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タイムマネジメント研修 ~仕事をプロジェクト化して進める編(2日間)

タイムマネジメント研修 ~仕事をプロジェクト化して進める編(2日間)

タイムマネジメントの基礎を身につけ、期限厳守のスキルと日常業務を効率化させる

研修No.B TMG180-0000-0252

研修内容・特徴outline・feature

仕事をプロジェクト化し、期限までに確実に終わらせるためのスキルと、日常業務をスピードアップするためのビジネススキルを身につける研修です。

1日目は、タイムマネジメントの基本的な考え方を身につけたうえで、ルーティンワークの洗い出しによるプロジェクトタイムの把握の仕方や、プロジェクト開始時期の設定の仕方、遂行するための工夫の仕方などを身につけます。2日目は、ホウ・レン・ソウ(報連相)の仕方やビジネス文書作成の仕方を身につけることで、必要なことを的確に伝えるスキルを強化し、自業務のスピードアップを図ります。

研修プログラム例program

研修プログラム例(所要時間:1日目/2日間)
内容 手法
 
  • ■タイムマネジメント概論

    タイム・イズ・マネー
    1. あなたの時間の内訳
      ~仕事に費やす時間の比率、自己研鑽などに使える時間を見直す
    2. 自分のワーク・スタイルを知ろう
      ~チェックシートをもとにワークスタイルを見直す
    3. 自分のコストを考える
      ~1時間あたりの自分のコストと会議のコストを算出
講義
ワーク
  • 時間の使い方を振り返る
    1. 時間を思い通りに使うことができない原因を考える
      ①昨日の業務を洗い出し、合計時間を考える
      ②就業時間と①で合計した時間を比較する
      ③よくなかった点を振り返る
    2. 時間の無駄とは
    3. よくある事例集~タイムロスのリスク
      ①無計画・早合点リスク
      ②ごちゃごちゃリスク
      ③気合不足リスク
      ④凝りすぎリスク
      ⑤無防備リスク
      ⑥話しすぎリスク
      ⑦がんばってるつもりリスク
    4. タイムマネジメントを極める目標を考える
      ~自分の弱点と今後の理想像を話し合ってみる
講義
ワーク
  • タイムマネジメントとは
    1. タイムマネジメントの手順
      やるべきことの洗い出し⇒順序と時間の見積り
      ⇒役割分担⇒時間確保⇒作業開始⇒作業終了
    2. タイムマネジメントのヒント
講義
  • 仕事の優先順位を明確にする
    ~仕事を洗い出してタイムマネジメントマトリクスに分類し、
    優先順位をつける(現状分析)
講義
ワーク
  • ■仕事を計画的に進めるコツ

    仕事をプロジェクト化する
    1. プロジェクト化する仕事
    2. プロジェクトタイムを把握する
      ~ルーティンワークを洗い出し、プロジェクトタイムを把握する
    3. プロジェクトの目的
      ~できるだけ具体的に目的を考える
    4. プロジェクトの開始
      ~「動かせない時間」を洗い出し、プロジェクト開始の
      時期を考える
    5. プロジェクトの終了
      ~見切りの付け方を考える
    6. うまくいくための工夫を考える
      ~期限までに終了するための工夫を考える
講義
ワーク


研修プログラム例(所要時間:2日目/2日間)
内容 手法
 
  • ■仕事を早く終わらせるスキル

    仕事の実行
    ~高速で仕事をする

講義
 
  • 円滑なコミュニケーションでスピードアップ
    1. ホウ・レン・ソウの原則
      ①なぜホウ・レン・ソウするのか
      ②ホウ・レン・ソウのポイント
      【演習】ホウ・レン・ソウ特訓
      ~こんなときどうする「トンチンカンな報告」
    2. 仕事がスムーズに進むコミュニケーション
      ①コミュニケーションはねじれて伝わる
      ②コミュニケーションは「・・・ぱなし」にしない
      ③コミュニケーションは「・・・だろう」ではなく「・・・かもしれない」で考える
      ④言葉だけがコミュニケーションではない
      ⑤コミュニケーションの方法(文書、電話、対面)
講義
ワーク
  • スピードアップ① ~「速く」書くスキル
    1. ビジネス文書の作成の基本
      ~文書作成5つのポイント
      ①主語と述語は明確か?
      ②箇条書き、1文は40~50字程度
      ③日時、数量、金額は入っているか?
      ④結論が先に書かれているか?
      ⑤自分の立場は明確か?
    2. 文章の要約練習 ~文書化のプロセスを学ぶ
      ~相手の立場を考えて、「要点は何か」素早く確実に掴むスキルを磨く
講義
ワーク
  • スピードアップ② ~「速く」話すスキル
    1. 分かりやすい話し方の条件
    2. 内容を考える
    3. 分かりやすい話をするための構成方法

      【演習】トラブル報告ワーク 制限時間20秒
      【演習】会議の段取りワーク
講義
ワーク
  • ■業務改善計画

    業務改善企画の作成
    1. 改善すべき点の見つけ方
    2. 目標の実現方法を考える
    3. 実践できる計画づくり
      ~研修の内容を踏まえて、業務改善企画を考える
講義
ワーク

カスタマイズ事例~ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声/研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2013年 7月     24名
業種
自治体
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
95.8%
参加者の声
  • 参考になることばかりで、すぐにでも自分の業務で実践していきたいと思いました。
  • ワークが多かったので講義も集中して聴くことができた。
  • とてもよい機会をいただきました。普段振り返ることがなかったので、今後見直し、実践して以降と思います。

実施、実施対象
2012年 11月     43名
業種
金融
評価
内容:大変理解できた・理解できた
97.7%
講師:大変良かった・良かった
97.7%
参加者の声
  • 様々な時間管理の方法があるので実際に試してみて、自分に合った方法を身に付けてみたい。
  • 今までは何となくしかやってなかった、時間分析を実際にやってみたいと思います。
  • 限られた時間の中で、最大限の成果をあげるためのタイムマネジメントは大変参考になりました。

実施、実施対象
2012年 11月     19名
業種
年金・共済・健康保険
評価
内容:大変理解できた・理解できた
94.7%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 楽しく受講させていただきました。明日からの一歩としたいと思います。
  • 実際、実行できている部分があったので、再確認できた。実行できてない部分は参考にしたいです。
  • 仕事上、具体的にやるべき事、やらない事の区分が自分なりに見えてきた研修でした。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「タイムマネジメント研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

ポイントは以下の3点です。

①より短くより良い仕事をする意識をもつこと
⇒「今日は必ず定時に帰る」という意識と、「もっと良い仕事をしよう」という意識の両立を目指すことが大切です。

②事前にしっかり計画し、作業時間を正確に把握すること
⇒計画を立てるだけでなく、実際に要した時間との過不足をチェックすることで次回の計画の精度があがります。

③自分の集中力をコントロールすること
⇒簡単な仕事から着手した方が集中できるか、難しい仕事からなのかは、人それぞれです。自分の特徴を把握することが肝要です。

「タイムマネジメント」と聞くと、つい魔法のような時短テクニックを期待してしまいがちです。しかし、1日の時間はみな平等に24時間で、時間そのものを増やしたり伸ばしたりすることはできません。すなわちコントロールすべきは「仕事」の方であり、「タイムマネジメントが上手にできる」とは「仕事を上手に進めるスキルが高い」と言いかえることができます。

仕事を上手に進めるためには、仕事の優先順位のつけ方に始まり、関係者とのコミュニケーションや資料作成、パソコンスキルなど、少し考えただけでも幅広い解決策が思い浮かぶのではないでしょうか。
「タイムマネジメント」とは世間一般で言われている言葉のイメージよりも、実は複雑で難しいテーマであると言えます。そこでインソースでは、基本的なポイントを上記3点に置いて研修をご提供しております。
インソースのタイムマネジメント研修は、「時間」を管理するのではなく、「仕事」をいかに管理するのかを学ぶ研修です。研修のパターンとしては「個人型」と「管理職型」の大きく2つに分かれます。

■個人型のポイント
個人型は自分自身の行動を考えるカリキュラムで、まずは普段の時間の使い方を見直していただくことから始まります。
例えば、直近3日間の時間の使い方をワークシートに洗い出し、無駄がないかを30分ごとの区切りでチェックするワークを行います。

実際にワークを行ってみると、自分の仕事について30分という区切りの中できっちりと記載できる方にお会いすることはそうそうありません。自分がこれまで時間に対していかに無頓着な仕事の進め方をしていたのか実感していただけます。また、、30分の中でできることを明確にすることで、タイムマネジメントの質を上げるPDCAサイクルを回すための「Check」が効率よくできるようになります。

次に、普段から行っている仕事内容を
①考える仕事
②こなす仕事
③完全に時間を拘束されてしまう仕事
④少しなら時間を自由に使える仕事
の4つに分類し、それぞれについて対策と優先順位を考えていきます。

タイムマネジメント研修 ~仕事を効率的に進めるための時間管理を学ぶ

■管理職型のポイント
管理職としてチーム全体の仕事の進め方を見直していただく内容です。
実際の現場では、概ね以下のようなステップで仕事の仕方を見直されていると思います。

現状分析 ⇒ 目標設定 ⇒ 改善プランの提示 ⇒ 改善プランの実行 ⇒ メンバーからのフィードバックを反映 ⇒ 改善プランの修正 ⇒ 効果検証 

当社の研修では、上記のうちの「改善プラン」を考える部分インテーマとして進行します。
具体的には、管理職だからこそ行える業務の「廃止」「標準化」「自動化」「集約化」「複雑化」について検討を行います。

組織のタイムマネジメント研修 ~管理職の立場から組織の効率化を目指す
タイムマネジメント研修の肝は「本当のコツは隣の人が知っている」ということです。
まずクラス全体で、時間管理において困っていることや難しいと感じていることを洗い出します。次に、実際に取り組んでいる工夫やうまくいっていることを洗い出します。そうすると、自分の困っていることに対して自分とは違う方法で取り組んでいる人の意見に出会うことができます。
多くの書籍を読み、セミナーに参加するよりも、同じ会社や同じ職種、同じ仕事をしている人同士の工夫をひとつ共有することの方がはるかに有効です。
可能です。
研修実施にあたっては、研修カリキュラムの中でどの部分を重点的に扱うかといった時間配分についてのカスタマイズができます。また、業務改善・目標管理やメンタルヘルス、コミュニケーション等の研修テーマと組み合わせることも、多種多様に変更可能です。組織の現状を元に、貴社の課題に沿ったテキストを作成いたします。

カスタマイズ例①:タイムマネジメント+業務改善・目標管理
中堅社員研修 ~中堅としての仕事の進め方を習得する編

カスタマイズ例②:タイムマネジメント+メンタルヘルスの基本
働き方改善研修 ~ストレス軽減と業務効率の向上編

カスタマイズ例③:タイムマネジメント+コミュニケーション
タイムマネジメント研修 ~コミュニケーションスキル編

カスタマイズ例④:タイムマネジメント+営業力
営業力強化研修~論理的思考で営業活動を考える
可能です。
職場に合わせたケースであればあるほど、受講者に自分事として捉えていただきやすくなり、活用の度合も向上します。
ただ、タイムマネジメント研修に関してはケーススタディを考えるよりも、自分に矢印を向けて振り返りを行うことの方が有効です。正直に言って、他の研修よりもケーススタディを作りこむことによる効果はさほど高くありません。

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