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日報は３つの視点で上達する～自分語りのエッセイ化を防ぎ、業務理解を深める書き方ガイド
日報は、一日の業務を振り返り、成果や課題を整理するための基本的なビジネス文書です。
しかし、書き慣れていないうちは、気づけばエッセイのように感情が中心になったり、長文になりすぎたりすることがあります。読み手が求めているのは、業務の進捗と学びが簡潔に伝わる報告です。
本コラムでは、日報を短時間でまとめながら、上司に業務理解を示すための３つの視点を整理します。今日から実践できる書き方のポイントを確認し、日々の成長につなげていきましょう。
日報の基本は「業務・成果・課題・所感」を50字×３行でまとめる
日報の目的は、業務の進捗を共有し、翌日の行動につなげることです。まずは、必要な項目を過不足なくまとめる基本形を押さえます。
業務・成果・課題・所感を短く整理する
日報は、長文を書く場ではありません。業務の事実、成果として残ったこと、直面した課題、そこから得た気づきを簡潔にまとめることが重要です。50字×３行程度を目安にすると、読み手が負担なく確認できます。
10分以内で書く習慣をつける
日報に時間をかけすぎると、本来の業務に支障が出ます。短時間で書くためには、業務中にメモを残しておくと整理がしやすくなります。書く時間を固定することで、日々の振り返りが習慣化します。
エッセイ化を防ぐための「書かないこと」を明確にする
日報が長くなる原因の多くは、業務以外の情報が混ざることです。読み手が求めていない要素を排除することで、報告としての質が高まります。
感謝や要望は日報に書かない
日報は報告であり、感情を伝える場ではありません。関係者へのお礼や、先輩・上司への要望は別のコミュニケーション手段で伝えるべきです。日報に書くと、読み手が判断すべき情報が埋もれてしまいます。
思いを語りすぎると本質が見えなくなる
業務の背景や気持ちを長く書くと、エッセイのようになり、読み手が必要な情報をつかみにくくなります。事実と気づきを分けて整理することで、報告としての軸がぶれなくなります。
上級者が実践する「所感の３ポイント」で業務理解を示す
日報をさらに活用したい人は、所感の書き方を工夫することで、上司に業務理解の深さを伝えられます。ここでは、読み手の視点を踏まえた３つのポイントを整理します。
今日の業務で大事だと思ったことを３つ挙げる
所感には、単なる感想ではなく、業務の中で重要だと感じた点を３つ程度まとめます。これにより、上司は「どこに着目して仕事をしているか」を把握できます。
気づきは具体的な行動と結びつける
気づきを書くだけではなく、翌日の行動にどうつなげるかを示すと、日報が成長の記録になります。小さな改善でも、継続することで成果につながります。
フィードバックは相手の業務状況を見て依頼する
所感について上司や先輩から助言をもらうことは大切ですが、依頼する際には相手の状況を見極めることが欠かせません。会議の合間や作業が一段左落したタイミングを選ぶことで、落ち着いて話ができ、建設的なフィードバックを受け取りやすくなります。
（新入社員・新社会人向け）ビジネス文書研修
学生のレポートとは異なるビジネスシーンでの文書について、「伝えたいことがひと目で分かる」簡潔かつ明瞭な文書作成のノウハウを学びます。
また、社内文書と社外文書の基本的な文書構成の違いを理解し、具体的な文例を用いて、用途や構成・作成時のポイントを習得します。
論理的思考能力向上のトレーニングになる要約の演習から、本研修の受講報告書を作成いただく演習など、多数演習をご用意しております。テキストと演習問題が別冊構成なので、研修後も自分の参考書として活用いただけます。
本研修のゴール
- ビジネス文書の基本の型を習得し、社会人に求められる文書の書き方を理解する
- 新人がよく作成する文書（日報、報告書、議事録、Ｅメールなど）の書き方を学ぶ
- 実践演習を通じて、現場に戻ってからも使える文書力を身につける
よくあるお悩み・ニーズ
- ビジネスパーソンに求められる文書作成の基本を学びたい
- 簡潔で相手に伝わるビジネス文書作成のポイントを習得したい
- 演習を通じて、現場で使える文書力を身につけたい
セットでおすすめの研修・サービス
（新入社員・新社会人向け）やさしいビジネス文書研修～５Ｗ１Ｈとデジタル活用でシンプルに書く
本研修ではビジネス文書を「５Ｗ１Ｈ」のフレームで覚えやすく解説していきます。誰が、いつまでに、何をするか、要約やメール文面をつくる演習で実践的にポイントを学びます。
また、一から自分で書き起こすだけでなく、インターネットの情報や社内での過去資料、ChatGPTをはじめとする生成ＡＩなどツールの活用の仕方にも触れます。基本をおさえたうえで、さらにツールを使い効率的に文書を書けるようになる方法を学びます。
【内定者セミナー】文例から学ぶ！伝わるビジネス文書
本研修では、ビジネスシーンでの文章の書き方を学んでいただきます。社会人になってはじめて触れる「ビジネス文書」ですが、そもそものビジネス文書の種類・型、書き方のポイントなど、内定者の方が知っておくべき基本的な情報に厳選してお伝えします。
実践！コミュニケーション研修～上司への適切な伝え方を学ぶ
仕事を行っていくなかで上司とのコミュニケーションは欠かせませんが、苦手としている人も多くいます。
「相手が忙しく、話しかけるタイミングが難しい」「緊張してうまく話せない」「自分の苦手なタイプの人だ」など、様々な悩みが考えられます。
本研修では、上司とのコミュニケーションが円滑に進めていけるよう以下のポイントを学んでいただきます。
- 忙しい上司への接し方
- 緊張する上司と会話する際のポイント
- 分かりやすく説明するためのコツ
- 上司が苦手なタイプの場合の心構え
