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長文作成のためのWord研修~変更に強い仕様書・報告書・マニュアルを作成する

長文作成のためのWord研修~変更に強い仕様書・報告書・マニュアルを作成する

ほとんどの人が知らない機能も!Wordを理解し、思い通りに扱えるようになる

研修No.6950200

insourceデジタルアカデミー

本研修は、オンラインでも実施可能です。日程がない場合はお気軽にご相談ください

対象者

  • 全階層

・業務で長い文書を書くことが多い方(仕様書、設計書、報告書、企画書、提案書、マニュアル、契約書、特許など)

よくあるお悩み・ニーズ

  • Wordは使っているが、メニューをクリックするだけで使える機能くらいしか知らない
  • 文書を作成する際、自己流で体裁を整えているが、少しずつ崩れていくのに困ることが多い
  • 文書のチェックを依頼すると、体裁や用語の不統一をよく指摘される
  • 文書の中の一部修正すると、ほかのところも連鎖的に手直していく必要があり、効率化できないか悩んでいる

研修内容・特徴outline・feature

Microsoft Word は文書作成ソフトとして使うことが多いにもかかわらず、基本機能を知っている人が意外と少ないものです。字下げ・ぶら下げ・インデントの違いや、見出し番号を自動的に振る方法など、基本機能を知らないままでは、1行ごとに「思い通りにならない」「効率が悪い」という不満を抱いてしまうものです。

本研修ではそういった基本機能だけでなく、「変更に強い」文書作成テクニックを習得することができます。推敲や校正を重ねる中で文章を追加・削除・移動しても、他の文書から一部を流用しても、Word が自動的に「うまく」反映してくれる、そんな使い方ができるようになります。

到達目標goal

  • ①文書作成に必要だが、意外と知らないWordの基本的な機能を知り、使うことができる
  • ②体裁・用語など、統一感のある文書を効率的に作れるようになる
  • ③推敲や校正を重ねる中で発生する変更に強い文書を、効率的に作れるようになる

研修プログラム例program

  内容 手法
  • 1.Word で長文作成するときに困ること
    ・フォントの種類や大きさ、文字間、字下げなどの体裁が不ぞろい
    ・見出し番号・図表番号が重複している・飛んでいる
    ・同じ意味の用語が統一されていない
    ・文章の加筆・削除・入れ替えをして、ページレイアウトが崩れる・「○章参照」がずれる
    ・Word ソフトの動作が遅くなる
    ・Word ファイルが破損し、文書の内容が失われる
講義
ワーク
  • 2.基本設定~文書作成の準備
    (1)画面表示のための設定 ~「変更に強い」文書作成のための「コックピット」にする
    (2)Wordの推奨オプション設定 ~「変更に強い」文書を「見える化」する
講義
ワーク
  • 3.文字単位・段落単位で変更に強くする
    (1)フォントの書式設定
     ①日本語用と半角英数字用
     ②幅をそろえるフォントときれいに見せるフォント
     ③アイデア次第で使い勝手が広がる「隠し文字」
    (2)段落を変更に強くする
     ①改行を理解する ~改行は「段落区切り」と「段落内改行」の2種類ある
     ②字下げ・ぶら下げ・インデントの違いを理解する
     ③改行位置は Word に決めさせる
     ④段落の間隔を Word に調整させる
     ⑤ページの冒頭・末尾の表示も Word に調整させる
     ⑥全角・半角の文字間隔を空けないようにする
    (3)タブとリーダーの書式設定 ~文字間隔が不ぞろいになる原因の1つを理解する
    【参考】罫線と網掛けの書式設定
    【参考】文字の背景色の取り扱い
講義
ワーク
  • 4.スタイル ~変更に強い文書作成の基本テクニック
    (1)スタイルとは ~文書の「構造」と「書式」を対応づけを登録する
    (2)スタイル一覧の見方・扱い方
    (3)本文でのスタイルの見方・扱い方 ~本文への適用、適用されている箇所の選択
講義
ワーク
  • 5.見出しを変更に強くする ~見出し文字列・見出し番号・体裁を整合・統一させる
    (1)見出しのスタイル設定方法
    (2)目次 ~見出しレベルに応じた表示設定、目次スタイル
    (3)相互参照 ~章番号・見出し文字・ページ番号の変更を自動反映させる
講義
ワーク
  • 6.フィールド ~変更に強い文書作成の応用テクニック
    (1)フィールドとは ~目次・相互参照もフィールドの1つ
    (2)スイッチ ~表示方法のカスタマイズ
    (3)ブックマーク ~ページ番号変更の自動反映・用語統一のための仕掛け
    (4)使用上の注意 ~フィールドは手動更新が必要
講義
ワーク
  • 7.表を変更に強くする ~挿入位置やページレイアウトが変わっても「うまく」表示する
    (1)表の扱い方 ~挿入・削除
    (2)行の途中で改ページしないようにする
    (3)表の列名を各ページに表示する ~列名だけの行を自動作成
    (4)表の配置 ~本文と字下げを合わせるには
    (5)図表番号、図表目次
    (6)表のスタイル
    【参考】 表を1ページで収めるためのテクニック ~行間を詰める
講義
ワーク
  • 8.図を変更に強くする ~挿入位置やページレイアウトが変わっても「うまく」表示する
    (1)図の作成はPowerPointが基本 ~Word での図作成は扱いにくい・ファイルが壊れやすい
    【参考】破損した Word ファイルの応急処置 ~修復
    (2)図の貼り付けは「拡張メタファイル形式」 ~単なる「貼り付け」は画像が粗くなる
    【参考】図の圧縮方法
    (3)貼り付け後の位置調整 ~図の配置
     ①「行内」 ~もっとも扱いやすい
     ②「上下」 ~ページ内の配置調整方法、段落と紐付ける「アンカー」の設定方法
    (4)図表番号、図表目次
講義
ワーク
  • 9.その他の便利機能を使いこなす
    (1)コメント・変更履歴・文書比較 ~校正・変更箇所を特定を効率化するテクニック
    (2)ヘッダーとフッター ~すべてのページに同じ内容を表示する
    (3)ページ設定 ~行間・1行あたりの文字数はここから決まる
講義
ワーク
  • 10.総合演習
    ■用意した題材について、Word機能を使い作成する
    【参考】箇条書きの取り扱い
    【参考】セクションの取り扱い
    【参考】Word マクロ
ワーク

企画者コメントcomment

企画者はインソースに中途入社したのですが、当時の研修テキストの Word ファイルを初めて見たときの第一印象は「こんなWordの基本機能も知らないのか」でした。その後、社内外での仕事を通じて、むしろ大多数の方が Word の基本中の基本機能しか知らないことに気がつきました。ビジネスパーソンの多くは日常的に文書を作成しているため、その業務を効率化するべく本研修を企画いたしました。企画者が、試行錯誤や独自調査を重ねる中で習得した、本当の「Word 基本機能」について学ぶことができます。ぜひご受講ください。

スケジュール・お申込みschedule・application

注意点お申込み時の注意点 →お申込みから研修当日までの流れ

オンライン開催

研修開始20分前から接続可能です。研修開始10分前までにマイク/スピーカの動作確認を完了して、研修開始までお待ちください。

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■キャンセル期日はこちら

※申込期日とキャンセル期日はオンライン開催とセミナールーム開催で異なります。ご注意ください

セミナールーム開催

【新型コロナウイルス感染症への対策について】 (更新日:2020年11月20日)
セミナールーム開催の場合、受講者さまの安全確保のために、定員半減、ビニールシールド設置、会場消毒など「8つの感染症対策」を実施しております。詳細はこちらのページをご覧ください。

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開催数※1
8,445
講座数※2
2,859
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ご利用社数※2
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※1 2019年10月~2020年9月

※2 2020年9月末時点

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