Microsoft 365の便利な使い方とは？アプリ連携で簡単にスケジュール調整できる活用例を紹介！

Microsoft365は、現代のビジネスパーソンに欠かせないツールです。

Word、Excel、PowerPointといったおなじみのアプリに加え、Outlook、Teams、OneDriveなど、業務を円滑に進めるための多くの機能が揃っています。

便利な一方で、「どのアプリをどう使えばいいのか分からない」「クラウドって何？」と不安に感じる方も多いのではないでしょうか。特に初めてMicrosoft 365を使う場合、慣れるまでに戸惑うこともあるでしょう。

Microsoft 365のよくあるお悩みと対処法

用語が難しい？～まずは基本用語を押さえましょう

Microsoft 365とは、「クラウドプラットフォーム」の一つです。クラウドプラットフォームといった言葉を聞くと、少し難しく感じるかもしれません。簡単に言うと「インターネット経由で利用できるサービス」のことです。メールの送受信、ファイルの共有、カレンダー管理などがオンライン上で行えます。

まずはこうした基本的な用語を押さえると、Microsoft 365の仕組みや各アプリの役割が理解しやすくなります。

アプリ連携は難しい？～使い慣れたアプリから、少しずつ活用範囲を広げましょう

Microsoft 365の特長の一つが、アプリ同士の連携機能です。ただ、最初はどのように組み合わせて使えばよいのか分からず、複雑に感じるかもしれません。

しかし、「使い慣れたアプリに機能を追加できる」と考えると、少し取り組みやすくなるかもしれません。例えば、メールや予定表を確認する際に、Outlookを使っている方は多いのではないでしょうか。実は、OutlookとTeamsは連携しており、Outlookの予定表から直接Teams会議を設定することができます。

一つずつ機能を学びながら、少しずつ活用範囲を広げていくと、よりスムーズに使いこなせるようになります。一つ活用例を紹介します。

■活用事例:Outlook×Teamsで会議調整をスムーズに!

課題:メールでの会議の日程調整は時間がかかる
複数の部署と会議を設定する際、メールで「〇〇日は空いていますか？」とやり取りするのは手間がかかります。なかなか返信が来ず、スケジュールが決まるまでに時間がかかることもあります。

解決策:OutlookとTeamsを連携
Outlook の予定表とTeamsを活用すれば、参加者の空き時間を簡単に確認でき、ワンクリックで会議の設定が可能です。

具体的な手順:

Outlook の予定表を開きます
Outlookの「新しいイベント」をクリックし、「Teams会議」をオンにします
※Teams のオンライン会議リンク·会議ID·パスコードが自動的に挿入されます
Outlookの「スケジュールアシスタント」機能で、参加者の空き時間を一覧表示します
全員が参加しやすい時間帯に会議を設定し、「送信」します

これで参加者は、TeamsまたはOutlook上で通知を受け取り、スケジュールを確認できます。さらに、従来のように何度もメールで調整する必要がなくなりました。このように、アプリの連携機能を使うと、業務の効率化につながります。