ビジネスメールへの苦手意識を克服する～失敗例から学ぶスマートな使い方

ビジネスメールでは、相手に思ったように伝わらず齟齬が発生するなど、メールをうまく活用できないと悩む方もいます。

メールでのコミュニケーションが苦手だと感じる人は、次に紹介する失敗例に当てはまっていることがあります。メールでの失敗例をもとに、自身を振り返り、スマートなメール作成スキルを身につけていくことが大切です。

「全部メール」はNG！連絡手段の使い分けが重要

メールは相手の時間を拘束しないため、電話に比べて時間などに配慮しなくてもよい点があります。しかし、どんな状況であっても、メールだけで済ますのはリスクがあります。

• メールは相手が見落とす可能性がある
• メールではニュアンスが伝わりにくいこともある
• 至急対応には向かない

といったメールのデメリットを理解し、他のコミュニケーションツールと合わせて活用することが必要です。

返信が来ない原因は「依頼内容の曖昧さ」

自身が送ったメールに対して、いくら待っても返信が返ってこないということがあります。メール文にきちんと相手にしてほしい行動が書かれていますか。送った資料に返信があることを前提にしていると、誤解が生じる可能性があります。

例えば、「資料をお送りします」とだけ書かれていると、相手は確認が必要なのか、それとも参考資料として送られてきたのか分かりません。メールには、具体的な相手への行動を示して、相手が何をすべきなのかを明確にすることが必要です。

催促を防ぐには「24時間以内の返信」が基本

返信が必要なメールに対して、24時間以上返信せず放置していませんか。業務が立て込むと、メールの返信が遅くなりがちです。相手から返信を求められるメールである場合、相手は返信がないと伝わっているのか不安になります。すぐに回答できないこともありますが、相手への催促の手間を取らせず、メールを受け取ったという反応を示すためにも、24時間以内に返信をすることが理想的です。

相手への配慮～メール送信前の見直しが肝

メールは、不足情報があると、相手が受け取るニュアンスが異なってしまうなど、伝わりにくいこともあります。客観的な視点で読み返し、どう受け取られるかを考えると、メール文の改善点が見えてきます。メールでのやりとりにおいても、気遣いのあるメール文を作成することで、仕事が「できる」と思われるビジネスパーソンとなり、より仕事をスムーズに進めることができるようになります。

上司が唸るメールの書き方研修～よくある失敗例から気遣いを学ぶ

メールを業務で使用する時、知らず知らずのうちに相手に失礼な内容を送っているケースもあります。本研修では、相手に伝わりやすく、気持ちよく受け取ってもらえるように事例から自身のメールを振り返り、より気づかいのあるスマートなメール術を学びます。

「何でもメールで済ませてしまう」といったよくある事例をもとに「状況にあった伝える手段の選択」「相手目線に沿った内容」「伝わりやすい返信」「スマートな表現」について学びます。また、「お客さまへのメールでの対応方法」などのケーススタディを通してメールの使い方を実践します。

セットでおすすめの研修・サービス