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チャット・メールはどう使う？～新人が困るコミュニケーション手段の選び方
ＳＮＳの普及やテレワークの浸透などにより、メールやチャットを使ったコミュニケーションはこれまで以上に増えています。ビジネスパーソンが１日に受信するメールの数は平均約50通といわれ、役職が高いほどその量は増える傾向にあります。
チャットは身近だからこそ難しい
日頃よく使うはずのツールがなぜ難しいのか
チャットは短文でのやりとりが中心となり、リアルタイムに近い形でコミュニケーションをとれることが特徴です。そのため、メールよりも簡単に書けると感じる人もいるのではないでしょうか。確かに文章を書くこと自体は簡単ですが、いざ仕事で使うとなると、上司や先輩への送り方など気になるポイントが出てきます。
「慣れ」の違いによりジェネレーションギャップが生まれる
ＳＮＳやチャットの使い方などではよく、年齢の若い層と高い層での感覚の違いが取り沙汰されます。例えば、新人・若手は近い距離にいてもチャットやメールでパッと済ませたいと思う一方で、年齢が高い層の方は直接伝えられる場所にいるのであれば対面で話してほしいと考える傾向にあります。このような世代間ギャップは、新しいツールに慣れているかどうかが影響しているといえます。
＜各世代と携帯・スマートフォンの普及＞
- 50代：社会人になって以降に携帯電話を利用し始めた人が多い世代
- 40代：20代でガラケーと呼ばれた旧来の携帯電話が最も普及していた時期を過ごした世代。スマートフォンは社会人になってからのもの
- 30代：子どものころから携帯に触れている世代。社会人になるころにはスマートフォンが当たり前だった
- 20代：デジタルネイティブと呼ばれ、スマートフォンは当たり前にあった世代
具体的な使い方を考えてみる
ツールに迷うときは相手にあわせる
コミュニケーションの手段として何を使うか迷う場合には、相手の使っているツールにあわせるのが基本と考えておくとよいでしょう。組織内であらかじめ使用ルールが決まっていればそれに従います。もしルールがない場合は新たに決めることで、新人・若手に限らず、迷う時間を削減でき効果的です。
ツールの選択の正しさではなく、伝わることが大切
最終的には手段が何であっても、大事なのは相手に伝えたいことが伝わることです。メールやチャットもコミュニケーションであることを忘れず、手段の正しさにとらわれすぎないことも重要となります。
（新入社員・新社会人向け）テキストコミュニケーション研修
この研修では、メールやチャットを具体的にどのように業務で使うかを学びます。
若手社員などから聞かれた実務で困った点を多く取り上げ、指示の受け方やホウ・レン・ソウ、社外とのメールのやりとりのコツを身につけます。
研修のゴール
- 適切な連絡手段が選べるようになる
- 社内でメールやチャットでの報告や相談ができるようになる
- 社外のお客さまへメールを書くときのポイントを理解する
受講者の声
- チャットやメールで、誰が見てもすぐに理解して行動に移せるように、具体的な数字を入れたり、一文が長くなりすぎないようにしたい
- 相手に伝えるという意識を持ったうえで、分かりやすく簡潔に、句読点を意識してコミュニケーションをとりたい。また、時と場合によって連絡の手段を適切に利用していきたい
- 情報は取りに行くという言葉が印象に残った。報告に必要な点は、自分が聞く立場でも同じ情報が必要ということなので、指示を聞くときも５W１Hを意識していきたい
セットでおすすめの研修・サービス
伝わるメールの書き方研修～社内での心地よい配慮の示し方
社内メールにフォーカスを当て、「依頼メール」「お詫びメール」「まだ関係性が薄い人へのメール」のシーンにおける、メール作成方法を学ぶ研修です。分かりやすく的確に情報を伝えるのはもちろん、相手の立場や気持ちを踏まえた伝え方など、社内での関係構築につながるコミュニケーションツールとしてのポイントを習得します。
（新入社員・新社会人向け）ビジネス文書研修
学生のレポートとは異なるビジネスシーンでの文書について、「伝えたいことがひと目で分かる」簡潔かつ明瞭な文書作成のノウハウを学びます。また、社内文書と社外文書の基本的な構成の違いを理解し、具体的な文例を用いて、用途や構成・作成時のポイントを習得します。
