読み手の反応が変わる、ビジネスＥメールの書き方～誰でも書ける「伝わる文章」の５つのコツ

「このメール、ちゃんと伝わっているだろうか」

そんな不安を感じたことはありませんか。業務で何気なく書いているメールですが、「伝え方」ひとつで、相手の理解度や反応が大きく変わることがあります。今回は、ビジネスシーンで相手に届く文章を書くための基本として、すぐに実践できる５つのテクニックをご紹介します。

「伝わらない文章」が生まれる背景は、文章構造と言葉の選び方

ある日、若手社員から「○○の件、どう対応すればいいですか？」と質問を受けた。よく聞くと自分が送ったメールの内容が曖昧で、意図が伝わっていなかった――。

こうした経験は、誰にでもあるのではないでしょうか。原因の多くは、文章構造や言葉の選び方にあります。言い換えれば、ちょっとした工夫で「伝わる文章」に変えることができるのです。

結論は最初に
読み手は、まず「何を言いたいのか」を知りたいものです。たとえば、「○○の件で報告です」「△△の資料の確認をお願いします」といった結論を冒頭に置くことで、相手はすぐに要点をつかむことができます。
一文は短く、簡潔に
長い文章は、読み手の集中力を奪います。１文は40〜50文字程度を目安にすると、読みやすくなります。特にメールは、スマートフォンで読まれることも多いため、簡潔さが重要です。
箇条書きで整理する
複数の依頼や確認事項を並べるときは、文章でつなげるよりも箇条書きが効果的です。情報を整理することで、相手の見落としを防げます。
主語と述語をはっきりさせる
「それについては対応済みです」といった曖昧な表現は、誰が何をしたのか分かりづらくなります。「○○さんが△△について対応済みです」と具体的に書くことで、誤解を防ぐことにつながります。
丁寧さと分かりやすさのバランス
敬語は大切ですが、丁寧にしようとするあまり回りくどくなると、かえって伝わりにくくなります。「ご確認をお願いいたします」など、丁寧でありながら簡潔な表現を心がけましょう。

文章力は特別な才能ではなく、意識と習慣で磨かれるスキルです。

今回ご紹介した５つのポイントは、どれも日々の業務ですぐ実践できるものばかりです。少しずつ意識して取り入れていくことで、確実に伝わる文章が書けるようになります。まずは、今日送る１通のメールから、見直してみませんか。

本研修では、実際のメール文や文書を題材にして、ビジネス上でのＥメールの書き方と注意点を習得いただきます。改善ポイントを学びながら、実務的なスキルが自然と身につきます。

ビジネスメールは単なる情報伝達の手段にとどまらず、相手との信頼関係を構築する重要なコミュニケーションツールであることを改めて実感しました。
これまで自身が作成してきたＥメールの悪い点を認識する機会にもなり、大変勉強になりました。ペーパーレス化が進むと思うので、メール対応ができるように活かします。
受け取る相手の立場になって考えることが大切だと思いました。６Ｗ３Ｈを意識する。また、件名や内容で後々探せるような構成にしていくことなどを気をつけていきたいです。