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(新入社員・新社会人向け)やさしいビジネス文書研修~5W1Hとデジタル活用でシンプルに書く

(新入社員・新社会人向け)やさしいビジネス文書研修~5W1Hとデジタル活用でシンプルに書く

簡単なフレームと使えるツールの活用で、わかりやすい文書を書けるようになる

No. 3040204 9907025

対象者

  • 新入社員

・新入社員の方
・日常業務として社内外の文書、メール作成の業務を行っている方
・現在、自己流で文書作成をしている方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 基本を知り、わかりやすい文書やメールを書けるようにしたい
  • 文書やメールを書き慣れていないために、作成するのに時間がかかる

研修内容・特徴outline・feature

本研修ではビジネス文書を「5W1H」のフレームで覚えやすく解説していきます。誰が、いつまでに、何をするか、要約やメール文面をつくる演習で実践的にポイントを学びます。

また、一から自分で書き起こすだけでなく、インターネットの情報や社内での過去資料、ChatGPTをはじめとする生成AIなどツールの活用の仕方にも触れます。基本をおさえたうえで、さらにツールを使い効率的に文書を書けるようになる方法を学びます。

到達目標goal

  • ①文書作成前の準備として使える資料の種類やその調べ方を知る
  • ②文書を5W1Hで整理できるようになる
  • ③相手に伝わりやすいメールが書けるようになる
  • ④生成AIなどを文書作成でどのように使うとよいかを理解する

研修プログラムprogram

内容
手法
  • 1.文書もコミュニケーションの一つ
    【ワーク】ビジネスパーソンとしてなぜ文書スキルが求められるのか
    (1)ビジネスには「書く」仕事が多数存在する
    (2)ビジネス文書はわかりやすさが大切
    ①5W1Hで整理 ②主語・述語をはっきりと ③数字を入れる ④1文は短く
    (3)書く仕事に困らないポイント
    ①決まった型や表現は知っておく ②ツールを使うことで時間が短縮できる
講義
ワーク
  • 2.文書を書く前に~デジタルの力を借りる
    (1)ある材料を上手に使う
    ①社内の過去資料を探す ②ネットなどのフォーマットや情報を確認する
    (2)ChatGPT等生成AIの活用
    (3)語彙力をつける
    ①ネットで表現のバリエーションを調べる
    ②仕事で使う用語の意味を正しく理解する
講義
  • 3.情報の整理力~何が重要かをとらえる
    (1)5W1Hのフレームで情報を整理する
    (2)「誰が」「いつまでに」「何をするか」指示内容を正確に受け取る
    (3)「誰が」をはっきりさせる~主語・述語の関係を明確に
    (4)数字に注目する
    (5)ChatGPTに要約させる
    (6)ツールを使いこなすための知識は必要
    【ワーク】上司に報告するつもりで要約する
講義
ワーク
  • 4.書く力~①相手に伝わるメールを書く
    (1)書くときも5W1Hのフレームを基本にする
    (2)まず誰に送るか
    ①宛先の使い分け ②宛名の書き方
    (3)「何を」伝えるかわかることが大事~件名のつけ方
    (4)「どうする」をわかりやすく書く
    ①基本構成は3つのブロック~あいさつ・本文・結び
    ②行間をあけて読みやすくする~3・4行で改行
    ③「誰が」をわかりやすくする~主語に修飾語をつけすぎない
    ④1文は短く~「~ので」「~ため」でつなぐ箇所を句点に変えてみる
    (5)感謝や意欲はフォーマットではなく自分の言葉で
    (6)書いたメールをChatGPTでチェックする
    【ワーク】設定に従い、メールを書く
    <設定例>
    ①指示された仕事について上司へ質問 ②仕事の不明点を先輩に相談
    ③研修受講の御礼を部署のメンバーへ発信
講義
ワーク
  • 5.書く力~②社外向けに書類を出す
    ■フォーマットを知る~4つのブロックで考える
    ①日付・宛名~「いつ」、「誰から」、「誰宛」を示す
    ②用件とごあいさつ~ビジネスのあいさつ文を知る
    ③記書き~文書ならではの書き方を知る
    ④結び~文書の終わり方
    【参考】用語・あいさつ文の例
    【ワーク】社外向けの送付状を書く
    【参考】郵便・はがきの送り方
講義
ワーク
  • 6.習慣化して書く力を鍛える~業務日報を書く
    (1)なぜ日報を書くのか
    ①上司・先輩とのコミュニケーションツール ②書くことで日々訓練になる
    (2)書くべきことは「行ったこと」と「気づき」~5W1Hを意識
    (3)10分程度で書く~時間をかけすぎない
講義
ワーク
  • 7.まとめ
    【ワーク】本日の研修内容を日報にして上司に報告する
    【参考】文例集~悩みそうな場面に備える
講義
ワーク

企画者コメントcomment

文書、メールはコミュニケーションツールの一つであり、わかりやすく書く力は仕事において重要なスキルの一つです。新人や若手社員のなかでは、メールの文面作成などに時間がかかるという声も多く聞きます。たとえうまく書けなくても、生成AIなどこれまで以上に便利なツールがあり、身の回りにあるものをうまく活用することもできます。文書の「型」だけでなく、より実践的なポイントをできるだけ簡単に学べるようにと考え、開発しました。

スケジュール・お申込み
(オンライン型/来場型開催)schedule・application

オンライン型開催

注意事項

  • 同業の方のご参加はご遠慮いただいております
  • 会場やお申込み状況により、事前告知なく日程を削除させていただくことがあります
  • カリキュラムは一部変更となる可能性があります。大幅な変更の際は、申込ご担当者さまへご連絡いたします。

事前のご案内

受講者の評価evaluation

実施、実施対象
2026年4月     16名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
93.8%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 生成AIは万能過ぎるほど便利だが自分の気持ちを乗せるにはやはり自分で全て考え、1つひとつ言葉にするのが大切だと思った。使い方や意味が分からない言葉は、少しずつ調べて自分のものにしていき、ビジネス文書の言葉でも気持ちの伝わる正確な情報や分かりやすい文を心掛けていく。
  • メールを書く機会は正直まだあまりないので、口語でも言葉遣いや具体性を意識する。5W1Hは文を認めるか否かに関わらず、情報整理の際に役立つので活用する。辞書登録やフォーマット・AIなどを活用すれば、より文章が書きやすくなると思うので積極的に使っていきたい。
  • ビジネス文書の書き方で簡潔、かつ分かりやすく、フォーマットなど学んだことを徹底して、仕事の効率化や信用を得るのに活かします。

実施、実施対象
2025年4月     6名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ビジネス文書マナーを学んだことで、信頼と安心を得るための手段を多く学ぶことができました。今後の業務に活かし、復習を行い業務を効率的に進めていきたいです。
  • 自分では気がつかなかったポイントを学ぶことができたので、これからも積極的に上司や先輩に文章添削していただきながら文書スキルを高めていきたいです。
  • わかりやすい文書を書くために、特に重要なポイントは、5W1Hのフレームを用いること、主語・述語、具体的な数字を書くことであることを学びました。今後の日報や上長へのメールを作成する際に、5W1Hのフレームを出発点にして書く練習を継続していきます。
  • 基本的な文書の書き方を実践と反省を繰り返しながら身に付けていきたいです。実際に文書を書いてみると「こんなにも情報が抜けていたのか」、「この情報はなくてもよいのか」とその他にもたくさんの気づきがありました。
  • 教えていただいた文書作成のポイントや内容の整理の仕方を、まずは日々の日報作成やメールでのやりとりで活かしていきたいと思います。

全力Q&Aqa

インソース公開講座の文書・資料研修のポイントは、「求められる情報を要約・整理する力」「簡潔明瞭な文書の書き方と相手の目線を意識して伝わるように構成する力」を習得できる点です。
簡潔で分かりやすい文書を書く力は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の「型」・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。丁寧に・分かりやすくといった抽象的なものではなく、一文は40~50字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的な「型」を習得していただきます。
また、ビジネスにおける資料作成の意義は「相手が行動できること」にあります。重要なことは「相手にいかに正しく意図が伝わり、動いてもらえるか」ということです。内容が明確であること、筋道が通り納得できること、図解や文章がわかりやすい表現であることへの意識を高めていただきます。

※インソース公開講座はオンラインでも開催しております。
インソースオンライン公開講座
インソース公開講座の文書・資料作成研修は、大きく分けて4種類のものがあります。

①実践的な文書作成スキルを習得する研修
基本的なビジネス文書の「型」から様々な仕様の文書の作成方法まで、活用場面を想定した豊富なワークを通して学びます。

②Eメールでの文書作成スキルを習得する研修
Eメールでの文書作成時における特有の慣行や注意点をおさえ、ビジネスで活かせる効果的な作成方法を学びます。

③ビジネス文書の実力診断をふまえ通信添削でスキルを磨く研修
実務さながらのワークにそって文書を作成し、講師からの通信添削指導を受けることで、相手に伝わる文書を作成するポイントを掴みます。

④相手に伝わる資料作成スキルを習得する研修
資料の目的・内容を明確にしたうえで、論理的に情報をまとめ、相手に伝わる分かりやすい資料を作成するためのスキルを学びます。

お客さまのご受講の目的に合わせて、ラインナップからお選びください。
文書・資料作成研修ラインナップ

とはいえ「なかなか選べない」とお悩みのお客さまは、ぜひお気軽にお問合せください。弊社担当者が詳細をヒアリングさせていただいたうえで、お客さまにおすすめの研修を選定させていただきます。
ビジネス文書の基本を学べる王道、標準版の「ビジネス文書研修」をおすすめします。

【対象者】
・ビジネス文書の基本的な書き方を学びたい方
・日常業務として社内外の文書・メール作成の業務を行っている方
・相手に分かりやすく伝えるための文書を書くのが難しいと感じる方

【研修内容・特徴】
本研修では、読み手を意識することを大前提とした上で、相手に分かりやすい文書作成の方法を学んでいただきます。

◆研修のポイント
①文書の基本的な構成ルール~主語・述語や一文あたりの文字数について
②伝えたいことを簡潔にまとめる力~情報の取捨選択による要約
③相手が欲しい情報を考える力~キーワードや数字を記載する
④社外文書の基本的な型
 ~FAX送付状・書類送付状・案内状・お祝い状・お詫び状・お礼状・依頼状
相手の心をつかむような最低限レベル以上の文書作成力を身につける「ビジネス文書レベルアップ研修~相手が唸る文書の書き方」をおすすめします。

【対象者】
・基本的なビジネス文書作成スキルをお持ちの方
・提案書などでお客さまの興味をそそるような文章を作成したい方
・忙しい上司の目に留まり、納得してもらえる文章を書くコツを知りたい方

【研修内容・特徴】
ミドルクラスのビジネスパーソンには、新人・若手に求められるような最低限のレベル以上の文書作成力が求められています。上司が思わず「唸る」ような説得力のある文章や、一目でお客さまの心を動かすような文章を作成する、あるいは部下の書いた文書を添削するという立場にある方もいらっしゃるでしょう。
本研修では、こうしたケースごとの文書に関わる作業のポイントを踏まえ、必要なスキルをワークで実際に手を動かしながら習得することで、総合的な文書作成力の向上を目指します。
ビジネスパーソンに求められる文書作成について学ぶ「(新入社員・新社会人向け)ビジネス文書研修」をおすすめします。

【対象者】
・Eメールの書き方を基本から学びたい方
・自分のEメールをよりわかりやすく、かつ相手に伝わるよう改善したいと考えている方
・Eメールのマナーに自信がない方

【研修内容・特徴】
本研修では、ビジネス文書の基本を再確認し、ビジネス上でのEメールの書き方と注意点についての知識を習得いただきます。研修の最後には、不適切なメールの添削、テーマに沿った作成演習を通じて、知識の定着と実践力を養成します。


また、Eメールの書き方と注意点や便利機能についての知識を習得する「(新入社員・新社会人向け)ビジネスEメールの書き方研修」もご用意しております。

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