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生成ＡＩと文書作成は相性抜群！令和の時代のスタンダードを身に付ける
ビジネス文書の作成は、多くのビジネスパーソンが共通して抱える課題の一つかもしれません。伝えたいことがうまくまとまらない、作成に時間がかかりすぎる、あるいはChatGPTのような新しいツールを試してみたものの、思うような結果が得られず使いこなしに悩むといった経験はないでしょうか。ビジネス環境が変化し、テキストコミュニケーションがますます重要になる中で、これらの課題は業務効率や生産性に直接影響を与えます。
本コラムでは、ビジネス文書・chatGPTを活用した文書作成・プロンプトエンジニアリングの３つに焦点を当て、文書作成を強力なスキルへと変えるための具体的なアプローチをご紹介します。基礎となるビジネス文書の技術から、ChatGPTの活用、さらに一歩進んだプロンプトエンジニアリングまで、段階を追って習得すべき要素とその実践方法を解説いたします。
インソースの公開講座セットプラン
「生成ＡＩ（ChatGPT）を使った文書作成プラン～早く正確にわかりやすく作成する」はこちら
ビジネス文書の基礎力を固める
まず、どのようなツールを使うにしても、ビジネス文書の基本的な「書く技術」は一生もののスキルとして不可欠です。相手に分かりやすく、的確に情報を伝えるためには、以下のポイントを意識することが重要です。
読み手を意識する
相手にひと目で内容を把握してもらい、知りたい情報が過不足なく伝わる文章を書くためには、いくつかの重要な点を意識する必要があります。
まず、読み手が瞬時に内容を理解できるよう、簡潔かつ明瞭な表現を心がけましょう。次に、読み手が「知りたいこと」がすべて盛り込まれているか、そして不要な情報で混乱させていないかを常に確認してください。そして最も大切なのは、文章を作成する目的を明確にし、「誰に、何を伝え、どう反応してほしいのか」を常に問いかけながら執筆することです。これらの点を踏まえることで、読み手にとって価値のある、効果的な文章が生まれます。
簡潔にまとめる
読み手が内容を明確に理解できるよう、主語と述語をはっきりさせ、一文を短く保ち、冗長な表現は避けましょう。また、膨大な情報の中から最も重要なキーワードや数字を的確に選び抜き、それを簡潔に要約することで、効率的かつ効果的に情報を伝えることができます。これにより、読み手は必要な情報を素早く、正確に把握できるようになり、コミュニケーションの質が向上します。
文書の基本的な構成ルールを習得する
報告書、議事録、社内外のメールなど、それぞれの文書には固有の「基本の型」があります。これらを理解し活用することで、情報の伝達は格段にスムーズになります。特に、SNSの普及によって疎かになりがちな丁寧な言葉遣いやクッション言葉といったメールでのビジネスマナーは、相手に与える印象を大きく左右します。これらの実践は、円滑なコミュニケーションを築き、プロフェッショナルとしての信頼を高める上で不可欠です。
これらの基礎をしっかりと身につけることで、どのような文書でも自信を持って作成できるようになります。
ビジネス文書は、一度身につけてしまえば、一生使えるスキルです。自信をもって文書作成ができることは、必ずあなたの強みになります。
本研修では、読み手を意識することを大前提としたうえで、相手にわかりやすい文書作成の方法を学んでいただきます。
ChatGPTを活用したビジネス文書作成の新常識
次に、ＡＩ技術、特にChatGPTを文書作成に組み込むことで、業務効率を飛躍的に向上させる方法をご紹介します。ChatGPTは、高品質な文章を自動生成するだけでなく、アイデアの具現化やメッセージの鮮明化にも寄与します。具体的な活用法と、そのために実践すべきことをご紹介いたします。
ChatGPTを「優秀な秘書」として活用する
日々の業務における文書作成時間を劇的に短縮できることを認識し、それを実現するために、具体的な対策を講じましょう。特に、企画書、提案書、報告書といった時間のかかる文書作成業務を効率化するには、具体的なワークに取り組むことが不可欠です。これにより、作成プロセスを最適化し、より少ない時間で質の高い文書を生み出すことが可能になります。
「欲しい回答」を得るための指示出しのコツを掴む
ChatGPTを最大限に活用するためには、的確な指示、すなわち「プロンプト」を与える能力が鍵となります。望む回答を正確に引き出すには、単に質問を投げかけるだけでなく、**対話を通して効果的な「条件提示の仕方」や「フォーマット活用術」**を習得することが不可欠です。これにより、ＡＩとのコミュニケーションがスムーズになり、求めている情報や成果を効率的に得られるようになります。
多様な文書作成シーンへの応用
ChatGPTを効果的に活用できるシーンを思い浮かべてみてください。下記のようなシーンで効果を高く発揮することができます。
- 多種多様な文章の作成
- 要約
- 添削・リライト
- 翻訳
- セールスライティング
注意点としては、この段階では、ＰＣを使用し、ChatGPTアカウントを準備することが必須となります。組織のセキュリティポリシーも必ず確認しておいてください。
【公開講座】ChatGPTを活用したビジネス文書研修～文書作成の新スタンダードを学ぶ
ChatGPTは高い品質の文章を自動生成するとともに、アイデアやメッセージを一層鮮やかに伝える力を兼ね備えています。活用することで日々の業務のあらゆる場面で文書を早く・うまく作れるようになり、生産性を最大化できます。
本研修では、ChatGPTと対話しながら文書をつくるワークに挑戦し、欲しい回答を得るための指示出しのコツを掴み、実践スキルを身につけます。
ChatGPTプロンプトエンジニアリング：応用手法でＡＩの能力を最大限に引き出す
最後に、ChatGPTをさらに深く使いこなし、その能力を最大限に引き出すための「プロンプトエンジニアリング」の応用手法について見ていきましょう。これは、単に文章を生成するだけでなく、より洗練された、目的に合致した結果を得るための対話技術です。
プロンプトの「文法」と「構成要素」を理解する
より効果的な指示出しの基礎を固めるためには、プロンプトの基本的な書き方や構成要素をしっかりと学ぶことが不可欠です。さらに、特定の情報やフレーズをプロンプト内に適切に挿入する方法を習得することで、その精度を飛躍的に高めることができます。これらのスキルを身につけることで、ＡＩからより的確で質の高い回答を引き出すことが可能になり、作業の効率化にも繋がります。
高度なプロンプトテクニックを習得する
プロンプトテクニックと呼ばれる、より効果的な出力を得るために指示や質問（プロンプト）を工夫する技術もいくつかあります。
- Zero-Shot プロンプティング
- Few-Shot プロンプティング
- Chain-of-Thought（思考連鎖型）プロンプティング
- 知識生成プロンプティング
- Self-Consistency（自己整合性）
こういった多様なプロンプトテクニックを理解し、それらを組み合わせることで複雑な課題解決に応用することも可能になります。
ＡＩ活用の注意点と最新情報を把握する
生成ＡＩの活用においては、「プロンプトインジェクション」や「ハルシネーション」といったセキュリティ上の問題点、および生成された文書の取り扱いにおける注意点を学ぶことが極めて重要です。同時に、チャット履歴やモデルのトレーニングを無効にする方法、インターネット上の最新情報に基づく回答の引き出し方、さらには無料プランでの最新モデルの活用法など、より便利で安全な活用方法を知ることで、リスクを管理しつつ、ＡＩの恩恵を最大限に享受できるようになります。
【公開講座】ChatGPTプロンプトエンジニアリング研修～使いこなすための応用手法を学ぶ
本研修では、ChatGPTをはじめとした生成ＡＩを使う際に利用するプロンプトの基本から、さまざまなテクニックまでを知ることで、汎用的に使える書き方を学びます。また、ChatGPTをさらに便利に活用するための方法を紹介します。
これらの要素を組み合わせることで、対話型ＡＩを業務に組み込み、若手からベテラン、役職に関わらず、飛躍的に生産性を高める技術を身につけることを目指します。
文書作成は相性の良い生成ＡＩをどう活用するかがポイント
これまでご紹介した「ビジネス文書」「ChatGPTを活用したビジネス文書」「プロンプトエンジニアリング」は、それぞれが文書作成スキルを向上させるための重要な要素です。この一連の学習は、文書作成業務に対する苦手意識を払拭し、自信を持って業務に取り組めるようになるための一助となるはずです。
時間のかかる文書作成業務を劇的に効率化し、中身を考えるクリエイティブな時間に注力できるようになると、質の高い文書が短時間で書けるようになります。
生成ＡＩ（ChatGPT）を使った文書作成プラン～早く正確にわかりやすく作成する
このように、「ビジネス文書」「chatGPTを活用した文書作成」「プロンプトエンジニアリング」という３つの視点から、段階的かつ実践的にスキルを高めていくことが可能です。そして、これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「生成AI（ChatGPT）を使った文書作成プラン～早く正確にわかりやすく作成する」 です。
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