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タイムマネジメント研修　～業務改善編（２日間）

Q: 研修の特徴は？

特にタイムマネジメントの観点から、自分や所属組織の仕事を分析し、業務改善の糸口を探っていく研修です。１日目は、優先順位のつけ方や、突発業務への対応方法などのタイムマネジメントの基本的な考え方を学び、自分の時間の使い方を見直していきます。２日目は、１日目で学んだ考え方を活かしつつ、組織全体の生産性を向上させる業務改善の進め方を理解します。タイムスケジュールや業務改善企画書の作成など、実際の業務を当てはめて考えるワークを多く実施するため、非常に実践度が高いのが本研修の特徴です。

問題の本質は何か、を徹底的に考えたカリキュラムで、現場で役立つスキルやノウハウを習得！

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研修内容・特徴outline・feature

特にタイムマネジメントの観点から、自分や所属組織の仕事を分析し、業務改善の糸口を探っていく研修です。

１日目は、優先順位のつけ方や、突発業務への対応方法などのタイムマネジメントの基本的な考え方を学び、自分の時間の使い方を見直していきます。
２日目は、１日目で学んだ考え方を活かしつつ、組織全体の生産性を向上させる業務改善の進め方を理解します。タイムスケジュールや業務改善企画書の作成など、実際の業務を当てはめて考えるワークを多く実施するため、非常に実践度が高いのが本研修の特徴です。

研修プログラム例program

研修プログラム例（所要時間：1日目/2日間）
	内容	手法
	１．アイスブレイク	ワーク
	２．タイム・イズ・マネー仕事に使っている時間を考える自分のコストを考える自分のワークスタイルを知る【ワーク】チェックシートで自分を分析し、傾向と問題点を知る	講義ワーク
	３．仕事が思いどおりに進まない理由を考える　【ワーク】仕事の予定を狂わせものを把握する	ワーク
	４．タイムマネジメントのポイントタイムマネジメントとは仕事の管理に必要なもの ①目的 ②締め切り ③優先順位 ④所要時間 ⑤質と量のバランス	講義
	５．仕事の管理におけるポイント「逆算」して仕事の着手を決める【ワーク】担当業務の「着手」をスケジュールに入れ込む「終わり」を設定して自分の時間を確保する予備時間を設ける先の予定も積極的に立てていく	講義
	６．優先順位を明確にする仕事の分類 ①自分しかできない仕事 ②他人でもできる仕事 ③他人にさせないといけない仕事仕事を「緊急度」と「優先度」で考える【ワーク】自分の仕事を緊急度と重要度で区分してみる	講義ワーク
	７．突発の仕事に対処する突発の仕事を考える【ワーク】突発の仕事にはどのようなものがありますか突発の仕事にも優先順位付けを行う【ワーク】～上司から急に頼まれた仕事の優先順位を確認してみましょうケース①：「あの数字が知りたいんだけど」の仕事に対応するケース②：「まだオフレコなんだけど、君に任せたい仕事がある」に対応する	講義ワーク
	８．まとめ

研修プログラム例（所要時間：2日目/2日間）
	内容	手法
	１．前日の振り返り	講義
	２．使える時間を増やす（個人編）自分の時間の使い方を考える【ワーク①】あなたの「昨日」のタイムスケジュールを作ってみましょう【ワーク②】「やらない仕事」の洗い出し～仕事を自分一人で抱えるのではなく、チームで推進するもの	講義ワーク
	３．使える時間を増やす（組織編）業務改善によって「時間」を創出する～組織の時間は創意工夫で大幅に増やすことが可能！	講義
	４．業務改善活動のポイント～ＰＤＣＡのススメ～業務改善企画を考えるうえでの基礎手法・知識を理解するＰＤＣＡのススメ ①改善点を見つける３つのポイント ②業務改善の流れ ③業務改善の具体的な手順問題点の洗い出し ①問題点を発見する３つの考え方 ②具体的な事例現状調査手法 ①ブレーン・ストーミング ②工程の洗い出し（流れ図・フロー図作成）現状分析 ①現状分析のポイント ②現実を数値化してみる ③動態観察が基本 ④パレート図を作って考える ⑤特性要因図で原因を考える ⑥２軸検討	講義
	５．業務改善企画の作成	ワーク
	６．管理職としてのコミュニケーション研修「聴く」スキル　＝「傾聴力」のポイント ①聴くスキルとは＝話しやすさを感じさせる／　相手に気分良く話をさせる ②相手が話しやすさを感じる「聴き方」とは１．「聴く」ペースと間の取り方２．あいづち（共感フィードバック）３．反復・言い換えをする（事実・要約フィードバック）他【ワーク】聞きだすワーク　「訊く」スキル＝質問力のポイント ①「訊く」スキルとは ②「訊き方」の種類 ③相手が話しやすさを感じる「質問」をするためにわかりやすく伝えるスキル ①情報をわかりやすく伝えるとは ②事前準備 ③なぜ、相手の気持ちになって話すのか ④話す「姿勢・態度・表情」のポイント	講義ワーク
	７．演習　～【５】で考えた業務改善企画案をプレゼンする	ロールプレイング
	８．まとめ～自分自身の業務改善目標シートの作成・グループ内共有	ワーク

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

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{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象

2022年7月　　　　　22名

業種

その他市区町村など

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

ＰＤＣＡのＣとＡが不十分だったと気づきました。作業の種類に応じてやり方を変え、隙間時間も活用します。スケジュールを立てて業務を管理します。
優先順位を意識して、時間内に業務を終わらせるように努めます。一つの作業にどの位時間がかかっているのか考えていなかったので、所要時間を記録し今後の作業時間を見積もります。
個人の業務だけでなく全体で行う業務に関しても、作業時間や目的を明確にしたいと思いました。やるべきことを見える化し、どのくらい時間を要しているか・どのくらい時間が必要かなどをしっかり話し合います。

実施、実施対象

2020年1月　　　　　30名

業種

情報通信・ＩＴサービス

評価

内容：大変理解できた・理解できた

93.3%

講師：大変良かった・良かった

86.7%

参加者の声

日頃から業務の進め方に疑問を持ち、効率化できるように心がけていきたいです。
一日のスケジューリングをする際に研修で学んだことを活用していく。緊急案件に対応する際のスケジュールを再度見直す。
日々の業務に「スケジュール」「優先度」を意識して取り組む。人に仕事を依頼する際のタイミングなどは非常に参考になった。

実施、実施対象

2018年 3月　　　　　26名

業種

製造業（電気機器・機械）

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

問題を見つめ直して、改善につなげられるようにしたいです。
問題の見つけ方と改善方法の見つけ方が分かりやすかった。
洗い出しの方法など参考にしたいと思います。発見が多くあり、楽しく、わかりやすく学ぶことができました。

実施、実施対象

2017年 8月　　　　　13名

業種

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

”定時帰宅”をより意識し、日中の時間を効率よく使っていきたいです。また、他部署の方の考えや仕事も理解でき、とても良かったです。
何事にも事前の準備が大事である事を再認識しました。仕事の優先順位をつけ、考えながら仕事の効率を上げていきたいと思います。
課内でも共有し、自分で決めた事を実践していきたいです。

実施、実施対象

2017年 7月　　　　　32名

業種

学校・学校法人

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

仕事を進める中で優先順位のつけ方が上司と食い違うこともあったので「重要性」「緊急性」で分け今後は仕事を進めていけるよう努力したいです。
タイムマネジメントは自分自身及び今の職場の大きな課題のひとつだったので、とても勉強になりました。まずは職員への伝達からはじめ、意識改革を図っていこうと思います。
小さなことをきちんとやっていけば時間も出来るし、効率も上がるのだと思います。今後も小さなことを確実に行っていきたいと思います。

受講者の声をもっと見る

研修のプロがお答え全力Q&Aqa

お客さまから「タイムマネジメント研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

そもそもタイムマネジメントを上手に進めるポイントは何ですか？

ポイントは以下の３点です。

①より短くより良い仕事をする意識をもつこと
⇒「今日は必ず定時に帰る」という意識と、「もっと良い仕事をしよう」という意識の両立を目指すことが大切です。

②事前にしっかり計画し、作業時間を正確に把握すること
⇒計画を立てるだけでなく、実際に要した時間との過不足をチェックすることで次回の計画の精度があがります。

③自分の集中力をコントロールすること
⇒簡単な仕事から着手した方が集中できるか、難しい仕事からなのかは、人それぞれです。自分の特徴を把握することが肝要です。

「タイムマネジメント」と聞くと、つい魔法のような時短テクニックを期待してしまいがちです。しかし、１日の時間はみな平等に２４時間で、時間そのものを増やしたり伸ばしたりすることはできません。すなわちコントロールすべきは「仕事」の方であり、「タイムマネジメントが上手にできる」とは「仕事を上手に進めるスキルが高い」と言いかえることができます。

仕事を上手に進めるためには、仕事の優先順位のつけ方に始まり、関係者とのコミュニケーションや資料作成、パソコンスキルなど、少し考えただけでも幅広い解決策が思い浮かぶのではないでしょうか。
「タイムマネジメント」とは世間一般で言われている言葉のイメージよりも、実は複雑で難しいテーマであると言えます。そこでインソースでは、基本的なポイントを上記３点に置いて研修をご提供しております。

インソースのタイムマネジメント研修のポイントはなんですか？

インソースのタイムマネジメント研修は、「時間」を管理するのではなく、「仕事」をいかに管理するのかを学ぶ研修です。研修のパターンとしては「個人型」と「管理職型」の大きく２つに分かれます。

■個人型のポイント
個人型は自分自身の行動を考えるカリキュラムで、まずは普段の時間の使い方を見直していただくことから始まります。
例えば、直近３日間の時間の使い方をワークシートに洗い出し、無駄がないかを３０分ごとの区切りでチェックするワークを行います。

実際にワークを行ってみると、自分の仕事について３０分という区切りの中できっちりと記載できる方にお会いすることはそうそうありません。自分がこれまで時間に対していかに無頓着な仕事の進め方をしていたのか実感していただけます。また、、３０分の中でできることを明確にすることで、タイムマネジメントの質を上げるＰＤＣＡサイクルを回すための「Check」が効率よくできるようになります。

次に、普段から行っている仕事内容を
①考える仕事
②こなす仕事
③完全に時間を拘束されてしまう仕事
④少しなら時間を自由に使える仕事
の４つに分類し、それぞれについて対策と優先順位を考えていきます。

タイムマネジメント研修　～仕事を効率的に進めるための時間管理を学ぶ

■管理職型のポイント
管理職としてチーム全体の仕事の進め方を見直していただく内容です。
実際の現場では、概ね以下のようなステップで仕事の仕方を見直されていると思います。

現状分析　⇒　目標設定　⇒　改善プランの提示　⇒　改善プランの実行　⇒　メンバーからのフィードバックを反映　⇒　改善プランの修正　⇒　効果検証　

当社の研修では、上記のうちの「改善プラン」を考える部分インテーマとして進行します。
具体的には、管理職だからこそ行える業務の「廃止」「標準化」「自動化」「集約化」「複雑化」について検討を行います。

組織のタイムマネジメント研修　～管理職の立場から組織の効率化を目指す

研修内で行う工夫にはどんなものがありますか？

タイムマネジメント研修の肝は「本当のコツは隣の人が知っている」ということです。
まずクラス全体で、時間管理において困っていることや難しいと感じていることを洗い出します。次に、実際に取り組んでいる工夫やうまくいっていることを洗い出します。そうすると、自分の困っていることに対して自分とは違う方法で取り組んでいる人の意見に出会うことができます。
多くの書籍を読み、セミナーに参加するよりも、同じ会社や同じ職種、同じ仕事をしている人同士の工夫をひとつ共有することの方がはるかに有効です。

当社の現状に合うよう、カリキュラム内容は変更可能ですか？

可能です。
研修実施にあたっては、研修カリキュラムの中でどの部分を重点的に扱うかといった時間配分についてのカスタマイズができます。また、業務改善・目標管理やメンタルヘルス、コミュニケーション等の研修テーマと組み合わせることも、多種多様に変更可能です。組織の現状を元に、貴社の課題に沿ったテキストを作成いたします。

カスタマイズ例①：タイムマネジメント＋業務改善・目標管理
中堅社員研修　～中堅としての仕事の進め方を習得する編

カスタマイズ例②：タイムマネジメント＋メンタルヘルスの基本
働き方改善研修　～ストレス軽減と業務効率の向上編

カスタマイズ例③：タイムマネジメント＋コミュニケーション
タイムマネジメント研修　～コミュニケーションスキル編

カスタマイズ例④：タイムマネジメント＋営業力
営業力強化研修～論理的思考で営業活動を考える

自社の状況を踏まえたケーススタディは作れますか？

可能です。
職場に合わせたケースであればあるほど、受講者に自分事として捉えていただきやすくなり、活用の度合も向上します。
ただ、タイムマネジメント研修に関してはケーススタディを考えるよりも、自分に矢印を向けて振り返りを行うことの方が有効です。正直に言って、他の研修よりもケーススタディを作りこむことによる効果はさほど高くありません。