スキルを向上させ、「何を伝えたい文書なのかわからない」「部下の文書を添削するのに時間がかかる」などの課題を解決することは、組織全体の生産性向上に直結します。