コンプライアンスは３つの視点で強化できる～マニュアルより「業務フローの違和感」を見抜く仕組みづくり

コンプライアンスという言葉は、法令遵守を中心とした堅いイメージを持たれがちです。

しかし、現場で起きる多くの問題は、法律そのものではなく、日々の業務フローの不備や段取りの悪さに起因します。マニュアルを整備しても、現場で使われなければ形骸化し、問題は繰り返されます。

本コラムでは、組織がコンプライアンスを強化するために押さえるべき３つの視点を整理し、マニュアルを作るだけで終わらせない実践的な取り組み方を紹介します。

コンプライアンスの誤解を解く「問題の多くは業務フローの不備」

コンプライアンス違反と聞くと、重大な法令違反を想像しがちですが、実際には日常業務の小さな不備が原因となるケースが多くあります。まずは、誤解されやすいポイントを整理します。

法令遵守だけではコンプライアンスは成立しない

役員や管理職は法令遵守が求められる立場ですが、現場で起きる問題の多くは、法律ではなく業務の進め方に起因します。書類の確認漏れや手続きの遅延など、基本的な事務処理の精度が低いと、結果的にコンプライアンス違反につながります。

問題の多くは「段取りの悪さ」から生まれる

業務フローが複雑であったり、担当者ごとにやり方が異なっていたりすると、手続きが形骸化しやすくなります。コンプライアンスの問題として扱われる前に、業務の流れそのものを見直すことが重要です。

視点①：マニュアルの有無と運用状況を確認する

コンプライアンス研修を行う前に、まず確認すべきは「マニュアルが存在するか」「現場で実際に使われているか」です。ここが整っていないと、どれだけ研修を行っても効果が定着しません。

マニュアルが存在しているかを確認する

マニュアルがない場合、担当者ごとに判断が異なり、業務のばらつきが生まれます。まずは、必要な手順が文書化されているかを確認します。

マニュアルが現場で運用されているかを点検する

マニュアルがあっても、現場で使われていなければ意味がありません。最新の業務に合っているか、担当者が参照しているかを確認し、運用状況を把握します。

視点②：文書手続きフローの違和感を洗い出す

マニュアルの有無だけでは、コンプライアンスの実態は見えてきません。外部に提出する文書の流れを点検することで、形骸化している手続きや、担当者が迷いやすいポイントが明確になります。

外部文書の流れを点検し、手続きの滞りを把握する

文書がどの部署を通り、誰が確認し、どのタイミングで提出されるのかを整理します。流れが複雑なほど、ミスや遅延が発生しやすくなります。

形骸化している手続きを見つける

「昔からこの手順だから」という理由で続いている手続きは、実態と合わなくなっていることがあります。担当者が負担に感じている部分や、無駄な工程がないかを洗い出します。

視点③：違和感の原因を深掘りし、形骸化を防ぐ

違和感を見つけた後は、その原因を深掘りすることが重要です。原因を把握しないまま手順だけを変えても、同じ問題が繰り返されます。

なぜ形骸化したのかを把握する

手順が守られなくなった背景には、業務量の増加や担当者の負担、手順の複雑さなど、必ず理由があります。現場の声を聞きながら、原因を丁寧に整理します。

改善策につながる原因分析を行う

原因が明確になると、改善策が具体化します。手順の簡素化や担当者の役割分担の見直しなど、実行可能な改善につなげることができます。

マニュアルは分厚くなくてよい「書類そのものがマニュアルになる」

コンプライアンスマニュアルは分厚いほど良いわけではありません。むしろ、現場で使われないマニュアルは形骸化し、問題の温床になります。

書類にチェック項目が入っていればマニュアルになる

業務で使用する書類に必要なチェック項目が含まれていれば、それ自体がマニュアルとして機能します。担当者は書類を確認しながら業務を進めるため、自然とコンプライアンスが担保されます。

動態観察で書類の整合性を確認する

書類のチェック項目が正しく埋まっているかを、業務の流れの中で観察することが重要です。動態観察を行うことで、書類のつじつまが合わない部分や、改善すべき点が見えてきます。

まとめ

コンプライアンスは、法令遵守だけでなく、日々の業務が正確に行われているかを確認する仕組みです。マニュアルの有無だけで判断するのではなく、文書手続きのフローや現場の違和感を見直すことで、組織全体のコンプライアンスが強化されます。３つの視点を取り入れ、現場が自ら考える仕組みをつくることで、形骸化しないコンプライアンス体制が実現します。