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実践！ビジネスEメールの書き方研修～よくある失敗例から適切な活用方法を学ぶ（１日間）

実践！ビジネスEメールの書き方研修～よくある失敗例から適切な活用方法を学ぶ（１日間）

好感度が高いメールスキルを習得し、相手からの信頼度を高める

研修No.B EML102-0000-4764

対象者

  • 若手層
  • 中堅層

・若手、中堅層の方で業務でメールを多く使われている方
・相手に伝わりやすいメールを送れるように改善したい方

よくあるお悩み・ニーズ

  • メールの使い方が分かっていない
  • どのようにメールを送るべきか悩んでしまう
  • メールでのコミュニケーションがうまくいかない

研修内容・特徴outline・feature

メールを業務で使用する時、知らず知らずのうちに相手に失礼な内容を送っているケースもあります。本研修では、相手に伝わりやすく、気持ちよく受け取ってもらえるように事例から自身のメールを振り返り、より気づかいのあるスマートなメール術を学ぶ内容です。
「何でもメールで済ましてしまう」といったよくある事例をもとに「状況にあった伝える手段の選択」「相手目線に沿った内容」「伝わりやすい返信」「スマートな表現」について学びます。また、「お客さまへのメールでの対応方法」などのケーススタディを通してメールの使い方を実践する内容となっております。

研修のゴールgoal

  • ①状況にあった伝える手段を選択できるようになる
  • ②メールを送る目的を理解し、目的に合った内容のメールを書けるようになる
  • ③相手に伝わりやすいメールの返信ができるようになる
  • ④失礼のない言葉づかいを習得する

研修プログラム例program

内容 手法
  • １．できるビジネスパーソンはメールでも気づかいができる
    【ワーク】メールを送信する時に迷うこと・困ることを共有する
    （１）自己流のメールは相手への配慮が欠けることもある
    （２）ちょっとした気づかいが信頼関係を築く
    （３）できるメールのポイント
    　①メールを送る目的を考えることが必要
    　②相手目線
    　③分かりやすい返信
    　④スマートな表現
 講義
ワーク
  • ２．事例① 伝える手段をうまく選べていない
    （１）何でもメールで済ましてしまう
    　①メール・電話の特性
    　②状況によって併用する
    　③重要な内容はメールで記録する
    【ワーク】自身の業務での使い分けを考える
    （２）とりあえずＣＣに設定する
    （３）社内メールもとにかく丁寧に書く
    【ワーク】社内宛に簡潔なメールを書く
    （４）お詫びもメールだけで済ます
 講義
ワーク
  • ３．事例② 何度もメールでやりとりすることが多い
    （１）1案件でのやりとりが多い　～何度も質問してしまう
    　①理想は1往復半
    　②内容を整理する
    　③Ｙｅｓ・ＮＯ、選択肢から回答できる内容
    （２）自己都合な内容になりがち
    （３）意図した回答が返ってこない
    　■相手にしてほしい行動を伝える
    （４）転送メールは「ご確認ください」だけ書いて送る
    （５）「～できない」と否定型で伝える
    【ワーク】肯定型の内容に変換してみる
 講義
ワーク
  • ４．事例③ 相手に配慮がない返信をしている
    （１）Ｒｅ：をたくさんつけたままで返信
    （２）質問メールに回答だけ書く
    （３）はっきりと断らず、曖昧に答える
    （４）上司に「メールを確認したか」と聞かれる
    　①２４時間以内に返信
    　②すぐに回答できなくてもまずは返信
 講義
  • ５．事例④ 実は失礼な言い方をしている
    （１）宛名を「（株)○○」で送る
    　①会社名は正式に
    　②二重敬語に気を付ける
    　③複数の宛先の書き方にも注意
    （２）早くお礼を伝えるために「取り急ぎ」で返信
    （３）上司に「参考になります」と返信
    （４）丁寧に書くために「させていただく」を多用する
    【ワーク】くどい言い方にならないようにメールを書いてみる
    （５）「ちょっと」など口語を使っている

    【参考】＋αで注意したいこと
    （１）メールに署名をつけていない
    （２）添付資料のパスワードを添付メールに書く
    （３）不安で開封確認をつける
 講義
  • ６．総合演習
    【ワーク①】よりスマートなメールに変換してみる
    【ワーク②】来週に迫ったイベント内容に一部変更が発生し、お客さまにメールでどう対応するかを考える
    【ワーク③】社内の人からの社内制度についての問い合わせメールにどのように返信するかを考える
 ワーク
  • ７．まとめ
 講義

7388

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2023年3月　　　　　17名
業種
情報通信・ＩＴサービス
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 「させていただく」の多用をしないこと、相手に何をいつまでにしてほしいかをしっかり提示することを実践します。自身の書き方はへりくだってばかりだったため、直していきたいです。
  • １つのメールでは１つのテーマにすること、相手の立場に立つことを意識します。また、今後は自分の作成したメールを客観視してから送るようにします。
  • 伝えるべきことを整理してメールを書くことの重要性を再認識しました。二重敬語があやふやだったので、確認時にテキストを使おうと思います。

受講者の声をもっと見る

開発者コメントcomment

ビジネスメールについてこれまでに学ぶ機会がなく、周囲の方のメールを真似て自己流のメールを送っている人も多いかと思います。そのため、自分自身のメールは適切なのかを改めて確認し、改善すべき点を発見することができる内容を企画しました。なぜ、配慮のある内容のメールが必要であるかを理解し、気づかいのできるメール術を習得します。「1案件でのやりとりが多い」といった失敗事例をもとによりスマートなメールとは何かを学び、ケーススタディを通して適切なメールの使い方も実践できる内容となっています。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。
お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。
可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。
可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。

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